Cách ghi hóa đơn tạm ứng đợt 1 chi tiết mà kế toán chắc chắn phải biết

Cách ghi hóa đơn tạm ứng đợt 1 là lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm nhận tiền (nếu thuộc trường hợp thu tiền trước), ghi rõ “tạm ứng đợt 1 theo hợp đồng” và thể hiện số tiền, thuế suất chính xác để kê khai thuế GTGT hợp lệ, tránh bị truy vấn khi quyết toán. Bài này cung cấp mẫu ghi sẵn nội dung hóa đơn, checklist chứng từ và bút toán theo TT133 để kế toán SME áp dụng ngay cho kỳ kê khai quý.

Nếu ghi nhầm “thanh toán” thay “tạm ứng”, hoặc xuất sai thời điểm, doanh nghiệp dễ lệch công nợ, nộp thừa/thiếu thuế và phải xử lý điều chỉnh hóa đơn khi nghiệm thu.

Cách ghi hóa đơn tạm ứng đợt 1: Cơ sở pháp lý

Quy định xuất hóa đơn tạm ứng

Theo NĐ123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc chung là lập hóa đơn khi bán hàng hóa, hoàn thành dịch vụ; trường hợp thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ thì có thể phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (tùy bản chất khoản thu và điều khoản hợp đồng). Doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử thực hiện theo hướng dẫn tại TT78/2021/TT-BTC.

Thời điểm lập hóa đơn đợt 1

Bước 1: đọc hợp đồng/phụ lục để xác định khoản tiền là “tạm ứng/đợt 1 theo tiến độ” hay “đặt cọc/bảo đảm”. Bước 2: nếu là tạm ứng theo tiến độ và thuộc trường hợp phải lập hóa đơn khi thu tiền, hãy xuất hóa đơn ngay khi nhận tiền và ghi rõ “Tạm ứng đợt 1 theo HĐ số… ngày…”. Bước 3: lưu chứng từ nhận tiền để đối chiếu công nợ và kê khai thuế.

Tiêu chí	Trường hợp A	Trường hợp B
Bản chất khoản thu	Đặt cọc/bảo đảm thực hiện hợp đồng	Tạm ứng đợt 1 theo tiến độ thanh toán
Cách ghi diễn giải	“Đặt cọc/bảo đảm theo HĐ…”	“Tạm ứng đợt 1 theo HĐ…”

TT133 vs TT99 cho SME năm 2026

SME thường áp dụng TT133/2016/TT-BTC để hạch toán và lập báo cáo tài chính. Từ năm 2026 có TT99/2025/TT-BTC liên quan chế độ kế toán doanh nghiệp; nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng/điều kiện phải chuyển áp dụng, cần cập nhật hệ thống tài khoản, biểu mẫu và quy trình ghi nhận để số liệu nhất quán, tránh sai lệch báo cáo tài chính khi kiểm tra thuế hoặc kiểm toán.

Tham khảo thêm: Xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ: Hướng dẫn chi tiết 2025

Hướng dẫn ghi nội dung hóa đơn tạm ứng đợt 1

Chi tiết dòng hàng hóa/dịch vụ

Trên hóa đơn, ưu tiên thể hiện 1 dòng để dễ đối chiếu hợp đồng và hạn chế tranh luận “doanh thu đã hoàn thành hay chưa”. Mẫu ghi nhanh áp dụng cho dịch vụ/thương mại theo đợt:

+ Tên hàng/dịch vụ: “Tạm ứng đợt 1 theo HĐ số 001/2026 ngày …/…/2026”

+ Số lượng: 1; Đơn giá = số tiền tạm ứng trước thuế; Thành tiền: 50.000.000

+ Thuế suất: theo hàng hóa/dịch vụ (ví dụ 10%); Tiền thuế: 5.000.000; Tổng thanh toán: 55.000.000

Checklist chứng từ kèm theo

Để bảo vệ hồ sơ thuế và công nợ, bộ chứng từ tối thiểu nên có:

+ Hợp đồng/phụ lục quy định tiến độ, tỷ lệ và điều kiện tạm ứng đợt 1

+ Giấy đề nghị tạm ứng (nội bộ) hoặc đề nghị thanh toán theo hợp đồng, kèm phê duyệt

+ Chứng từ nhận tiền: chuyển khoản/báo Có/phiếu thu; chưa cần biên bản nghiệm thu nếu chưa thực hiện

Sai sót thường gặp

Lỗi SME hay gặp là ghi “thanh toán hợp đồng” (không nhắc tạm ứng) hoặc ghi tên hàng mơ hồ, khiến khi xuất đợt sau dễ trùng doanh thu hoặc bị hỏi về thời điểm ghi nhận. Cách sửa: luôn ghi đúng bản chất “tạm ứng đợt 1”, kèm số hợp đồng/ngày; đợt sau ghi “thanh toán đợt 2/đợt cuối… đã trừ tạm ứng đợt 1” và đối chiếu công nợ trước khi phát hành hóa đơn.

