Chứng từ sử dụng kế toán tiền đang chuyển: Hướng dẫn chi tiết

Chứng từ sử dụng kế toán tiền đang chuyển (TK 113) là cơ sở quan trọng để ghi nhận chính xác các khoản tiền đã phát sinh nhưng chưa hoàn tất giao dịch. Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là khối SME, việc sử dụng đúng các chứng từ này giúp đảm bảo minh bạch tài chính và tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Chứng từ kế toán liên quan đến tiền đang chuyển (TK 113)

Tổng quan các loại chứng từ căn cứ hạch toán

Các nghiệp vụ tiền đang chuyển (TK 113) phát sinh khi tiền đã xuất khỏi quỹ hoặc tài khoản nhưng chưa đến đích, ví dụ nộp tiền mặt vào ngân hàng, chuyển tiền qua bưu điện hoặc chuyển khoản liên ngân hàng. Để hạch toán các nghiệp vụ này, doanh nghiệp cần dựa vào các chứng từ gốc hợp lệ. Các loại chứng từ phổ biến bao gồm Phiếu chi (khi rút tiền mặt nộp ngân hàng), Giấy nộp tiền vào ngân hàng (do ngân hàng cấp), Biên lai thu tiền (từ bưu điện hoặc bên nhận tiền thay), và Phiếu chuyển tiền (do ngân hàng hoặc bưu điện cấp).

Đặc điểm, vai trò và tính pháp lý của các chứng từ này

Mỗi chứng từ đều phải có đầy đủ thông tin theo quy định như ngày tháng, số tiền, nội dung giao dịch, tên người nộp/nhận và chữ ký xác nhận. Chúng đóng vai trò là bằng chứng pháp lý chứng minh sự dịch chuyển của tiền tệ và là cơ sở để ghi sổ kế toán. Tính pháp lý của chứng từ đảm bảo sự minh bạch, trung thực của các giao dịch, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và phục vụ công tác kiểm toán, đối chiếu số liệu. Chứng từ hợp lệ là căn cứ duy nhất để ghi nhận vào TK 113.

Quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán liên quan

Việc lập và sử dụng chứng từ kế toán tiền đang chuyển phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật Việt Nam. Cụ thể, Thông tư 200/2014/TT-BTC (cho doanh nghiệp lớn) và Thông tư 133/2016/TT-BTC (cho doanh nghiệp vừa và nhỏ) của Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết về chế độ chứng từ, sổ sách và tài khoản kế toán, bao gồm cả TK 113. Ngoài ra, Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) cũng đưa ra các nguyên tắc chung về ghi nhận và trình bày các khoản mục tiền tệ, đảm bảo tính nhất quán và đáng tin cậy của báo cáo tài chính.

Hướng dẫn sử dụng chứng từ trong hạch toán tiền đang chuyển

Nguyên tắc và trình tự sử dụng chứng từ

Nguyên tắc cơ bản là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có chứng từ gốc hợp lệ làm căn cứ. Đối với tiền đang chuyển, kế toán cần thu thập chứng từ ngay khi nghiệp vụ phát sinh. Trình tự sử dụng bao gồm: tiếp nhận chứng từ (Phiếu chi, Giấy nộp tiền), kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của thông tin, sau đó ghi nhận vào sổ kế toán (ghi Nợ TK 113 và ghi Có các TK tiền tương ứng như TK 111, 112). Khi tiền đã đến đích và có sao kê ngân hàng, kế toán sẽ ghi giảm TK 113.

Ví dụ thực tế các nghiệp vụ chứng từ thường gặp

Khi doanh nghiệp nộp tiền mặt vào ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo Có, kế toán sẽ căn cứ Phiếu chi quỹ và Giấy nộp tiền (liên doanh nghiệp) để hạch toán: Nợ TK 113 / Có TK 111. Trường hợp chuyển tiền qua bưu điện, chứng từ là Phiếu chuyển tiền bưu điện do bưu điện cấp. Đối với việc thu tiền bán hàng qua chuyển khoản nhưng chưa có sao kê ngân hàng, căn cứ là hóa đơn bán hàng và thông báo chuyển khoản của khách hàng, ghi Nợ TK 113 / Có TK 131, 511.

Lưu ý kiểm soát và lưu trữ chứng từ tiền chuyển

Để kiểm soát hiệu quả, kế toán cần thường xuyên đối chiếu chứng từ tiền đang chuyển với sao kê ngân hàng hoặc xác nhận từ bưu điện để đảm bảo tiền đã đến đích và hạch toán đúng thời điểm. Mọi chứng từ phải được lưu trữ khoa học, có hệ thống theo quy định của Luật Kế toán, sẵn sàng cho công tác kiểm tra, kiểm toán. Việc lưu trữ không đầy đủ hoặc sai quy cách có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý và sai lệch số liệu tài chính.

