Tài khoản 136 theo thông tư 200: Quy định và Cách hạch toán

Tài khoản 136 theo Thông tư 200 là công cụ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý các khoản phải thu nội bộ giữa công ty mẹ và các đơn vị trực thuộc. Khi doanh nghiệp mở rộng với nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc ban quản lý dự án không có tư cách pháp nhân, việc hạch toán và theo dõi tài khoản 136 càng trở nên cần thiết.

Thông tư 200/2014/TT-BTC đã quy định rõ về bản chất, kết cấu và phương pháp hạch toán tài khoản này, nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.

Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết từ khái niệm, cách định khoản đến các lưu ý thực tế, giúp kế toán viên và chủ doanh nghiệp dễ dàng áp dụng đúng và hiệu quả.

1. Khái niệm tài khoản 136 theo Thông tư 200 và vai trò trong doanh nghiệp

Định nghĩa tài khoản 136 – Phải thu nội bộ theo Thông tư 200

Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được sử dụng để phản ánh các khoản phải thu giữa:

• Đơn vị cấp trên với các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân, hoặc

• Giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một doanh nghiệp.

Các khoản phải thu này có thể bao gồm: vốn kinh doanh đã giao, khoản chi hộ, thu hộ, hoặc các khoản nội bộ phát sinh trong quá trình hoạt động.

Điểm quan trọng là cần phân biệt tài khoản 136 với tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng, vì tài khoản 136 chỉ áp dụng cho quan hệ nội bộ trong cùng một doanh nghiệp, không áp dụng cho các đơn vị có tư cách pháp nhân độc lập.

Vai trò của tài khoản 136 trong theo dõi vốn và công nợ nội bộ

Tài khoản 136 giữ vai trò quan trọng trong việc theo dõi luân chuyển vốn và các khoản công nợ nội bộ giữa công ty mẹ và các đơn vị trực thuộc. Thông qua tài khoản này, doanh nghiệp có thể quản lý chính xác các khoản cấp phát vốn, chi hộ, thu hộ và các giao dịch nội bộ khác.

Việc hạch toán đúng tài khoản 136 không chỉ giúp tăng cường kiểm soát nội bộ mà còn hỗ trợ lập báo cáo tài chính hợp nhất chính xác, phản ánh đúng tình hình tài chính toàn doanh nghiệp. Nhờ đó, lãnh đạo có thể quản lý dòng tiền hiệu quả hơn và đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp.

2. Kết cấu và phân loại tài khoản 136 cấp 2 theo quy định

Các tài khoản cấp 2 của tài khoản 136 và nội dung phản ánh

Để quản lý chi tiết các loại phải thu nội bộ, Thông tư 200 quy định tài khoản 136 có các tài khoản cấp 2 như sau:

+ Tài khoản 1361 – Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc: Phản ánh số vốn, kinh phí đã giao cho các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân.

+ Tài khoản 1362 – Phải thu nội bộ về chênh lệch tỷ giá: Ghi nhận các khoản phải thu liên quan đến chênh lệch tỷ giá phát sinh trong nội bộ tập đoàn.

+ Tài khoản 1363 – Phải thu nội bộ về chi phí đi vay được vốn hóa: Phản ánh các khoản chi phí đi vay được vốn hóa vào tài sản dở dang hoặc tài sản cố định trong nội bộ.

+ Tài khoản 1368 – Phải thu nội bộ khác: Ghi nhận các khoản phải thu nội bộ không thuộc các loại trên, ví dụ như chi hộ, thu hộ, hoặc các giao dịch vãng lai khác.

Mục đích và cách theo dõi chi tiết theo từng khoản và đơn vị cấp dưới

Mục đích của việc phân loại tài khoản 136 cấp 2 là nhằm cung cấp cái nhìn chi tiết về từng loại giao dịch phát sinh. Kế toán cần mở sổ chi tiết cho từng tài khoản cấp 2 và theo dõi cụ thể theo từng đơn vị trực thuộc hoặc đối tượng phải thu. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, đối chiếu và quản lý công nợ nội bộ một cách chặt chẽ, đảm bảo số liệu chính xác cho công tác kiểm toán và lập báo cáo hợp nhất, tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam.

3. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 136 theo Thông tư 200

Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận Nợ, Có tài khoản 136

Tài khoản 136 là tài khoản loại tài sản, do đó:

+ Bên Nợ: Ghi tăng các khoản phải thu nội bộ (ví dụ: cấp vốn, chi hộ, bán hàng nội bộ chưa thu tiền).

+ Bên Có: Ghi giảm các khoản phải thu nội bộ (ví dụ: thu hồi vốn, thanh toán bù trừ, nhận hàng hóa dịch vụ từ đơn vị trực thuộc).

Số dư Nợ cuối kỳ phản ánh tổng số các khoản phải thu nội bộ còn lại. Các nghiệp vụ thường gặp bao gồm giao vốn bằng tiền, tài sản cố định, chi phí doanh nghiệp phát sinh tại đơn vị trực thuộc được đơn vị cấp trên thanh toán.

