Thuế kiểm tra doanh nghiệp mới thành lập

Thuế kiểm tra doanh nghiệp mới thành lập

Thuế kiểm tra doanh nghiệp mới thành lập là bước thủ tục quan trọng mà bất kỳ công ty Start-up nào cũng phải trải qua để xác nhận hoạt động hợp pháp. Trong giai đoạn này, cơ quan thuế thường tập trung vào 3 nội dung trọng yếu: (1) Xác minh sự tồn tại thực tế tại trụ sở đăng ký; (2) Tính hợp pháp của vốn góp điều lệ; và (3) Hồ sơ khai thuế ban đầu. Những sai sót như không treo biển hiệu hay kê khai vốn ảo có thể dẫn đến việc bị khóa Mã số thuế (trạng thái 06) ngay lập tức. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị hồ sơ và hạch toán kế toán chuẩn mực (VAS) để doanh nghiệp vượt qua kỳ kiểm tra này một cách an toàn.

1. Thuế kiểm tra doanh nghiệp mới thành lập: 3 nội dung trọng yếu về pháp lý

Để tránh rủi ro bị đóng cửa mã số thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng về cơ sở vật chất và hồ sơ pháp lý ngay sau khi nhận Giấy phép kinh doanh, vì đây là những điểm nóng khi thuế kiểm tra doanh nghiệp mới thành lập.

Kiểm tra, xác minh địa điểm kinh doanh

Cán bộ thuế (thường là đội kiểm tra thuế phường/xã) sẽ xuống trực tiếp địa chỉ đăng ký để xác minh. Yêu cầu bắt buộc bao gồm:

+ Phải treo biển hiệu công ty tại trụ sở (ghi rõ Tên, MST, Địa chỉ).

+ Có hợp đồng thuê nhà hoặc mượn nhà hợp pháp (công chứng nếu cần hoặc có xác nhận của địa phương).

+ Có tài sản tối thiểu phục vụ hoạt động (bàn ghế, máy tính) để chứng minh hoạt động thật, tuân thủ nguyên tắc “Hoạt động liên tục” (Going Concern) trong VAS 01.

Rủi ro: Nếu không tìm thấy doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ lập biên bản “Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” và tiến hành khóa Mã số thuế.

Kiểm tra tình hình góp vốn điều lệ

Khi thuế kiểm tra doanh nghiệp mới thành lập, vấn đề góp vốn ảo là lỗi thường gặp nhất. Vốn điều lệ phải được góp đủ trong vòng 90 ngày kể từ ngày cấp Giấy phép ĐKKD theo Luật Doanh nghiệp 2020. Hình thức góp vốn bằng tiền mặt (đối với cá nhân) hoặc chuyển khoản (bắt buộc đối với pháp nhân góp vốn theo Thông tư 09/2015/TT-BTC).

Hạch toán kế toán chuẩn VAS:

+ Khi thu vốn: Nợ TK 111/112 – Có TK 411 (Nguồn vốn kinh doanh).

+ Lưu ý: Nếu chưa góp đủ, không được hạch toán “treo” ảo trên TK 111 quá lớn (Quỹ tiền mặt ảo) vì sẽ bị soi xét khi chi phí lãi vay phát sinh (Chi phí lãi vay không được trừ tương ứng phần vốn thiếu).

Kiểm tra hồ sơ khai thuế ban đầu

Doanh nghiệp cần hoàn thiện các thủ tục sau để đảm bảo hồ sơ sạch đẹp:

+ Tờ khai lệ phí môn bài (Mẫu 01/LPMB). Lưu ý: Doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên (Nghị định 22/2020/NĐ-CP).

+ Đăng ký phương pháp trích khấu hao Tài sản cố định (Thông tư 45/2013/TT-BTC).

+ Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Cần có hợp đồng với nhà cung cấp, Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT được chấp nhận).

2. Kế toán cần chuẩn bị gì khi thuế kiểm tra doanh nghiệp mới thành lập?

Việc hạch toán đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp bảo vệ được chi phí hợp lý khi quyết toán thuế sau này.

Xử lý và hạch toán Chi phí trước thành lập

Trong quá trình thuế kiểm tra doanh nghiệp mới thành lập, các khoản chi phí phát sinh trước ngày cấp phép thường bị xem xét kỹ. Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản này (thuê văn phòng, mua sắm TSCĐ…) được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện.

Hạch toán (Thông tư 200/133):

+ Tập hợp chi phí: Nợ TK 242 (Chi phí trả trước), Nợ TK 211 (TSCĐ), Nợ TK 133 (Thuế GTGT – nếu được chuyển đổi tên hóa đơn) / Có TK 111, 338.

+ Không hạch toán thẳng vào TK 642 ngay thời điểm chưa hoạt động để đảm bảo nguyên tắc phù hợp (Matching Principle – VAS 01).

