Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào

Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào

Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào là thắc mắc phổ biến của kế toán SME khi xử lý các giao dịch phát sinh bổ sung sau khi đã lập hóa đơn gốc. Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế, dẫn đến ghi sai cột trên phụ lục GTGT và bị phạt 20% số thuế kê khai sai.

Theo khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh phải kê khai vào kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh, ghi chênh lệch tăng hoặc giảm tại cột H của phụ lục 01-1/GTGT, kèm thông tin đầy đủ về hóa đơn gốc. Việc kê khai đúng quy trình này đảm bảo khấu trừ thuế GTGT hợp lệ, hạch toán điều chỉnh doanh thu theo VAS 14 chính xác, và tránh rủi ro truy thu thuế khi quyết toán.

Quy định pháp lý về hóa đơn điều chỉnh và kỳ kê khai

Nguyên tắc kê khai theo Nghị định 123 và Thông tư 78

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điều chỉnh được lập khi có phát sinh tăng giảm hàng hóa dịch vụ so với hóa đơn gốc đã lập hợp lệ, hoặc khi có thay đổi về giá trị hợp đồng sau khi đã giao hàng. Khác với hóa đơn thay thế thay toàn bộ nội dung, hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch tăng hoặc giảm so với hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh phải kê khai vào kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh, không hồi tố về kỳ hóa đơn gốc.

Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định rõ cách ghi trên phụ lục 01-1/GTGT: hóa đơn điều chỉnh được ghi vào cột H (điều chỉnh tăng, giảm) của kỳ phát hành, kèm thông tin tham chiếu đến hóa đơn gốc (số, ký hiệu, ngày lập). Người bán ghi phần chênh lệch doanh thu và thuế GTGT vào cột H của phụ lục đầu ra, người mua ghi tương ứng vào cột H của phụ lục đầu vào. Nguyên tắc này đảm bảo tuân thủ VAS 14 về ghi nhận doanh thu đúng kỳ phát sinh thực tế.

Phân biệt rõ hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Tiêu chí Hóa đơn điều chỉnh Hóa đơn thay thế
Trường hợp sử dụng Sử dụng khi hóa đơn gốc đã lập hợp lệ nhưng có phát sinh bổ sung hàng hóa/dịch vụ hoặc thay đổi giá trị hợp đồng. Dùng khi hóa đơn gốc có sai sót và cần thay thế toàn bộ nội dung hóa đơn.
Nguyên tắc ghi trên hóa đơn Chỉ ghi phần chênh lệch cần điều chỉnh (tăng/giảm). Thay thế toàn bộ nội dung hóa đơn gốc bằng hóa đơn mới.
Kê khai thuế GTGT Kê khai vào cột H của kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh. Kê khai vào cột A (đầu ra) hoặc D (đầu vào) của kỳ phát hành hóa đơn thay thế.
Chứng từ kèm theo Biên bản điều chỉnh giữa người bán và người mua là chứng từ bắt buộc phải lập kèm theo hóa đơn điều chỉnh,
làm cơ sở hạch toán kế toán và lưu trữ 10 năm theo Điều 6 Thông tư 200/2014/TT-BTC.		 Lưu hồ sơ liên quan (thỏa thuận/biên bản, chứng từ…) theo quy định nội bộ và quy định kế toán để chứng minh tính hợp lệ khi quyết toán thuế.

Tham khảo thêm: Hóa đơn điều chỉnh là gì?

Quy trình kê khai và hạch toán hóa đơn điều chỉnh

Các bước kê khai trên phụ lục GTGT

Bước 1: Lập hóa đơn điều chỉnh trên hệ thống hóa đơn điện tử, ghi rõ “Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…” và chỉ ghi phần chênh lệch tăng hoặc giảm. Truyền dữ liệu lên cơ quan thuế để được cấp mã.

Bước 2: Truy cập phần mềm HTKK hoặc iHTKK, vào tờ khai thuế GTGT của kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh, chọn phụ lục 01-1/GTGT. Ghi chênh lệch vào cột H với dấu cộng (+) nếu tăng hoặc dấu trừ (-) nếu giảm, kèm thông tin hóa đơn gốc đầy đủ.

Bước 3: Nộp tờ khai thuế GTGT qua hệ thống iHTKK với chữ ký số trước ngày 20 (kê khai theo tháng) hoặc ngày 30 (kê khai theo quý) của tháng tiếp theo. Các phần mềm kế toán như MISA, FAST có tính năng tự động tính toán chênh lệch và ghi vào cột H, giúp kế toán tiết kiệm thời gian. Thời hạn kê khai phải tuân thủ nghiêm ngặt theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 để tránh bị xử phạt chậm nộp.

Bút toán hạch toán chuẩn VAS

+ Khi hóa đơn điều chỉnh tăng doanh thu, kế toán ghi nhận bút toán: Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng) / Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) và TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp) với giá trị chênh lệch tăng vào kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh.

+ Nếu hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, thực hiện bút toán đảo: Nợ TK 511 và TK 3331 / Có TK 131.

+ Đối với người mua, khi điều chỉnh tăng chi phí và thuế GTGT đầu vào, ghi nhận: Nợ TK 156 (Hàng hóa) hoặc TK 641 (Chi phí) và TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ) / Có TK 331 (Phải trả người bán).

Khi quyết toán thuế TNDN, doanh thu được điều chỉnh do hóa đơn điều chỉnh phải phản ánh trên Phụ lục 03-1A/TNDN của kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh, không được ghi vào kỳ hóa đơn gốc. Báo cáo tài chính theo Thông tư 200 cần chú thích rõ các khoản điều chỉnh này để đảm bảo tính minh bạch khi thanh tra thuế. Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC vẫn phải tuân thủ nguyên tắc kê khai đúng kỳ phát hành.

