Xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ: Hướng dẫn chi tiết 2025

Việc xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ là nghiệp vụ kế toán phổ biến nhưng ẩn chứa rủi ro nếu không tuân thủ đúng pháp luật.

Trong bối cảnh quy định về hóa đơn điện tử ngày càng chặt chẽ, đặc biệt theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc nắm vững thời điểm và cách lập hóa đơn cho khoản tạm ứng là rất quan trọng.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp kế toán viên và chủ doanh nghiệp tại Việt Nam thực hiện đúng chuẩn, tránh sai sót không đáng có.

Quy định pháp lý và nguyên tắc xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ

Để hiểu rõ về hóa đơn tạm ứng, trước tiên cần phân biệt tạm ứng và tiền đặt cọc trong hợp đồng dịch vụ.

Tạm ứng là khoản tiền mà bên mua ứng trước cho bên bán để thực hiện một phần hoặc toàn bộ dịch vụ, và sẽ được cấn trừ vào tổng giá trị hợp đồng sau đó.

Ngược lại, tiền đặt cọc là khoản tiền nhằm đảm bảo thực hiện giao kết hoặc hợp đồng, thường không tính vào giá trị thanh toán cuối cùng ngay lập tức, mà có thể hoàn trả hoặc chuyển thành thanh toán khi điều kiện nhất định được đáp ứng.

Tiêu chí	Tiền tạm ứng	Tiền đặt cọc
Bản chất	Thanh toán trước cho dịch vụ	Đảm bảo thực hiện hợp đồng
Nghĩa vụ xuất hóa đơn	Bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT	Không bắt buộc, chỉ khi chuyển thành tiền thanh toán

Theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa.

Tuy nhiên, có ngoại lệ quan trọng: nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không áp dụng cho tiền đặt cọc hoặc tạm ứng nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng).

Theo Công văn 455/CTTBI-TTHT, đối với khoản tiền tạm ứng được tính vào giá trị hợp đồng dịch vụ, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT ngay tại thời điểm nhận tiền.

Nguyên tắc này cũng được kế thừa từ các quy định trước đây như Thông tư 39/2014/TT-BTC, nhấn mạnh rằng tiền tạm ứng cho dịch vụ cần được coi là doanh thu được nhận trước và phải kê khai thuế theo đúng thời điểm. Các trường hợp không phải xuất hóa đơn khi nhận tiền tạm ứng thường chỉ áp dụng cho tiền đặt cọc đúng nghĩa hoặc các khoản tạm ứng không phải là doanh thu bán hàng/cung cấp dịch vụ (ví dụ: tạm ứng để chi hộ).

Tìm hiểu thêm: Tạm ứng hợp đồng dịch vụ có phải xuất hóa đơn không?

Hướng dẫn thực tế lập và xử lý hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ

Khi lập hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ, các thông tin trên hóa đơn điện tử cần tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trên hóa đơn phải ghi rõ “Tạm ứng tiền dịch vụ [Tên dịch vụ] theo Hợp đồng số [Số hợp đồng]” và số tiền đã tạm ứng. Mức thuế suất GTGT áp dụng theo loại hình dịch vụ đã thỏa thuận trong hợp đồng chính.

Quy trình lập hóa đơn tạm ứng:

+ Bước 1: Khi nhận được khoản tiền tạm ứng từ khách hàng (chuyển khoản hoặc tiền mặt).

+ Bước 2: Lập hóa đơn điện tử ghi rõ nội dung “Tạm ứng tiền dịch vụ…” với số tiền thực nhận và thuế GTGT tương ứng.

+ Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử đã ký số cho khách hàng thông qua hệ thống phần mềm hóa đơn.

Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn với Công ty B trị giá 100 triệu đồng (chưa GTGT). Công ty B tạm ứng 30 triệu đồng vào ngày 15/01/2025. Công ty A phải xuất hóa đơn GTGT cho 30 triệu đồng này vào ngày 15/01/2025, ghi rõ “Tạm ứng đợt 1 hợp đồng tư vấn số XYZ”.

Khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng, Công ty A sẽ lập hóa đơn chính thức cho tổng giá trị dịch vụ (100 triệu + GTGT). Trên hóa đơn chính thức, cần ghi rõ tổng giá trị hợp đồng và phần đã tạm ứng, sau đó tính số tiền còn lại phải thanh toán. Ví dụ, hóa đơn cuối cùng sẽ ghi “Tổng giá trị dịch vụ tư vấn: 100 triệu VND. Đã tạm ứng (theo HĐ số … ngày …): 30 triệu VND. Số tiền còn lại phải thanh toán: 70 triệu VND”. Về mặt hạch toán, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu phù hợp với chuẩn mực kế toán (Thông tư 200/2014/TT-BTC) và các khoản đã nhận tiền trước.

Trường hợp cần điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn tạm ứng, doanh nghiệp phải tuân thủ quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Việc lưu trữ chứng từ hóa đơn tạm ứng cũng cần được thực hiện chặt chẽ theo quy định pháp luật về kế toán và thuế.

Những lưu ý quan trọng và sai sót khi xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng

Các sai sót phổ biến khi xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ thường gặp ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) bao gồm: trễ hạn xuất hóa đơn (không xuất ngay khi nhận tiền tạm ứng), hoặc nhầm lẫn giữa tiền đặt cọc và tiền tạm ứng. Sai sót này dẫn đến việc không kê khai doanh thu và thuế GTGT kịp thời, ảnh hưởng nghiêm trọng đến báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật thuế.

Hậu quả về thuế và phạt vi phạm có thể rất nặng nề. Doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ 4 triệu đến 8 triệu đồng cho hành vi không lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, việc chậm kê khai thuế GTGT còn có thể dẫn đến việc bị truy thu thuế và tính tiền chậm nộp, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.

Biện pháp phòng tránh và cải thiện:

– Đào tạo định kỳ: Cập nhật kiến thức pháp luật thuế cho đội ngũ kế toán.

– Quy trình rõ ràng: Xây dựng quy trình xử lý tạm ứng và xuất hóa đơn nội bộ chặt chẽ.

– Sử dụng phần mềm: Tận dụng phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử để tự động hóa và nhắc nhở thời điểm.

– Kiểm tra định kỳ: Thực hiện kiểm toán nội bộ hoặc rà soát chứng từ để phát hiện sớm sai sót.

Case study: Một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ IT đã chủ động tổ chức khóa đào tạo về hóa đơn điện tử cho toàn bộ nhân sự kế toán. Đồng thời, họ tích hợp hệ thống quản lý hợp đồng với phần mềm hóa đơn, tự động tạo nhắc nhở khi có khoản tạm ứng đến hạn. Nhờ đó, doanh nghiệp này đã giảm thiểu đáng kể lỗi phạt hành chính và đảm bảo tuân thủ thuế đầy đủ.

FAQ – Giải đáp nhanh các thắc mắc về xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ

Xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ khi nào là đúng quy định?

Doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay khi thu tiền tạm ứng, nếu khoản tạm ứng này được tính vào giá trị hợp đồng dịch vụ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tiền đặt cọc với tiền tạm ứng có phải lập hóa đơn giống nhau?

Không. Tiền đặt cọc chưa phải là doanh thu nên không phải lập hóa đơn ngay; tiền tạm ứng được coi là doanh thu được tính trước và cần xuất hóa đơn theo thời điểm thu tiền.

Khi hoàn thành hợp đồng dịch vụ thì xử lý hóa đơn tạm ứng thế nào?

Bạn lập hóa đơn chính thức cho toàn bộ giá trị dịch vụ đã hoàn thành. Trên hóa đơn này, bạn ghi rõ tổng giá trị dịch vụ và trừ đi số tiền tạm ứng đã xuất hóa đơn trước đó để xác định số tiền còn lại phải thanh toán.

Mức phạt khi không xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ đúng quy định?

Phạt hành chính từ 4 đến 8 triệu đồng cho hành vi không lập hóa đơn đúng thời điểm, theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp còn có thể bị truy thu thuế và phạt chậm nộp.

Nắm vững quy định về xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro về thuế, phạt hành chính.

Hiểu rõ sự khác biệt giữa tạm ứng và đặt cọc, cùng với áp dụng đúng thời điểm và quy trình lập hóa đơn, sẽ giúp kế toán viên và chủ doanh nghiệp tự tin hơn trong các nghiệp vụ hàng ngày.

Hãy luôn cập nhật thông tư, nghị định mới nhất và rà soát quy trình nội bộ để đảm bảo công tác kế toán chính xác và hiệu quả.

Bài viết cùng chủ đề