Nghị định 123 hoá đơn điện tử

Nghị định 123 hóa đơn điện tử đã tạo ra cuộc cách mạng trong quản lý thuế tại Việt Nam kể từ ngày có hiệu lực bắt buộc 01/7/2022. Theo số liệu từ Tổng cục Thuế, đến cuối năm 2024, trên 95% doanh nghiệp đã chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, giảm 70% thời gian xử lý chứng từ và tăng tính minh bạch trong kê khai thuế giá trị gia tăng. Nghị định 123/2020/NĐ-CP không chỉ quy định việc sử dụng dữ liệu điện tử có mã hoặc không mã của cơ quan thuế mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp ghi nhận doanh thu theo VAS 01. Bài viết này cung cấp hướng dẫn toàn diện về thời điểm lập hóa đơn, quy trình đăng ký, nội dung bắt buộc và các sai lầm thường gặp để giúp kế toán viên SME tuân thủ đúng pháp luật.

Khái niệm và phạm vi áp dụng Nghị định 123

Định nghĩa hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là tập hợp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, được lập dưới dạng điện tử để ghi nhận thông tin giao dịch thương mại. Hóa đơn điện tử có thể có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã tùy theo quy mô doanh nghiệp. Từ ngày 01/7/2022, tất cả doanh nghiệp đang hoạt động, kể cả hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên, đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống. Quy định này đánh dấu bước chuyển đổi số toàn diện trong quản lý thuế Việt Nam.

So sánh Nghị định 123 với Nghị định 119

Nghị định 123 được ban hành ngày 19/10/2020 để thay thế Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khắc phục những hạn chế trong thực tế triển khai. Điểm khác biệt lớn nhất là Nghị định 123 bổ sung quy định về máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, mở rộng phạm vi áp dụng cho tổ chức thu phí và linh hoạt hóa lộ trình triển khai đến năm 2022. Về mặt kế toán, Nghị định 123 tích hợp chặt chẽ hơn với VAS 01 về khung lý thuyết kế toán, đảm bảo nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo phương pháp dồn tích ngay tại thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế, giúp báo cáo tài chính phản ánh chính xác hơn.

Bảng so sánh Nghị định 119 và Nghị định 123

Tiêu chí	Nghị định 119	Nghị định 123
Thời điểm bắt buộc	01/11/2020	01/7/2022
Máy tính tiền	Chưa quy định rõ	Kết nối trực tiếp thuế
Phạm vi đối tượng	Doanh nghiệp chính	Mở rộng hộ kinh doanh, thu phí

Quy trình triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử

Thời điểm lập và nội dung bắt buộc

Theo Điều 9 Nghị định 123, người bán phải lập hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho người mua, trừ một số trường hợp đặc biệt như xây dựng theo tiến độ hoặc cung cấp dịch vụ liên tục. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC bao gồm: tên và mã số thuế người bán, tên và mã số thuế người mua (nếu có), tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán. Hóa đơn phải có chữ ký số của người bán và được truyền dữ liệu đến cơ quan thuế trong ngày.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐK-HĐĐT qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ít nhất 20 ngày trước khi bắt đầu sử dụng. Doanh nghiệp có doanh thu dưới 3 tỷ đồng mỗi năm được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, trong khi doanh nghiệp có doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên hoặc thuộc nhóm rủi ro cao phải sử dụng hóa đơn có mã. Các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử như VNPT, Viettel, MISA phải được Tổng cục Thuế chấp thuận để đảm bảo tính tuân thủ và bảo mật dữ liệu.

Xử lý hóa đơn điều chỉnh và hủy bỏ

Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, theo Điều 19 Nghị định 123, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế kèm theo biên bản giải trình lý do. Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng khi sai sót về số lượng, đơn giá nhưng không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, trong khi hóa đơn thay thế được lập khi có sai sót làm thay đổi số tiền thuế. Đặc biệt, doanh nghiệp không được sử dụng hóa đơn giấy để điều chỉnh mà phải lập hóa đơn điện tử mới và truyền dữ liệu cập nhật đến cơ quan thuế để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.

Sai lầm thường gặp và cách khắc phục

Lập hóa đơn không đúng thời điểm

Một trong những sai lầm phổ biến nhất của doanh nghiệp SME là xuất hóa đơn muộn hơn so với thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ. Điều này vi phạm trực tiếp Điều 9 Nghị định 123 và có thể bị xử phạt hành chính từ 2 đến 5 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Hậu quả nghiêm trọng hơn là việc ghi nhận doanh thu không đúng kỳ, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và kê khai thuế GTGT. Để khắc phục, doanh nghiệp nên tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử với hệ thống quản lý bán hàng để tự động xuất hóa đơn ngay khi hoàn tất giao dịch, đảm bảo tuân thủ quy định.

