Hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào?

Hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào?

Hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào là thắc mắc phổ biến của kế toán SME khi phát sinh sai sót trên hóa đơn điện tử. Theo khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn thay thế phải kê khai vào kỳ phát hành hóa đơn thay thế, không phải kỳ phát hành hóa đơn gốc bị sai.

Việc kê khai đúng kỳ này ảnh hưởng trực tiếp đến khấu trừ thuế GTGT, hạch toán doanh thu theo VAS 14, và quyết toán thuế TNDN cuối năm. Nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh, dẫn đến sai sót khi lập phụ lục GTGT và rủi ro bị truy thu thuế khi thanh tra.

Quy định pháp lý về hóa đơn thay thế và kỳ kê khai

Kê khai kỳ phát hành theo Nghị định 123 và Thông tư 78

Theo khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, đơn giá, số lượng hoặc các thông tin quan trọng khác, người bán phải lập hóa đơn thay thế. Hóa đơn thay thế sẽ thay toàn bộ nội dung hóa đơn gốc và phải ghi rõ dòng chữ “Hóa đơn thay thế hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…”. Điểm quan trọng là hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ phát hành hóa đơn thay thế, không hồi tố về kỳ hóa đơn gốc.

Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chi tiết việc kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn thay thế. Người bán phải ghi hóa đơn thay thế vào phụ lục bảng kê hóa đơn đầu ra (cột A) của kỳ phát hành hóa đơn thay thế, đồng thời loại trừ hóa đơn gốc khỏi phụ lục kỳ trước. Người mua cũng thực hiện tương tự trên phụ lục hóa đơn đầu vào (cột D). Việc kê khai đúng kỳ này đảm bảo khấu trừ thuế GTGT hợp lệ và phù hợp với nguyên tắc hạch toán doanh thu theo VAS 14.

Phân biệt hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh

Tiêu chí Hóa đơn thay thế Hóa đơn điều chỉnh
Khi nào dùng? Khi hóa đơn gốc có sai sót thông tin và cần thay thế toàn bộ hóa đơn. Khi cần điều chỉnh tăng/giảm giá trị, bổ sung phát sinh liên quan hóa đơn đã lập.
Bản chất xử lý Lập hóa đơn mới để thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ. Lập hóa đơn để điều chỉnh nội dung/giá trị so với hóa đơn gốc (không thay thế toàn bộ).
Mã trên hệ thống Thường có mã mới trên hệ thống, tham chiếu hóa đơn gốc theo quy định của hệ thống HĐĐT. Có mã mới trên hệ thống và có thông tin tham chiếu hóa đơn bị điều chỉnh.
Kê khai thuế Kê khai theo kỳ phát hành hóa đơn thay thế. Kê khai riêng theo kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh, ghi chú điều chỉnh rõ ràng.
Ghi chú trên hóa đơn Nêu rõ “thay thế cho hóa đơn…” (số, ký hiệu, ngày). Nêu rõ “điều chỉnh cho hóa đơn…” và nội dung điều chỉnh (tăng/giảm, lý do).

Quy trình hạch toán và kê khai hóa đơn thay thế

Cách kê khai phụ lục GTGT kỳ phát hành

Khi lập tờ khai thuế GTGT, doanh nghiệp phải ghi hóa đơn thay thế vào phụ lục kê khai của kỳ phát hành hóa đơn thay thế.

+ Đối với người bán, ghi vào cột A (hóa đơn đầu ra) với đầy đủ thông tin: ký hiệu, số hóa đơn thay thế, ngày lập, tên người mua, mã số thuế, doanh thu, thuế GTGT và ghi chú “Thay thế hóa đơn số… ngày…”.

+ Người mua ghi vào cột D (hóa đơn đầu vào) với thông tin tương ứng. Thời hạn nộp tờ khai là ngày cuối cùng của kỳ kê khai GTGT (tháng hoặc quý), sử dụng hệ thống HTKK có chữ ký số để truyền dữ liệu lên cơ quan thuế.

Bút toán điều chỉnh theo chuẩn mực VAS

Về hạch toán, khi phát hành hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cần điều chỉnh doanh thu hoặc chi phí vào kỳ phát hành thay thế theo VAS 14. Nếu hóa đơn thay thế có giá trị tăng so với hóa đơn gốc, bút toán ghi nhận:

Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) / Có TK 511 (Doanh thu bán hàng)

TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp).

Nếu giá trị giảm, thực hiện bút toán đảo ngược. Biên bản điều chỉnh giữa người bán và người mua là chứng từ kế toán bắt buộc kèm theo để chứng minh tính hợp lệ của giao dịch điều chỉnh này.

