Phải thu nội bộ là tài sản hay nguồn vốn? Cách phân loại và hạch toán TK 136

Phải thu nội bộ là tài sản hay nguồn vốn? Câu trả lời ngắn gọn: phải thu nội bộ là tài sản của doanh nghiệp, vì đây là quyền được thu tiền, thu tài sản hoặc nhận lại lợi ích kinh tế từ đơn vị nội bộ trong tương lai. Tuy nhiên, để hạch toán đúng, kế toán cần xác định khoản này phát sinh với đơn vị hạch toán phụ thuộc hay với một pháp nhân độc lập, thời hạn thu hồi là ngắn hạn hay dài hạn và hồ sơ đối chiếu công nợ đã đầy đủ hay chưa.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp có chi nhánh, xưởng, cửa hàng, ban quản lý dự án hoặc đơn vị trực thuộc thường phát sinh các khoản chi hộ, thu hộ, cấp vốn, giao khoán nội bộ. Nếu kế toán chỉ nhìn tên gọi “nội bộ” mà đưa tất cả vào TK 136 thì rất dễ sai bản chất, đặc biệt khi giao dịch phát sinh với công ty con, công ty liên kết hoặc đơn vị có tư cách pháp nhân độc lập.

1. Phải thu nội bộ là tài sản hay nguồn vốn?

Phải thu nội bộ là tài sản, không phải nguồn vốn. Lý do là khoản phải thu thể hiện quyền của doanh nghiệp được thu hồi tiền, vật tư, tài sản hoặc khoản giá trị kinh tế từ đơn vị nội bộ. Trên bảng cân đối kế toán, tài sản phản ánh doanh nghiệp đang kiểm soát những nguồn lực nào; còn nguồn vốn phản ánh tài sản đó hình thành từ nợ phải trả hay vốn chủ sở hữu.

Nói đơn giản, nếu doanh nghiệp có quyền thu lại một khoản từ chi nhánh hoặc đơn vị trực thuộc thì đó là tài sản. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán cho đơn vị nội bộ thì đó là khoản phải trả nội bộ và thuộc nhóm nguồn vốn/nợ phải trả.

Tìm hiểu thêm: Phải thu khác là tài sản hay nguồn vốn?

Tiêu chí	Trường hợp A	Trường hợp B
Bản chất kế toán	Doanh nghiệp có quyền thu từ đơn vị nội bộ: ghi nhận là tài sản	Doanh nghiệp có nghĩa vụ trả cho đơn vị nội bộ: ghi nhận là nguồn vốn/nợ phải trả
Tài khoản thường gặp	TK 136 – Phải thu nội bộ	TK 336 – Phải trả nội bộ
Ví dụ thực tế	Công ty chi hộ tiền thuê kho cho chi nhánh và sẽ thu lại	Chi nhánh nộp tiền về công ty nhưng công ty chưa quyết toán nghĩa vụ nội bộ

2. Khi nào dùng TK 136 để theo dõi phải thu nội bộ?

TK 136 thường dùng để phản ánh các khoản phải thu phát sinh giữa doanh nghiệp với đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc hoặc giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng hệ thống kế toán. Điều kiện quan trọng là các đơn vị này không phải là pháp nhân độc lập theo nghĩa giao dịch mua bán, đầu tư thông thường.

Các khoản thường ghi nhận vào TK 136

+ Vốn, quỹ hoặc kinh phí doanh nghiệp đã giao cho đơn vị trực thuộc.

+ Khoản đơn vị trực thuộc phải nộp về công ty theo quy chế nội bộ.

+ Khoản doanh nghiệp chi hộ, trả hộ cho chi nhánh, cửa hàng, xưởng sản xuất hoặc ban quản lý dự án.

+ Khoản nhờ đơn vị trực thuộc thu hộ hoặc thanh toán hộ.

+ Giá trị giao khoán nội bộ, vật tư, hàng hóa, dịch vụ luân chuyển nội bộ theo phân cấp kế toán của doanh nghiệp.

Khi nào không nên dùng TK 136?