Hạch toán mua sắm Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ

Cần phân biệt rõ TSCĐ (trên 30 triệu, thời gian sử dụng > 1 năm theo Thông tư 45) và Công cụ dụng cụ (CCDC).

Bút toán hạch toán:

+ Mua TSCĐ: Nợ TK 211, Nợ TK 133 / Có TK 112/331.

+ Mua CCDC: Nợ TK 153 (Nhập kho) hoặc Nợ TK 242 (Xuất dùng ngay) / Có TK 111/112/331.

Lưu ý VAS 03/04: Giá trị ghi sổ của tài sản bao gồm giá mua cộng các chi phí liên quan trực tiếp (vận chuyển, lắp đặt) đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

Kê khai thuế GTGT đầu vào khi chưa có đầu ra

Doanh nghiệp mới thường có thuế GTGT đầu vào (mua sắm) lớn hơn đầu ra (chưa bán hàng). Kế toán kê khai vào chỉ tiêu [25] trên tờ khai 01/GTGT để được khấu trừ chuyển kỳ sau. Nếu số thuế khấu trừ quá lớn hoặc liên tục âm nhiều kỳ, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình mục đích sử dụng của hàng hóa/tài sản mua vào.

3. Case Study thực tế & Các lỗi thường gặp

Dưới đây là các tình huống thực tế về việc thuế kiểm tra doanh nghiệp mới thành lập giúp bạn tránh sai lầm phổ biến.

Case Study: Doanh nghiệp A bị ấn định thuế do “Quỹ tiền mặt ảo”

Tình huống: Công ty A đăng ký vốn điều lệ 10 tỷ đồng. Kế toán hạch toán Nợ 111/Có 411: 10 tỷ (dù thực tế cổ đông chưa góp đủ). Sau đó Công ty A đi vay ngân hàng mua xe ô tô và hạch toán chi phí lãi vay.

Kết luận kiểm tra: Cơ quan thuế loại toàn bộ chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu (theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP và TT 78). Đồng thời phạt hành vi hạch toán sai thực tế.

Giải pháp đúng: Chỉ hạch toán vào TK 411 số tiền thực tế đã thu. Phần còn thiếu theo dõi ngoài sổ sách.

So sánh chế độ kế toán Thông tư 133 và Thông tư 200

Tiêu chí Thông tư 133 (SME) Thông tư 200 (Doanh nghiệp lớn)
Tài khoản chi phí Sử dụng TK 6421 (Bán hàng), 6422 (Quản lý). Không có TK 641. Tách bạch TK 641 (Bán hàng) và TK 642 (Quản lý).
Đối tượng áp dụng Doanh nghiệp vừa và nhỏ, ít nghiệp vụ phức tạp. Mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là tập đoàn lớn.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu 1: Doanh nghiệp mới thành lập chưa phát sinh doanh thu có phải nộp tờ khai thuế không?

Có. Doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai thuế GTGT (dù không phát sinh thì nộp tờ khai trắng), tờ khai thuế TNCN (nếu có phát sinh trả lương) và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu chưa theo NĐ 123) đúng hạn để tránh bị phạt vi phạm hành chính.

Câu 2: Cơ quan thuế có xuống kiểm tra trụ sở ngay khi mới thành lập không?

Thường là có. Trong vòng 10-30 ngày sau khi cấp giấy phép hoặc khi doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử/phương pháp tính thuế, cán bộ thuế quản lý địa bàn sẽ xuống xác minh thực địa để đảm bảo doanh nghiệp không phải là “công ty ma”.

Câu 3: Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn xử lý thế nào?

Nếu tiền thuê dưới 100 triệu/năm, DN cần: Hợp đồng thuê nhà, Chứng từ thanh toán, và Bảng kê 01/TNDN (Thông tư 78/2014/TT-BTC) để được tính chi phí hợp lý. Nếu trên 100 triệu/năm, chủ nhà cần lên cơ quan thuế nộp thuế và cấp hóa đơn lẻ cho DN.

Câu 4: Mức phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế ban đầu là bao nhiêu?

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế dao động từ 2 triệu đến 25 triệu đồng tùy vào số ngày chậm nộp. Doanh nghiệp mới cần đặc biệt chú ý thời hạn này.

Việc nắm rõ nội dung thuế kiểm tra doanh nghiệp mới thành lập không chỉ giúp bạn tránh được các rủi ro pháp lý mà còn xây dựng hệ thống kế toán vững chắc ngay từ đầu. Hãy chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng quy định để hoạt động kinh doanh luôn suôn sẻ.

Đọc thêm: Doanh nghiệp mới thành lập được miễn thuế môn bài

Bài viết cùng chủ đề