Ví dụ minh họa các bút toán kế toán phổ biến với tài khoản 136

Khi đơn vị cấp trên cấp 500 triệu đồng tiền mặt cho một chi nhánh hạch toán phụ thuộc làm vốn kinh doanh:

– Nợ TK 1361 (Chi nhánh X): 500.000.000 VND

– Có TK 111/112: 500.000.000 VND

Khi đơn vị cấp trên chi hộ một khoản chi phí quảng cáo 20 triệu đồng cho chi nhánh:

– Nợ TK 1368 (Chi nhánh X): 20.000.000 VND

– Có TK 111/112: 20.000.000 VND

Đối chiếu công nợ nội bộ và xử lý chênh lệch

Định kỳ, doanh nghiệp phải thực hiện đối chiếu công nợ giữa tài khoản 136 (phải thu nội bộ) và tài khoản 336 (phải trả nội bộ). Số dư của TK 136 tại đơn vị cấp trên phải khớp với số dư của TK 336 tại đơn vị trực thuộc và ngược lại. Mọi chênh lệch cần được điều tra nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán. Việc chậm trễ trong đối chiếu là một lỗi phổ biến, dẫn đến sai sót trên báo cáo tài chính và khó khăn trong kiểm toán.

Lưu ý khi áp dụng tài khoản 136 trong doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, Ban quản lý dự án

Các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh cần thiết lập quy trình quản lý và đối chiếu công nợ nội bộ rõ ràng. Một lỗi thường gặp là thiếu quy chế nội bộ về việc hạch toán và luân chuyển chứng từ giữa các đơn vị, gây khó khăn trong việc tập hợp số liệu và đối chiếu. Để khắc phục, doanh nghiệp nên ban hành quy chế tài chính nội bộ, quy định rõ thẩm quyền và trách nhiệm của từng bộ phận, đồng thời sử dụng phần mềm kế toán có khả năng quản lý công nợ liên chi nhánh để tự động hóa quy trình.

4. FAQ về tài khoản 136 theo Thông tư 200

Q1: Tài khoản 136 dùng để ghi nhận những khoản nào?

– Tài khoản 136 dùng để ghi nhận các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân, hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. Cụ thể gồm vốn kinh doanh đã giao, chênh lệch tỷ giá, chi phí đi vay được vốn hóa, và các khoản phải thu nội bộ khác như chi hộ, thu hộ.

Q2: Phân biệt tài khoản 136 với tài khoản 131 và 138 như thế nào?

Tiêu chí	Tài khoản 136 (Phải thu nội bộ)	Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng)	Tài khoản 138 (Phải thu khác)
Đối tượng	Các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân	Khách hàng bên ngoài	Các khoản phải thu không thuộc TK 131, 136 (ví dụ: bồi thường, tạm ứng thừa)
Bản chất	Công nợ nội bộ, luân chuyển vốn	Quan hệ mua bán hàng hóa, dịch vụ	Các khoản phát sinh vãng lai, không thường xuyên

Q3: Khi nào doanh nghiệp mở các tài khoản cấp 2 của tài khoản 136?

– Doanh nghiệp nên mở các tài khoản cấp 2 khi có các giao dịch cụ thể tương ứng với từng loại: cấp vốn kinh doanh cho đơn vị trực thuộc (1361), phát sinh chênh lệch tỷ giá nội bộ (1362), chi phí đi vay được vốn hóa nội bộ (1363) hoặc các khoản phải thu khác thường xuyên giữa các đơn vị nội bộ (1368). Việc này giúp theo dõi và quản lý công nợ một cách minh bạch và chi tiết.

Q4: Cách xử lý công nợ nội bộ không đối chiếu được trong tài khoản 136?

– Khi phát hiện chênh lệch không đối chiếu được, kế toán cần rà soát lại toàn bộ chứng từ, sổ sách của cả hai bên liên quan. Tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch (ghi trùng, ghi thiếu, sai số tiền, sai tài khoản…). Nếu sau khi rà soát vẫn không tìm ra, doanh nghiệp cần lập biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của các bên và có thể cần xem xét điều chỉnh nếu có đủ căn cứ, hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi nếu khoản phải thu thực sự không có khả năng thu hồi.

Việc hiểu và áp dụng đúng tài khoản 136 theo Thông tư 200 là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp, đặc biệt là SMEs, quản lý tốt các khoản phải thu nội bộ. Từ khái niệm, kết cấu đến phương pháp hạch toán và đối chiếu công nợ, mỗi bước đều cần thực hiện chính xác và tuân thủ đúng quy định kế toán.

Kế toán viên nên thường xuyên rà soát, đối chiếu số liệu và xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ rõ ràng để tránh sai sót, đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch, hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp.

Đồng thời, cần cập nhật kịp thời các thông tư, chuẩn mực kế toán để duy trì tính chính xác, chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật trong công việc.

Bài viết cùng chủ đề