Không nên dùng TK 136 chỉ vì hai bên “cùng chủ sở hữu” hoặc “cùng tập đoàn”. Nếu bên giao dịch là công ty con, công ty liên kết, công ty thành viên có tư cách pháp nhân độc lập thì cần xem bản chất nghiệp vụ: đầu tư vốn, phải thu khách hàng, phải thu khác, cho vay, góp vốn hay giao dịch thương mại. Đây là điểm nhiều kế toán dễ nhầm khi lập báo cáo tài chính.

3. Phân loại phải thu nội bộ là tài sản ngắn hạn hay dài hạn

Sau khi xác định phải thu nội bộ là tài sản, kế toán cần phân loại tiếp là tài sản ngắn hạn hay tài sản dài hạn. Căn cứ thực tế là thời hạn dự kiến thu hồi khoản phải thu, không chỉ căn cứ vào tên tài khoản.

+ Nếu khoản phải thu nội bộ dự kiến thu hồi trong vòng 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường thì trình bày vào nhóm tài sản ngắn hạn.

+ Nếu khoản phải thu nội bộ dự kiến thu hồi trên 12 tháng hoặc ngoài chu kỳ kinh doanh thông thường thì trình bày vào nhóm tài sản dài hạn.

Ví dụ: Công ty A chi hộ chi nhánh B 80 triệu đồng tiền sửa chữa văn phòng và dự kiến thu lại trong tháng sau. Khoản này là phải thu nội bộ ngắn hạn. Ngược lại, nếu công ty giao vốn dài hạn cho đơn vị trực thuộc để triển khai dự án kéo dài 24 tháng và chưa quyết toán trong vòng 12 tháng, kế toán cần xem xét trình bày dài hạn theo hồ sơ quản trị và thời hạn thu hồi.

4. Ví dụ hạch toán phải thu nội bộ thường gặp

Ví dụ 1: Công ty chi hộ tiền thuê kho cho chi nhánh

Công ty mẹ thanh toán thay chi nhánh phụ thuộc 30.000.000 đồng tiền thuê kho. Theo quy chế nội bộ, chi nhánh phải hoàn lại khoản này khi quyết toán cuối tháng.

+ Khi công ty chi hộ: Nợ TK 1368: 30.000.000 đồng; Có TK 112: 30.000.000 đồng.

+ Khi chi nhánh hoàn trả: Nợ TK 112: 30.000.000 đồng; Có TK 1368: 30.000.000 đồng.

Ví dụ 2: Giao vốn cho đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc

Doanh nghiệp giao 500.000.000 đồng vốn hoạt động cho chi nhánh phụ thuộc để vận hành cửa hàng mới.

+ Khi giao vốn: Nợ TK 1361: 500.000.000 đồng; Có TK 112: 500.000.000 đồng.

+ Khi chi nhánh hoàn lại vốn hoặc quyết toán giảm khoản phải thu: Nợ TK 112 hoặc tài khoản phù hợp; Có TK 1361.

Ví dụ 3: Bù trừ phải thu nội bộ và phải trả nội bộ

Cùng một chi nhánh vừa có khoản phải thu nội bộ 120.000.000 đồng, vừa có khoản phải trả nội bộ 40.000.000 đồng. Sau khi đối chiếu và có biên bản xác nhận, doanh nghiệp có thể bù trừ theo từng đối tượng và từng nội dung thanh toán.

+ Bút toán bù trừ: Nợ TK 336: 40.000.000 đồng; Có TK 136: 40.000.000 đồng.

Lưu ý: Không bù trừ tự động nếu chưa có đối chiếu, chưa cùng đối tượng hoặc chưa rõ nội dung công nợ.

5. Checklist chứng từ khi theo dõi phải thu nội bộ

Để khoản phải thu nội bộ được ghi nhận chặt chẽ, kế toán không nên chỉ căn cứ vào lệnh chuyển tiền. Hồ sơ cần thể hiện rõ lý do phát sinh, đối tượng chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn trả và căn cứ đối chiếu.

+ Quy chế tài chính hoặc quy chế quản lý công nợ nội bộ.

+ Quyết định giao vốn, cấp kinh phí, giao khoán hoặc ủy quyền chi hộ, thu hộ.

+ Phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có hoặc chứng từ ngân hàng.

+ Bảng kê chi tiết từng khoản phát sinh theo đơn vị nội bộ.

+ Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ nội bộ cuối kỳ.

+ Biên bản xử lý chênh lệch nếu số liệu giữa TK 136 và TK 336 không khớp.

