Hướng dẫn chi tiết hạch toán hàng giữ hộ theo thông tư 133

Hạch toán hàng giữ hộ theo Thông tư 133 là nghiệp vụ kế toán tưởng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không nắm chắc quy định. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) thường xuyên nhận giữ hộ hoặc ký gửi hàng hóa, việc hiểu đúng nguyên tắc ghi nhận, tài khoản sử dụng và quy trình hạch toán là cực kỳ quan trọng để đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch và chính xác.

Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết, từng bước về cách hạch toán hàng giữ hộ theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam và Thông tư 133/2016/TT-BTC, giúp kế toán viên dễ dàng áp dụng trong thực tế và tự tin xử lý mọi nghiệp vụ liên quan.

Hàng giữ hộ theo Thông tư 133 – Định nghĩa và đặc điểm

Khái niệm hàng giữ hộ, hàng ký gửi, và hàng gia công theo quy định

Hàng giữ hộ là hàng hóa thuộc sở hữu của một đơn vị khác được doanh nghiệp nhận giữ hộ theo thỏa thuận, hợp đồng, mà không phát sinh quyền sở hữu hay nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp nhận giữ. Tương tự, hàng ký gửi là hàng hóa chủ sở hữu gửi bán tại đơn vị khác. Hàng gia công là nguyên vật liệu, bán thành phẩm nhận từ đối tác để chế biến, sản xuất theo yêu cầu. Cả ba loại này đều không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhận.

Phân biệt hàng giữ hộ và hàng tồn kho của doanh nghiệp

Điểm khác biệt cốt lõi giữa hàng giữ hộ và hàng tồn kho của doanh nghiệp nằm ở quyền sở hữu. Hàng tồn kho là tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được mua vào để bán, sản xuất hoặc sử dụng. Ngược lại, hàng giữ hộ không thuộc sở hữu của doanh nghiệp, do đó không được ghi nhận vào tài sản của đơn vị nhận giữ hộ. Việc phân biệt rõ ràng giúp tránh sai sót khi lập báo cáo tài chính.

Tiêu chí	Hàng giữ hộ	Hàng tồn kho doanh nghiệp
Quyền sở hữu	Thuộc bên gửi	Thuộc doanh nghiệp
Ghi nhận trên BCTC	Không ghi nhận là tài sản	Ghi nhận là tài sản ngắn hạn

Các điều kiện pháp lý và chứng từ cần thiết khi nhận giữ hộ hàng hóa

Để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch, doanh nghiệp khi nhận giữ hộ hàng hóa cần có hợp đồng giữ hộ rõ ràng, trong đó quy định chi tiết về số lượng, chất lượng, thời gian, trách nhiệm các bên. Kèm theo đó là các chứng từ như biên bản giao nhận hàng hóa (có chữ ký của hai bên), phiếu nhập kho kiêm biên bản giao nhận hàng giữ hộ (không sử dụng phiếu nhập kho thông thường). Các chứng từ này là cơ sở quan trọng cho việc theo dõi và quản lý hàng hóa.

Cách hạch toán hàng giữ hộ theo Thông tư 133

Nguyên tắc phản ánh hàng giữ hộ trên sổ sách kế toán

Theo Thông tư 133, nguyên tắc quan trọng nhất là hàng giữ hộ không được ghi nhận vào tài sản của doanh nghiệp nhận giữ. Doanh nghiệp chỉ có trách nhiệm quản lý, bảo quản và trả lại khi có yêu cầu. Việc hạch toán chỉ dừng lại ở việc theo dõi số lượng, giá trị trên tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán để kiểm soát. Điều này giúp doanh nghiệp tuân thủ chuẩn mực kế toán và tránh làm sai lệch các chỉ tiêu về tài sản trên báo cáo tài chính.

Tài khoản sử dụng để theo dõi hàng hóa nhận giữ hộ (không hạch toán vào tài khoản 156)

Do không thuộc tài sản của doanh nghiệp, hàng hóa nhận giữ hộ không được hạch toán vào các tài khoản trong bảng cân đối kế toán như Tài khoản 156 – Hàng hóa. Thay vào đó, doanh nghiệp cần sử dụng Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán 003 – Hàng hóa nhận giữ hộ. Tài khoản này chỉ dùng để ghi nhận số lượng và giá trị hàng hóa thực tế đã nhận và đã trả theo từng đối tượng, từng loại hàng hóa.

Quy trình ghi nhận nhập kho, xuất kho hàng giữ hộ đúng theo quy định

+ Khi nhận giữ hộ: Doanh nghiệp lập Biên bản giao nhận hàng hóa, Phiếu nhập kho kiêm Biên bản giao nhận hàng giữ hộ. Kế toán ghi nhận vào bên Nợ của Tài khoản 003 – Hàng hóa nhận giữ hộ.

+ Khi trả lại hàng giữ hộ: Lập Biên bản bàn giao hàng trả lại, Phiếu xuất kho kiêm Biên bản bàn giao hàng. Kế toán ghi nhận vào bên Có của Tài khoản 003 – Hàng hóa nhận giữ hộ.

