Hướng dẫn: Tạm ứng lương hạch toán vào tài khoản nào?

Nghiệp vụ tạm ứng lương hạch toán vào tài khoản nào là câu hỏi thường gặp, đặc biệt với kế toán mới hoặc làm việc tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).

Việc hạch toán đúng không chỉ giúp tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam, mà còn quản lý dòng tiền và công nợ với người lao động một cách chính xác.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước về cách định khoản, quy trình và những lưu ý quan trọng khi thực hiện nghiệp vụ tạm ứng lương theo quy định hiện hành, giúp tránh sai sót và đảm bảo minh bạch cho báo cáo tài chính.

Tạm ứng lương hạch toán vào tài khoản nào? Quy định & nguyên tắc kế toán

Tạm ứng lương là khoản tiền doanh nghiệp chi trả trước một phần tiền lương hoặc toàn bộ tiền lương cho người lao động trước kỳ trả lương chính thức. Mục đích nhằm hỗ trợ nhân viên giải quyết các nhu cầu tài chính cấp bách hoặc theo thỏa thuận. Về nguyên tắc, đây là khoản phải trả cho người lao động, không phải khoản phải thu từ bên ngoài.

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC (áp dụng cho SME), nghiệp vụ tạm ứng lương phải hạch toán trực tiếp vào Tài khoản 334 – Phải trả người lao động. Điều này phân biệt rõ với các khoản tạm ứng khác như công tác phí hay mua hàng, vốn được ghi nhận vào Tài khoản 141 – Tạm ứng. Lý do là tạm ứng lương thuộc về nghĩa vụ trả lương nội bộ của doanh nghiệp.

Việc phân biệt rõ ràng giữa tạm ứng lương và các khoản tạm ứng khác có ý nghĩa quan trọng. Tạm ứng lương liên quan trực tiếp đến quan hệ lao động, còn các tạm ứng khác có tính chất thu hồi và thanh toán riêng. Kế toán cần nắm vững nguyên tắc này để đảm bảo hạch toán đúng chuẩn mực, giúp báo cáo tài chính phản ánh chính xác các khoản mục.

Tìm hiểu thêm: Tài khoản 141 có số dư bên có không?

Thực hành hạch toán tạm ứng lương – Định khoản & ví dụ chi tiết

Khi doanh nghiệp chi tiền tạm ứng lương cho người lao động, kế toán sẽ thực hiện định khoản như sau:

+ Ghi Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (chi tiết cho từng cá nhân).

+ Ghi Có Tài khoản 111 – Tiền mặt (nếu chi bằng tiền mặt) hoặc Tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng (nếu chi bằng chuyển khoản).

Ví dụ: Ngày 15/03, Công ty A tạm ứng lương 5.000.000 VNĐ cho nhân viên Nguyễn Văn B bằng tiền mặt theo Giấy đề nghị tạm ứng. Định khoản: Nợ TK 334 (Nguyễn Văn B) 5.000.000 VNĐ; Có TK 111 5.000.000 VNĐ.

Đến kỳ trả lương, số tiền tạm ứng này sẽ được trừ trực tiếp vào tổng lương phải trả của nhân viên, giảm khoản phải trả cho người lao động. Nếu nhân viên hoàn ứng tiền chưa sử dụng, kế toán ghi Nợ TK 111/112 và Có TK 334. Quy trình bao gồm lập Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi (tiền mặt) hoặc Ủy nhiệm chi (chuyển khoản), và Bảng thanh toán lương cuối kỳ.

Những lưu ý quan trọng và sai sót phổ biến cần tránh khi hạch toán tạm ứng lương

Một trong những sai sót phổ biến nhất là hạch toán tạm ứng lương vào Tài khoản 141 – Tạm ứng. Việc này sẽ dẫn đến sai lệch trên báo cáo tài chính, đặc biệt là mục “Các khoản phải thu” và “Các khoản phải trả”. Nếu hạch toán sai, kiểm toán có thể yêu cầu điều chỉnh, ảnh hưởng đến độ tin cậy của số liệu kế toán. Hậu quả là doanh nghiệp có thể bị phạt nếu không tuân thủ chuẩn mực kế toán.

Để tránh sai sót, kế toán cần đảm bảo luôn sử dụng Tài khoản 334 cho các nghiệp vụ tạm ứng lương. Đồng thời, cần có đầy đủ hồ sơ, chứng từ như Giấy đề nghị tạm ứng có chữ ký duyệt của cấp quản lý, Phiếu chi (hoặc Ủy nhiệm chi) và chữ ký của người nhận tiền. Việc đối chiếu định kỳ số dư của Tài khoản 334 với bảng lương chi tiết từng nhân viên là rất quan trọng để quản lý công nợ chính xác.

Ví dụ, một SME thường xuyên tạm ứng lương nhưng không theo dõi chi tiết trên TK 334, hoặc lại ghi vào TK 141. Điều này làm cho khoản mục “Phải trả người lao động” trên Bảng cân đối kế toán bị sai lệch, không phản ánh đúng nghĩa vụ thực tế của doanh nghiệp. Việc xử lý đúng cần phải ghi nhận lại từ TK 141 sang TK 334 cho các nghiệp vụ tạm ứng lương đã phát sinh.

FAQ – Giải đáp thắc mắc phổ biến về tạm ứng lương và tài khoản kế toán

Tạm ứng lương hạch toán vào tài khoản nào?
Tạm ứng lương được hạch toán Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (chi tiết theo cá nhân) và Có Tài khoản 111 (Tiền mặt) hoặc 112 (Tiền gửi Ngân hàng).

Có được dùng tài khoản 141 để ghi nhận tạm ứng lương không?
Không. Tài khoản 141 dành cho công tác phí, mua vật tư. Tạm ứng lương phải dùng Tài khoản 334 để đảm bảo đúng quy định và tránh sai lệch báo cáo tài chính.

Khi nào thu hồi hoặc trừ tạm ứng lương?
Thường được trừ trực tiếp vào lương phải trả của nhân viên trong kỳ lương kế tiếp. Nếu nhân viên hoàn trả tiền mặt hoặc chuyển khoản, kế toán sẽ ghi nhận giảm công nợ trên TK 334.

Hồ sơ chứng từ cần thiết cho nghiệp vụ tạm ứng lương?
Bao gồm Giấy đề nghị tạm ứng có chữ ký duyệt, Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi kèm chứng từ thanh toán ngân hàng, và Bảng thanh toán lương có cột ghi nhận số tiền đã tạm ứng.

Việc nắm vững nguyên tắc tạm ứng lương hạch toán vào tài khoản nào là nền tảng quan trọng cho mọi kế toán viên.

Qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng về quy định, cách định khoản và những lưu ý cần thiết để thực hiện nghiệp vụ tạm ứng lương đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Hạch toán chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, đảm bảo minh bạch và độ tin cậy của báo cáo.

Hãy luôn đối chiếu và kiểm tra kỹ lưỡng các nghiệp vụ phát sinh để tránh những sai sót không đáng có.

Bài viết cùng chủ đề