Sai sót thường gặp và cách khắc phục tại SME

Case study doanh nghiệp xây dựng TP.HCM

Công ty TNHH Xây dựng C tại TP.HCM ký hợp đồng thi công trị giá 500 triệu đồng và phát hành hóa đơn tháng 5/2025. Tháng 8/2025, khách hàng yêu cầu thi công bổ sung phần móng trị giá 50 triệu đồng theo biên bản nghiệm thu. Công ty C lập hóa đơn điều chỉnh tháng 8/2025 ghi chênh lệch tăng 50 triệu đồng, thuế GTGT 5 triệu đồng.

Kế toán công ty C kê khai hóa đơn điều chỉnh vào cột H của phụ lục 01-1/GTGT tháng 8/2025, ghi rõ thông tin hóa đơn gốc tháng 5. Hạch toán: Nợ TK 131: 55 triệu / Có TK 511: 50 triệu, TK 3331: 5 triệu vào sổ sách tháng 8. Nhờ kê khai đúng quy trình, công ty C đảm bảo khấu trừ thuế GTGT hợp lệ và quyết toán thuế TNDN cuối năm không bị truy thu.

Các lỗi phổ biến và biện pháp xử lý

+ Lỗi 1: Ghi hóa đơn điều chỉnh vào cột A/D thay vì cột H, hoặc kê khai vào kỳ hóa đơn gốc thay vì kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh. Hậu quả là bị phạt 20% số thuế kê khai sai cộng tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày theo Luật 38/2019/QH14. Cách khắc phục: Lập biên bản giải trình, điều chỉnh bổ sung tờ khai của kỳ đúng với chữ ký số và nộp phạt theo quy định.

+ Lỗi 2: Không lập biên bản điều chỉnh giữa người bán và người mua, dẫn đến cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế GTGT vì thiếu chứng từ hợp lệ. Cách xử lý: Lập bổ sung biên bản có chữ ký của cả hai bên, nêu rõ lý do điều chỉnh và gửi văn bản giải trình đến cơ quan thuế.

+ Lỗi 3: Nhầm lẫn giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế, lập sai loại hóa đơn dẫn đến kê khai sai cột trên phụ lục GTGT. Để tránh sai sót, kế toán cần nắm rõ: hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi chênh lệch vào cột H, còn hóa đơn thay thế ghi toàn bộ giá trị mới vào cột A/D và loại trừ hóa đơn gốc.

Doanh nghiệp nên tham khảo hướng dẫn cụ thể từ Tổng cục Thuế và sử dụng phần mềm kế toán có tính năng kiểm tra tự động để giảm thiểu rủi ro sai sót trong kê khai thuế GTGT và quyết toán thuế TNDN.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào theo TT78?

Kê khai vào kỳ phát hành hóa đơn điều chỉnh theo khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ghi chênh lệch tăng hoặc giảm vào cột H của phụ lục 01-1/GTGT. Phải kèm thông tin đầy đủ về hóa đơn gốc để đảm bảo khấu trừ thuế GTGT hợp lệ và tránh truy thu khi quyết toán.

Hóa đơn điều chỉnh tháng 8 cho tháng 5 ghi cột nào?

Ghi vào cột H (điều chỉnh tăng, giảm) của phụ lục 01-1/GTGT tháng 8/2025 với dấu cộng (+) nếu tăng hoặc trừ (-) nếu giảm, kèm thông tin hóa đơn gốc tháng 5. Điều chỉnh hạch toán VAS 14 vào kỳ 8, nộp tờ khai qua iHTKK trước ngày 20/9/2025.

Không kê khai đúng kỳ hóa đơn điều chỉnh bị phạt ra sao?

Bị phạt 20% số thuế kê khai sai cộng tiền chậm nộp 0,03% mỗi ngày tính trên số thuế chậm nộp theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14. Doanh nghiệp cần lập biên bản giải trình, điều chỉnh bổ sung tờ khai của kỳ đúng và nộp phạt để cơ quan thuế chấp nhận khấu trừ.

Biên bản điều chỉnh có bắt buộc cho hóa đơn điều chỉnh?

Có, biên bản điều chỉnh giữa người bán và người mua là chứng từ kế toán bắt buộc theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, nêu rõ lý do điều chỉnh và phần chênh lệch. Biên bản phải lưu trữ 10 năm theo Thông tư 200 làm cơ sở cho việc quyết toán thuế và cung cấp khi cơ quan thuế thanh tra, tránh bị từ chối khấu trừ.

Kết luận

Việc nắm vững quy định về hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào giúp doanh nghiệp SME thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, đảm bảo khấu trừ thuế GTGT hợp lệ và hạch toán điều chỉnh doanh thu theo VAS 14 chính xác. Kê khai hóa đơn điều chỉnh vào cột H của phụ lục 01-1/GTGT kỳ phát hành không chỉ tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC mà còn giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro phạt 20% số thuế sai và tiền chậm nộp khi thanh tra.

Kế toán cần phân biệt rõ giữa hóa đơn điều chỉnh (cột H – chênh lệch) và hóa đơn thay thế (cột A/D – toàn bộ), thường xuyên rà soát quy trình xử lý hóa đơn điện tử, lưu trữ đầy đủ biên bản và chứng từ trong 10 năm, và trao đổi với cơ quan thuế khi gặp tình huống phức tạp để đảm bảo quyết toán thuế cuối năm an toàn và minh bạch.

Bài viết cùng chủ đề