Những lỗi phổ biến về chứng từ kế toán tiền đang chuyển và cách xử lý

Thiếu chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ

Một trong những lỗi thường gặp là thiếu chứng từ gốc hoặc chứng từ không đầy đủ thông tin, chữ ký, con dấu. Điều này khiến nghiệp vụ không có căn cứ pháp lý, có thể bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí doanh nghiệp hợp lý hoặc gây khó khăn trong công tác kiểm toán. Cách khắc phục là chủ động yêu cầu đơn vị liên quan cung cấp chứng từ đầy đủ, hợp lệ hoặc xin xác nhận từ ngân hàng, bưu điện. Trong trường hợp bất khả kháng, cần có biên bản giải trình và phương án xử lý theo quy định nội bộ và pháp luật.

Sai sót trong ghi nhận tài khoản do chứng từ không chính xác

Sai sót có thể đến từ việc ghi nhầm số tiền, ngày tháng giao dịch, hoặc nhầm lẫn giữa bên chuyển/nhận tiền trên chứng từ. Những sai sót này dẫn đến việc ghi nhận sai tài khoản, gây chênh lệch số dư TK 113 so với thực tế và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Khi phát hiện sai sót, kế toán cần lập biên bản điều chỉnh hoặc sử dụng bút toán điều chỉnh để sửa chữa, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc kế toán dồn tích và công khai sai sót đã chỉnh sửa.

Khuyến nghị thực tiễn từ chuyên gia kế toán

Để nâng cao hiệu quả quản lý chứng từ tiền đang chuyển, các chuyên gia khuyến nghị doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Điều này bao gồm việc kiểm tra chéo chứng từ, đối chiếu thường xuyên với sao kê ngân hàng và sổ phụ. Đồng thời, cần đào tạo nghiệp vụ cho kế toán viên về các quy định mới nhất của Thông tư 200/133 và cách sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa, giảm thiểu sai sót thủ công, đảm bảo tính chính xác và kịp thời.

FAQ về Chứng từ sử dụng kế toán tiền đang chuyển

Chứng từ nào được sử dụng làm căn cứ hạch toán tiền đang chuyển?

Phiếu chi, Giấy nộp tiền vào ngân hàng (liên doanh nghiệp), Biên lai thu tiền (từ bưu điện), và Phiếu chuyển tiền là những chứng từ phổ biến dùng làm căn cứ hạch toán tiền đang chuyển.

Khi nào cần chứng từ cho tiền đang chuyển?

Chứng từ cho tiền đang chuyển cần thiết khi doanh nghiệp đã thực hiện giao dịch chuyển tiền (nộp tiền mặt vào ngân hàng, chuyển tiền qua bưu điện, ngân hàng) nhưng chưa nhận được xác nhận từ bên thụ hưởng hoặc sao kê ngân hàng cho thấy tiền đã đến.

Có thể sử dụng chứng từ điện tử cho nghiệp vụ tiền đang chuyển không?

Có, chứng từ điện tử có thể được sử dụng nếu đáp ứng đủ các điều kiện về tính pháp lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn khác. Chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, không thể sửa đổi và có giá trị như chứng từ giấy.

Làm sao kiểm soát chứng từ tiền đang chuyển hiệu quả?

Để kiểm soát hiệu quả, cần thường xuyên đối chiếu chứng từ gốc với các báo cáo ngân hàng, lưu trữ đầy đủ và khoa học, đồng thời tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc kế toán và quy định pháp lý hiện hành của Bộ Tài chính.

Quản lý chứng từ kế toán tiền đang chuyển không chỉ là yêu cầu về mặt nghiệp vụ, mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch tài chính và tuân thủ pháp luật. Tài khoản 113 phản ánh các khoản tiền đã phát sinh nhưng chưa hoàn tất giao dịch, vì vậy việc ghi nhận đúng và đủ chứng từ là nền tảng để tránh sai lệch số liệu.

Kế toán viên cần nắm rõ các loại chứng từ liên quan như ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ/Có ngân hàng, phiếu thu – chi, bảng kê nộp tiền hoặc sao kê ngân hàng. Đồng thời, việc hiểu và áp dụng đúng quy định tại Thông tư 200 hoặc 133 là điều bắt buộc để đảm bảo hạch toán chính xác, hợp lệ.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát quy trình quản lý chứng từ, kiểm tra các khoản tiền đang chuyển và đối chiếu với ngân hàng định kỳ. Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ rõ ràng giúp phát hiện sai sót sớm và giảm thiểu rủi ro.

Cuối cùng, kế toán viên cần chủ động cập nhật kiến thức, văn bản pháp luật mới và sử dụng phần mềm kế toán hiệu quả. Điều này không chỉ giúp số liệu kế toán luôn chính xác, đáng tin cậy mà còn hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững trong dài hạn.

Bài viết cùng chủ đề