6. Lỗi thường gặp khi hạch toán phải thu nội bộ

+ Ghi nhận giao dịch với công ty con hoặc công ty liên kết vào TK 136 dù đơn vị đó là pháp nhân độc lập.

+ Không mở chi tiết TK 136 theo từng chi nhánh, từng khoản phải thu, từng nội dung thanh toán.

+ Treo công nợ nội bộ nhiều năm nhưng không có kế hoạch quyết toán hoặc xử lý chênh lệch.

+ Nhầm giữa phải thu nội bộ TK 136 và phải thu khách hàng TK 131.

+ Bù trừ TK 136 với TK 336 nhưng không có biên bản đối chiếu công nợ.

Các lỗi này không chỉ làm sai bản chất tài sản và nguồn vốn trên báo cáo tài chính, mà còn khiến ban giám đốc khó kiểm soát dòng tiền giữa trụ sở chính và các đơn vị trực thuộc.

7. Lưu ý cập nhật theo chế độ kế toán hiện hành

Từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp cần rà soát theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Với doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, kế toán vẫn cần đối chiếu theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang lựa chọn và áp dụng nhất quán.

Dù áp dụng chế độ nào, nguyên tắc thực tế vẫn là: phải thu nội bộ cần được hạch toán chi tiết theo từng đơn vị, từng nội dung phát sinh và phải đối chiếu định kỳ với khoản phải trả nội bộ tương ứng.

8. FAQ về phải thu nội bộ là tài sản hay nguồn vốn

Phải thu nội bộ có phải là tài sản không?

Có. Phải thu nội bộ là tài sản vì thể hiện quyền được thu hồi tiền, tài sản hoặc lợi ích kinh tế từ đơn vị nội bộ trong tương lai.

Phải thu nội bộ thuộc tài sản ngắn hạn hay dài hạn?

Tùy thời hạn thu hồi. Nếu thu hồi trong vòng 12 tháng hoặc trong chu kỳ kinh doanh thông thường thì là tài sản ngắn hạn. Nếu trên 12 tháng thì xem xét trình bày dài hạn.

Có được dùng TK 136 cho công ty con không?

Không nên tự động dùng TK 136 cho công ty con. Nếu công ty con là pháp nhân độc lập, cần xem bản chất nghiệp vụ để dùng tài khoản phù hợp như đầu tư vào công ty con, phải thu khách hàng, phải thu khác hoặc giao dịch tài chính khác.

TK 136 có được bù trừ với TK 336 không?

Có thể bù trừ nếu cùng đối tượng nội bộ, cùng nội dung có thể đối chiếu và có biên bản xác nhận công nợ. Không nên bù trừ chỉ để làm đẹp báo cáo tài chính.

Doanh nghiệp cần làm gì nếu TK 136 treo lâu năm?

Cần rà soát từng khoản, xác định lý do phát sinh, đối tượng chịu trách nhiệm, hồ sơ chứng minh và phương án xử lý. Nếu có chênh lệch giữa các đơn vị, cần lập biên bản đối chiếu và điều chỉnh kịp thời.

9. Kết luận

Phải thu nội bộ là tài sản, không phải nguồn vốn. Tuy nhiên, kế toán cần xác định đúng điều kiện sử dụng TK 136, phân biệt đơn vị hạch toán phụ thuộc với pháp nhân độc lập, phân loại ngắn hạn hoặc dài hạn theo thời hạn thu hồi và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đối chiếu công nợ nội bộ.

Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cửa hàng, xưởng sản xuất hoặc đơn vị trực thuộc, việc treo TK 136 không rõ đối tượng có thể làm sai báo cáo tài chính và gây khó khăn khi quyết toán, kiểm toán hoặc tái cấu trúc hệ thống kế toán.

Thông tin mang tính tham khảo, nên kiểm tra lại quy định pháp luật hiện hành.

Nếu doanh nghiệp cần rà soát công nợ nội bộ, chuẩn hóa TK 136, TK 336 hoặc hoàn thiện sổ sách kế toán trước kỳ quyết toán, Kế toán Anta có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, đối chiếu số liệu và đề xuất phương án xử lý phù hợp với thực tế doanh nghiệp.

Bài viết cùng chủ đề