Nhập sai mã số thuế người mua

Sai sót về mã số thuế của người mua là lỗi thường xuyên xảy ra, đặc biệt khi nhập thủ công. Mã số thuế sai khiến người mua không thể khấu trừ thuế đầu vào, gây thiệt hại cho đối tác và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Theo Thông tư 78, khi phát hiện sai mã số thuế, doanh nghiệp phải lập hóa đơn thay thế kèm biên bản thu hồi hóa đơn cũ, không được sử dụng hóa đơn giấy hoặc bút toán điều chỉnh đơn thuần. Giải pháp phòng ngừa là sử dụng chức năng tra cứu mã số thuế trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế trước khi xuất hóa đơn và thiết lập quy trình kiểm tra kép cho các giao dịch giá trị lớn.

Không truyền dữ liệu đến cơ quan thuế kịp thời

Nghị định 123 và Thông tư 78 yêu cầu doanh nghiệp phải truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế trong ngày lập hóa đơn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ do hạ tầng công nghệ kém hoặc thiếu nhân sự chuyên trách thường truyền dữ liệu chậm trễ hoặc không đầy đủ. Việc này không chỉ vi phạm quy định mà còn ảnh hưởng đến khả năng đối chiếu của người mua khi kê khai thuế. Khắc phục bằng cách chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn uy tín có tính năng truyền dữ liệu tự động, thiết lập nhắc nhở hàng ngày và đào tạo kế toán viên về quy trình xử lý dữ liệu điện tử.

Câu hỏi thường gặp

Nghị định 123 quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ cho người mua. Đối với công trình xây dựng, hóa đơn được lập theo tiến độ thanh toán ghi trong hợp đồng. Đối với dịch vụ cung cấp liên tục như điện nước, lập hóa đơn theo kỳ ghi chỉ số. Dữ liệu hóa đơn phải được truyền đến cơ quan thuế trong cùng ngày lập.

Doanh nghiệp SME đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ra sao?

Doanh nghiệp nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐK-HĐĐT qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế trước ít nhất 20 ngày kể từ ngày bắt đầu sử dụng. SME có doanh thu dưới 3 tỷ đồng mỗi năm sử dụng hóa đơn không mã, trên 3 tỷ đồng sử dụng hóa đơn có mã. Sau đó chọn nhà cung cấp dịch vụ đạt chuẩn như VNPT hoặc MISA để tích hợp phần mềm.

Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123 như thế nào?

Theo Điều 19, khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai số lượng hoặc đơn giá không làm thay đổi thuế, hoặc lập hóa đơn thay thế nếu sai làm thay đổi số thuế. Phải có biên bản giải trình rõ lý do và thu hồi hóa đơn sai nếu chưa giao cho khách. Tuyệt đối không sử dụng hóa đơn giấy để điều chỉnh, phải cập nhật dữ liệu mới lên hệ thống cơ quan thuế.

Nghị định 123 khác Nghị định 119 về hóa đơn điện tử ở điểm nào?

Nghị định 123 bãi bỏ thời hạn bắt buộc từ 01/11/2020 của Nghị định 119, kéo dài đến 01/7/2022 để doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị. Nghị định 123 bổ sung quy định chi tiết về máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, mở rộng đối tượng áp dụng cho hộ kinh doanh và tổ chức thu phí. Về mặt kỹ thuật, Nghị định 123 cải thiện tính tích hợp với hệ thống thuế điện tử, hỗ trợ SME chuyển đổi dễ dàng hơn.

Hóa đơn điện tử ảnh hưởng thế nào đến hạch toán doanh thu VAS?

Nghị định 123 yêu cầu xuất hóa đơn ngay khi chuyển giao, khớp với nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo VAS 01 và VAS 14 về dồn tích. Kế toán ghi: Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) hoặc TK 111/112 (Tiền), Có TK 511 (Doanh thu bán hàng), Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp). Việc xuất hóa đơn điện tử tự động đảm bảo doanh thu được ghi nhận đúng kỳ, minh bạch và phù hợp với Thông tư 200 về chứng từ kế toán.

Nghị định 123 hóa đơn điện tử đã tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho chuyển đổi số trong quản lý thuế, giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành, tăng tính minh bạch và tuân thủ đầy đủ quy định kế toán VAS. Việc nắm vững thời điểm lập hóa đơn, nội dung bắt buộc, quy trình đăng ký và xử lý sai sót là yêu cầu bắt buộc với mọi kế toán viên SME. Các sai lầm như xuất hóa đơn muộn, sai mã số thuế hay không truyền dữ liệu kịp thời có thể dẫn đến phạt tiền và mất uy tín. Doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn, đào tạo nhân viên thường xuyên và thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ. Hãy rà soát lại hệ thống hóa đơn hiện tại của doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ đầy đủ Nghị định 123 và các văn bản hướng dẫn.

Đọc thêm: Hướng dẫn Cách ghi hóa đơn tạm ứng đợt 1

Bài viết cùng chủ đề