Chỉ tiêu Phải thu ngắn hạn khác trên Bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Chỉ tiêu Phải thu ngắn hạn khác trên Bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Việc xác định đúng Chỉ tiêu Phải thu ngắn hạn khác trên Bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (Mã số 136) là một thách thức không nhỏ đối với kế toán viên, đặc biệt trong bối cảnh các quy định về thuế và chế độ kế toán ngày càng thắt chặt. Đây là khu vực thường xuyên bị cơ quan thuế “soi” kỹ nhất trong các kỳ thanh tra vì doanh nghiệp hay dùng làm nơi “treo” các khoản chi phí không hợp lệ. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách nhặt số liệu chính xác và xử lý rủi ro liên quan.

1. Quy định về Chỉ tiêu Phải thu ngắn hạn khác trên Bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Định nghĩa và phạm vi áp dụng

Theo hướng dẫn tại Thông tư 200, chỉ tiêu Phải thu ngắn hạn khác trên Bảng cân đối kế toán phản ánh các khoản phải thu không mang tính chất thương mại (không phát sinh từ giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường) và có kỳ hạn thu hồi còn lại không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường.

Kế toán cần phân biệt rõ với Phải thu khách hàng (Mã số 131). Mã số 131 dành cho quan hệ thương mại, còn Mã số 136 dành cho quan hệ tài chính, nội bộ hoặc thu hộ – chi hộ (cho mượn tiền, tạm ứng, bồi thường, ký cược…).

Nguồn số liệu (Data Sources) cấu thành chỉ tiêu

Để lên được chỉ tiêu này, kế toán căn cứ vào Tổng số dư Nợ chi tiết của các tài khoản sau:

  • TK 138 (1385, 1388): Phải thu về cổ phần hóa, thu hộ, cho vay, lãi đầu tư phải thu.
  • TK 141: Các khoản tạm ứng nhân viên chưa thanh toán.
  • TK 244: Các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược (ngắn hạn).
  • Các TK 334, 338, 136, 332: Nếu có số dư bên Nợ (ví dụ trả thừa lương, BHXH nộp thừa).

Lưu ý: Tuyệt đối không đưa số dư của TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý) vào đây. TK 1381 có chỉ tiêu riêng là “Tài sản thiếu chờ xử lý” – Mã số 139.

Nguyên tắc “Kỳ hạn còn lại” (Reclassification)

Thông tư 200 yêu cầu phân loại Ngắn hạn/Dài hạn dựa trên kỳ hạn thu hồi còn lại tại thời điểm lập báo cáo. Do đó, các khoản gốc dài hạn nhưng đến ngày 31/12 có hạn thu hồi dưới 12 tháng phải được chuyển lên Mã số 136.

2. Hướng dẫn tính toán và hạch toán vào Bảng cân đối kế toán

Công thức tính toán Mã số 136

Công thức tổng quát để xác định giá trị:
MS 136 = Dư Nợ (1385, 1388, 141, 244, 334…) [Chi tiết các khoản < 12 tháng] – Dự phòng (nếu trình bày thuần).

Ví dụ minh họa tình huống số liệu cụ thể

Tại ngày 31/12/2024, Công ty ABC có số dư các tài khoản như sau:

Tài khoản Nội dung kinh tế Số tiền (VNĐ) Xử lý trên BCTC
141 (Anh Nam) Tạm ứng công tác phí 50.000.000 Cộng vào MS 136
1388 (Cty X) Cho vay ngắn hạn 6 tháng 200.000.000 Cộng vào MS 136
244 (Chủ nhà) Ký quỹ thuê văn phòng 3 năm 100.000.000 Đưa vào MS 216 (Dài hạn)

Kết quả: Giá trị điền vào chỉ tiêu Phải thu ngắn hạn khác (MS 136) là: 50.000.000 + 200.000.000 = 250.000.000 VNĐ.

Quy định về bù trừ công nợ trên chỉ tiêu này

Không được tự động bù trừ giữa Bên Nợ và Bên Có của tài khoản 138. Kế toán phải lấy theo số dư chi tiết của từng đối tượng. Việc bù trừ chỉ được phép khi cùng một đối tượng vừa có quan hệ thu – trả và có văn bản xác nhận bù trừ công nợ.

3. Rủi ro Thuế tiềm ẩn và Sai sót thường gặp khi quyết toán

Rủi ro từ khoản Tạm ứng (TK 141) treo quá hạn

Một lỗi rất phổ biến tại các doanh nghiệp SME là để số dư TK 141 quá lớn và treo qua nhiều năm. Khi thanh tra thuế:

  • Nếu không có hồ sơ hoàn ứng hợp lý, khoản này có thể bị coi là thu nhập của cá nhân và bị truy thu thuế TNCN.
  • Chi phí phát sinh sau đó (khi hoàn ứng muộn) có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN do không đúng kỳ kế toán.

Rủi ro giao dịch liên kết và lãi vay (TK 1388)

Nhiều doanh nghiệp sử dụng TK 1388 để cho Giám đốc hoặc công ty đối tác vay mượn tiền. Rủi ro thuế ở đây cực kỳ lớn:

  • Ấn định lãi suất: Nếu cho vay 0%, cơ quan thuế có quyền ấn định lãi suất theo thị trường để truy thu thuế TNDN.
  • Giao dịch liên kết: Nếu cho vay đối với bên liên kết, doanh nghiệp buộc phải kê khai theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP và bị khống chế trần chi phí lãi vay (30% EBITDA).

Nhầm lẫn giữa “Phải thu khác” và “Phải thu khách hàng”

Các hoạt động thanh lý TSCĐ hoặc nhượng bán khoản đầu tư, dù không phải hoạt động kinh doanh chính, nhưng bản chất vẫn là quan hệ mua bán. Nên theo dõi trên TK 131 để quản lý công nợ chặt chẽ thay vì hạch toán vào TK 138.

Đọc thêm: Số dư tài khoản 131 trên Bảng cân đối kế toán

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1: Cho cá nhân vay tiền thì đưa vào chỉ tiêu Phải thu khách hàng (MS 131) hay Phải thu khác (MS 136)?
A: Đưa vào “Phải thu ngắn hạn khác” (MS 136). Bản chất đây là hoạt động hỗ trợ tài chính, không phải bán hàng hóa dịch vụ.

Q2: Số dư TK 3388 (Phải trả khác) nằm bên Nợ thì lên chỉ tiêu nào?
A: Nếu TK 3388 có số dư bên Nợ (trả thừa cho đối tác/nhân viên), số liệu này được cộng vào chỉ tiêu MS 136 bên phần Tài sản.

Q3: Ký quỹ thuê văn phòng 3 năm nhưng thanh toán 1 lần thì đưa vào MS 136 hay MS 216?
A: Ban đầu ghi nhận vào MS 216 (Dài hạn). Tuy nhiên, tại thời điểm lập báo cáo, nếu thời hạn hợp đồng còn lại dưới 12 tháng thì chuyển lên MS 136.

Q4: Có cần trích lập dự phòng cho các khoản “Phải thu khác” không?
A: Có. Theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, nếu quá hạn thanh toán hoặc khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng vào TK 2293 để được tính chi phí hợp lý.

Việc nắm vững chỉ tiêu Phải thu ngắn hạn khác trên Bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC không chỉ giúp số liệu báo cáo tài chính trung thực mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các khoản truy thu thuế không đáng có.

Bài viết cùng chủ đề