Xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định

Xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định là thủ tục kế toán-thuế quan trọng khi doanh nghiệp bán, chuyển nhượng hoặc thanh lý TSCĐ không còn sử dụng. Việc lập hóa đơn đúng quy định ảnh hưởng trực tiếp đến kê khai thuế GTGT, xác định thu nhập chịu thuế TNDN và bảo đảm chứng từ hợp lệ khi kiểm toán. Bài viết này hướng dẫn ngắn gọn, có trình tự các trường hợp phải xuất hóa đơn, cách lập hóa đơn thanh lý TSCĐ, hạch toán liên quan và lưu ý pháp lý cho SME theo Thông tư 133/2016, Thông tư 200/2014 và Nghị định 123/2020.

1. Khái niệm và cơ sở pháp lý về xuất hóa đơn khi thanh lý TSCĐ

1.1. Thanh lý TSCĐ — khi nào và vì sao?

Thanh lý tài sản cố định gồm bán, tiêu hủy, chuyển nhượng hoặc tặng tài sản không còn sử dụng. Nguyên nhân phổ biến: hư hỏng nặng, lỗi thời, hết khấu hao hoặc thay thế. Khi có giao dịch thu tiền với bên ngoài, doanh nghiệp thường phải lập hóa đơn để chứng minh doanh thu và căn cứ kê khai thuế.

1.2. Cơ sở pháp lý & yêu cầu kế toán

Căn cứ: Thông tư 133/2016, Thông tư 200/2014 hướng dẫn chế độ kế toán; Nghị định 123/2020 và hướng dẫn của Tổng cục Thuế về hóa đơn. Nguyên tắc: bán tài sản cố định cho bên ngoài là hoạt động bán hàng hóa – lập hóa đơn bán hàng; tiêu hủy nội bộ thì lập biên bản, không nhất thiết lập hóa đơn bán.

1.3. So sánh nhanh — khi lập hóa đơn

Tình huống	Cần xuất hóa đơn?
Bán/chuyển nhượng cho bên ngoài	Có — lập hóa đơn bán hàng/GTGT
Tiêu hủy, thu hồi nội bộ	Không bắt buộc hóa đơn — lập biên bản
Tặng tài sản cho đơn vị ngoài	Có — xuất hóa đơn theo quy định

  

Tìm hiểu thêm: Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào lập hóa đơn thay thế

2. Khi nào cần lập hóa đơn thanh lý tài sản cố định — hướng dẫn chi tiết

2.1. Xác định hình thức thanh lý và đối tượng phải xuất hóa đơn

Nếu thanh lý bằng hình thức bán, chuyển nhượng hoặc tặng cho bên ngoài thì phải xuất hóa đơn. Nếu thu hồi nội bộ, tiêu hủy thì chỉ cần biên bản, quyết định và hồ sơ thanh lý để ghi giảm TSCĐ. Cần tra cứu xem TSCĐ có thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hay không trước khi lập hóa đơn.

2.2. Các thông tin bắt buộc trên hóa đơn thanh lý TSCĐ

Hóa đơn phải nêu rõ: tên, MST người bán; tên, MST người mua; mô tả tài sản (tên, nhãn hiệu, số seri nếu có); số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất GTGT nếu áp dụng; ghi chú “Thanh lý TSCĐ” hoặc mô tả tương ứng. Hóa đơn điện tử áp dụng theo mẫu HĐĐT hiện hành.

2.3. Thủ tục thanh lý liên quan (không chỉ hóa đơn)

Quy trình chuẩn: kiểm kê → thành lập hội đồng thanh lý → biên bản thanh lý → quyết định thanh lý → lập hóa đơn (nếu bán) → ghi giảm TSCĐ, lập bút toán liên quan. Lưu bộ hồ sơ đầy đủ để phục vụ kiểm toán và thanh tra thuế.

3. Hạch toán kế toán, tình huống thực tiễn và lưu ý cho SME

3.1. Hạch toán kế toán khi xuất hóa đơn thanh lý

Khi bán tài sản: ghi Nợ TK 111/112/131; Có TK 711 (thu nhập khác) và Có TK 3331 (thuế GTGT nếu có). Đồng thời, ghi giảm TSCĐ: Nợ TK 811 (chi phí khác)/Nợ TK 214; Có TK 211. Nếu có chênh lệch thuế, xử lý theo quy định Thông tư 200/2014.

3.2. Case study SME & checklist kiểm soát

Ví dụ: Công ty A bán máy tính đã hết khấu hao cho Công ty B; lập hóa đơn GTGT 10% nếu máy tính chịu thuế; ghi giảm TSCĐ và hạch toán thu nhập khác. Checklist: kiểm tra biên bản, quyết định thanh lý, hóa đơn, biên lai thu tiền, cập nhật sổ TSCĐ và tờ khai GTGT/TNDN nếu cần.

3.3. Những lỗi phổ biến & cách khắc phục

Lỗi thường gặp: không xuất hóa đơn khi bán, thiếu mô tả tài sản, lập sai thuế suất, không lưu hồ sơ thanh lý. Khắc phục: hoàn thiện biên bản, lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế nếu cần, bổ sung chứng từ và nộp tờ khai bổ sung theo quy định.

4. FAQ – Các câu hỏi thường gặp

Q1: Doanh nghiệp thanh lý TSCĐ cho đơn vị nội bộ có phải xuất hóa đơn?
A: Nếu giao dịch là nội bộ và không có bán cho bên ngoài thì không cần xuất hóa đơn; cần biên bản giao nhận, quyết định và chứng từ nội bộ để ghi giảm TSCĐ.

Q2: TSCĐ chưa khấu hao hết bán thanh lý thì thuế suất GTGT là bao nhiêu?
A: Áp dụng thuế suất theo loại hàng hóa; nhiều trường hợp tài sản chịu thuế GTGT 10%, nhưng cần căn cứ danh mục và công văn hướng dẫn của cơ quan thuế.

Q3: Hóa đơn thanh lý lập vào kỳ nào và kê khai thế nào?
A: Lập khi phát sinh bán/thu hồi tài sản; kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn. Nếu cần, nộp tờ khai bổ sung để điều chỉnh số liệu BCTC hoặc tờ khai GTGT/TNDN.

Q4: Không xuất hóa đơn khi bán TSCĐ sẽ bị xử lý ra sao?
A: Có thể bị xử phạt hành chính, bị truy thu thuế, mất quyền tính chi phí hợp lệ và ảnh hưởng đến kiểm toán báo cáo tài chính.

Tóm lại, xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định tùy thuộc vào hình thức thanh lý: bán hoặc chuyển nhượng ra bên ngoài bắt buộc lập hóa đơn; tiêu hủy hoặc giao nội bộ cần biên bản và hồ sơ thanh lý. Kế toán SME cần tuân thủ quy trình kiểm kê, hội đồng thanh lý, lập biên bản và hóa đơn (nếu có), hạch toán đúng theo Thông tư 133/200/2016 và Thông tư 200/2014, đồng thời lưu trữ hồ sơ để bảo đảm tuân thủ khi kiểm tra thuế.

Hãy rà soát quy trình nội bộ về thanh lý TSCĐ và cập nhật biểu mẫu, mẫu hóa đơn điện tử để tránh rủi ro thuế và bảo đảm chứng từ hợp lệ.

Bài viết cùng chủ đề