Khi quyết toán thuế TNDN, doanh thu được điều chỉnh do hóa đơn thay thế phải phản ánh trên Phụ lục 03-1A/TNDN của kỳ phát hành hóa đơn thay thế. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ gồm hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế, biên bản điều chỉnh và các chứng từ liên quan trong 10 năm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC để cung cấp khi cơ quan thuế thanh tra.

Tham khảo thêm: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào

Sai sót thường gặp và cách khắc phục tại SME

Tình huống thực tế doanh nghiệp bán lẻ Hà Nội

Công ty TNHH A tại Hà Nội phát hành hóa đơn điện tử tháng 6/2024 với giá trị 100 triệu đồng nhưng ghi nhầm mã số thuế người mua. Ngày 15/7/2024, công ty phát hiện sai sót và lập hóa đơn thay thế với thông tin chính xác. Kế toán công ty A phải kê khai hóa đơn thay thế vào tờ khai GTGT tháng 7/2024 (kỳ phát hành thay thế), ghi rõ thông tin hóa đơn gốc bị thay thế. Đồng thời, điều chỉnh hạch toán:

Nợ TK 131: 110 triệu 

Có TK 511: 100 triệu, TK 3331: 10 triệu vào sổ sách tháng 7.

Nhờ kê khai đúng kỳ, công ty A đảm bảo quyết toán thuế TNDN cuối năm chính xác và tránh được rủi ro truy thu thuế.

Lỗi kê khai sai kỳ và hậu quả xử phạt

Một trong những sai sót phổ biến là doanh nghiệp kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ của hóa đơn gốc thay vì kỳ phát hành hóa đơn thay thế:

+ Theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14, hành vi kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp sẽ bị phạt 20% số thuế kê khai sai, cộng thêm tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày tính trên số thuế chậm nộp.

=> Để khắc phục, doanh nghiệp cần lập biên bản giải trình, điều chỉnh bổ sung tờ khai của kỳ đúng và nộp phạt theo quy định.

+ Lỗi khác là không ghi đầy đủ thông tin hóa đơn gốc trên hóa đơn thay thế, dẫn đến cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế GTGT.

=> Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải lập hóa đơn thay thế mới có đầy đủ thông tin hợp lệ và kê khai vào kỳ phát hành hóa đơn thay thế mới này. Việc tuân thủ đúng quy định ngay từ đầu giúp doanh nghiệp SME tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro pháp lý.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn thay thế

Hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào theo TT78?

Kê khai vào kỳ phát hành hóa đơn thay thế theo khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Ghi đầy đủ thông tin hóa đơn gốc trên phụ lục GTGT để khấu trừ hợp lệ, tránh truy thu khi quyết toán.

Hóa đơn tháng 7 thay thế hóa đơn tháng 6 kê khai tháng nào?

Kê khai vào tháng 7 (kỳ phát hành thay thế), loại trừ hóa đơn tháng 6 trên phụ lục. Điều chỉnh hạch toán VAS 14 vào kỳ 7, nộp tờ khai qua iHTKK cuối tháng 7.

Không kê khai đúng kỳ hóa đơn thay thế bị phạt thế nào?

Phạt 20% số thuế kê khai sai cộng 0,03% mỗi ngày chậm nộp theo Luật 38/2019/QH14. Doanh nghiệp cần lập biên bản bổ sung, điều chỉnh tờ khai để cơ quan thuế chấp nhận khấu trừ.

Hóa đơn thay thế có ảnh hưởng quyết toán TNDN không?

Có, điều chỉnh doanh thu hoặc chi phí vào kỳ phát hành hóa đơn thay thế trên Phụ lục 03-1A/TNDN. Đảm bảo báo cáo tài chính theo Thông tư 200 phản ánh đúng, tránh loại chi phí khi thanh tra thuế.

Biên bản điều chỉnh có bắt buộc khi lập hóa đơn thay thế không?

Biên bản điều chỉnh giữa người bán và người mua là chứng từ kế toán cần thiết để chứng minh tính hợp lệ của việc điều chỉnh. Lưu trữ biên bản cùng hóa đơn thay thế trong 10 năm để cung cấp khi cơ quan thuế thanh tra.

Kết luận

Việc nắm vững quy định về hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào giúp doanh nghiệp SME thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, đảm bảo khấu trừ thuế GTGT hợp lệ và hạch toán chính xác theo VAS 14. Kê khai đúng kỳ phát hành hóa đơn thay thế không chỉ tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro truy thu thuế và xử phạt khi thanh tra.

Kế toán nên rà soát lại quy trình xử lý hóa đơn thay thế, cập nhật các hướng dẫn mới nhất từ Tổng cục Thuế, và lưu trữ đầy đủ chứng từ để đảm bảo tính minh bạch trong quyết toán thuế cuối năm. Đối với các tình huống phức tạp, doanh nghiệp nên trao đổi trực tiếp với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể.

Bài viết cùng chủ đề