Bút toán và quyết toán hóa đơn tạm ứng đợt 1

Bút toán nhận tạm ứng (theo TT133 SME)

Nếu đã xuất hóa đơn tạm ứng và nhận tiền qua ngân hàng, kế toán có thể theo dõi trên công nợ khách hàng để trừ khi quyết toán: Nợ TK 112: 55.000.000; Có TK 131: 50.000.000; Có TK 3331: 5.000.000. Ý nghĩa: BCĐKT tăng tiền và tăng thuế phải nộp; phần “tạm ứng” nằm ở công nợ (số dư Có TK131) để bù trừ ở hóa đơn đợt sau, tránh ghi nhận doanh thu sai kỳ.

Quyết toán đợt 2

Khi giao hàng/nghiệm thu hoàn thành, ưu tiên xuất hóa đơn phần còn lại (đợt 2/đợt cuối) để tổng doanh thu đúng giá trị hợp đồng. Ví dụ hợp đồng 200.000.000, đã tạm ứng trước thuế 50.000.000: thu thêm 165.000.000 gồm VAT 15.000.000; hạch toán: Nợ 112: 165.000.000; Nợ 131: 50.000.000; Có 511: 200.000.000; Có 3331: 15.000.000. Khi đó công nợ khách hàng về 0 và thuế GTGT đầu ra phản ánh đủ theo từng đợt.

Mini case SME thương mại

Công ty A bán hàng theo hợp đồng 200.000.000, nhận tạm ứng đợt 1 là 50.000.000 trước thuế: xuất hóa đơn “tạm ứng đợt 1”, kê khai VAT tương ứng và theo dõi số dư Có TK131. Đợt 2 giao hàng, xuất hóa đơn phần còn lại 150.000.000 và ghi rõ “đã trừ tạm ứng đợt 1”; kế toán đối chiếu công nợ, tránh thiếu/nhầm dòng tiền trên LCTT và tránh bị hỏi về doanh thu sai kỳ.

FAQ

Q1: Tạm ứng đợt 1 có khấu trừ thuế GTGT ngay không?

Nếu bên bán đã lập hóa đơn hợp lệ và bên mua đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán, bên mua có thể kê khai theo quy định thuế GTGT. Khi quyết toán các đợt sau, phải đối chiếu để không kê khai/ghi nhận trùng.

Q2: Ghi số lượng hóa đơn tạm ứng thế nào nếu chưa giao hàng?

Thông lệ ghi số lượng 1, đơn giá bằng số tiền tạm ứng trước thuế và tên hàng/dịch vụ ghi rõ “tạm ứng đợt 1”. Không nên để trống dòng hàng hoặc ghi chung chung gây khó đối chiếu.

Q3: Bút toán quyết toán tạm ứng TT133 khác TT200 gì?

Với tạm ứng khách hàng, cả TT133 và TT200 đều có thể theo dõi công nợ trên TK131 và thuế GTGT trên TK3331 khi đã lập hóa đơn. Khác biệt chủ yếu là mức độ chi tiết tài khoản và biểu mẫu báo cáo, doanh nghiệp cần áp dụng nhất quán theo chế độ đã chọn.

Q4: Thiếu hợp đồng có xuất hóa đơn tạm ứng đợt 1 được không?

Không nên vì rủi ro giải trình rất cao: thiếu căn cứ điều khoản thanh toán và phạm vi công việc dễ bị xem là ghi sai bản chất giao dịch. Tối thiểu cần có hợp đồng hoặc thỏa thuận, phụ lục thanh toán và chứng từ nhận tiền để bảo vệ hồ sơ thuế.

Tóm lại, để ghi hóa đơn tạm ứng đợt 1 đúng, kế toán SME cần (1) xác định bản chất khoản tiền (đặt cọc hay tạm ứng theo tiến độ), (2) lập hóa đơn đúng thời điểm theo NĐ123 và hướng dẫn TT78, (3) ghi rõ “tạm ứng đợt 1 theo hợp đồng”, kẹp đủ chứng từ, và (4) hạch toán, đối chiếu công nợ để quyết toán không trùng. Bạn nên định kỳ rà soát quy trình nội bộ, chuẩn hóa checklist chứng từ và cập nhật thay đổi chế độ kế toán để báo cáo tài chính và thuế luôn tuân thủ, hạn chế rủi ro truy thu.

Bài viết cùng chủ đề