Ví dụ minh họa hạch toán cụ thể giao dịch nhận giữ hộ và trả lại hàng

Ví dụ: Ngày 05/03/2025, Công ty A nhận giữ hộ 100 sản phẩm X của Công ty B với giá trị 100.000 VNĐ/sản phẩm. Kế toán Công ty A ghi:

– Nhập TK 003: 100 sản phẩm X (Giá trị 10.000.000 VNĐ).

Ngày 15/03/2025, Công ty A trả lại toàn bộ 100 sản phẩm X cho Công ty B. Kế toán Công ty A ghi:

– Xuất TK 003: 100 sản phẩm X (Giá trị 10.000.000 VNĐ).

Quản lý hàng giữ hộ và lưu ý trong kế toán, thuế

Ảnh hưởng của hàng giữ hộ đến báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế

Hàng giữ hộ không làm thay đổi các chỉ tiêu tài sản, nguồn vốn trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp nhận giữ. Do đó, không có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh hay báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Về thuế, việc nhận giữ hộ hàng hóa không phát sinh doanh thu nên không tạo ra nghĩa vụ thuế GTGT hay thuế TNDN. Tuy nhiên, nếu có phát sinh phí giữ hộ, khoản phí này sẽ được ghi nhận là doanh thu và phải chịu thuế theo quy định.

Các sai sót phổ biến khi hạch toán hàng giữ hộ và hướng xử lý

Sai sót thường gặp nhất là việc hạch toán hàng giữ hộ vào Tài khoản 156 (Hàng hóa), coi đó là hàng tồn kho của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến sai lệch nghiêm trọng trên báo cáo tài chính. Cách xử lý là rà soát lại các giao dịch nhập kho, xác định đúng bản chất hàng hóa, và điều chỉnh bút toán đã ghi sai bằng cách loại bỏ khỏi TK 156 và ghi nhận vào TK 003. Việc thiếu chứng từ cũng là sai sót, cần bổ sung hợp đồng, biên bản giao nhận đầy đủ.

Lưu ý cần thiết khi soạn thảo hợp đồng giữ hộ và chứng từ liên quan

Hợp đồng giữ hộ cần quy định rõ ràng trách nhiệm bảo quản, điều kiện bàn giao, thời hạn giữ hộ và các chi phí phát sinh (nếu có). Chứng từ giao nhận phải đầy đủ chữ ký của đại diện hai bên, có thông tin chi tiết về hàng hóa. Một hợp đồng và chứng từ chặt chẽ sẽ là cơ sở pháp lý vững chắc, giúp doanh nghiệp tránh được các tranh chấp và đảm bảo tính hợp lệ của nghiệp vụ hạch toán, đặc biệt khi có các hoạt động kiểm toán.

Cách phân biệt và quản lý hàng gia công so với hàng giữ hộ

Mặc dù cả hàng gia công và hàng giữ hộ đều không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhận, nhưng chúng khác nhau về mục đích và phương pháp quản lý. Hàng gia công liên quan đến quá trình sản xuất, chuyển đổi hình thái, thường theo dõi trên TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) hoặc TK 155 (Thành phẩm) sau khi hoàn thành sản phẩm gia công. Hàng giữ hộ chỉ đơn thuần là bảo quản. Việc phân biệt giúp kế toán áp dụng đúng tài khoản và quy trình hạch toán.

FAQ về hạch toán hàng giữ hộ theo Thông tư 133

Q1: Hàng giữ hộ có được tính vào hàng tồn kho doanh nghiệp không?
Trả lời: Không, hàng giữ hộ không được tính vào hàng tồn kho của doanh nghiệp nhận giữ. Đây là tài sản của đơn vị khác, doanh nghiệp chỉ có nghĩa vụ quản lý và bảo quản.

Q2: Tài khoản nào được sử dụng theo dõi hàng giữ hộ?
Trả lời: Doanh nghiệp sử dụng tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán 003 – Hàng hóa nhận giữ hộ để theo dõi chi tiết số lượng và giá trị hàng hóa nhận giữ hộ.

Q3: Làm sao hạch toán khi trả lại hàng giữ hộ cho bên gửi?
Trả lời: Khi trả lại hàng, kế toán ghi giảm số lượng và giá trị trên bên Có của tài khoản 003. Đồng thời, cần lập Biên bản bàn giao hàng và Phiếu xuất kho kiêm Biên bản bàn giao.

Q4: Có cần báo cáo thuế khi nhận giữ hộ hàng hóa không?
Trả lời: Việc nhận giữ hộ hàng hóa không làm phát sinh doanh thu hay giá trị gia tăng nên không có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế GTGT. Tuy nhiên, nếu có thu phí dịch vụ giữ hộ, khoản phí này sẽ là doanh thu chịu thuế theo quy định.

Việc hiểu và áp dụng đúng quy định hạch toán hàng giữ hộ theo Thông tư 133 là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch trong kế toán, đặc biệt với các doanh nghiệp SME. Kế toán cần phân biệt hàng giữ hộ với hàng tồn kho, sử dụng tài khoản ngoài bảng 003, lập đầy đủ hợp đồng, biên bản giao nhận và theo dõi đúng quy trình. Thực hiện chuẩn từng bước giúp tránh sai sót, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản lý. Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát lại quy trình nội bộ để đảm bảo tính chính xác.

Bài viết cùng chủ đề