Công ty cổ phần bắt buộc phải có kế toán trưởng

Công ty cổ phần bắt buộc phải có kế toán trưởng hay không là câu hỏi khiến nhiều chủ doanh nghiệp và kế toán mới vào nghề băn khoăn, đặc biệt khi chuẩn bị lập báo cáo tài chính hoặc làm việc với ngân hàng, kiểm toán. Sau khi Luật Kế toán 2015, Nghị định 174/2016, Nghị định 41/2018 và Nghị định 80/2021 có hiệu lực, quy định về kế toán trưởng đã chặt chẽ và rõ ràng hơn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu chính xác khi nào công ty cổ phần phải bổ nhiệm kế toán trưởng, khi nào chỉ cần phụ trách kế toán, mức phạt nếu vi phạm và cách tổ chức bộ máy kế toán thực tế, dễ áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

1. Vai trò kế toán trưởng và vì sao công ty cổ phần cần quan tâm

1.1. Kế toán trưởng, người phụ trách kế toán và đơn vị kế toán

Theo Luật Kế toán 2015, kế toán trưởng là người tổ chức, điều hành toàn bộ công tác kế toán, ký và chịu trách nhiệm về báo cáo tài chính trước giám đốc và pháp luật. Người phụ trách kế toán là giải pháp tạm thời khi doanh nghiệp chưa đủ điều kiện bổ nhiệm kế toán trưởng, nhưng vẫn phải đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn nhất định.

Đơn vị kế toán là doanh nghiệp, tổ chức có tổ chức bộ máy kế toán riêng, lập và trình bày sổ sách, báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và các Thông tư như Thông tư 200 hoặc Thông tư 133.

1.2. Vai trò của kế toán trưởng với báo cáo tài chính và quản trị

Kế toán trưởng không chỉ kiểm soát hạch toán mà còn thiết kế hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, quy trình đối chiếu nhằm bảo đảm số liệu minh bạch, nhất quán. Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng với báo cáo tài chính, báo cáo quản trị gửi ban giám đốc, cổ đông và cơ quan nhà nước.

Trong công ty cổ phần, sai sót ở vị trí kế toán trưởng có thể dẫn tới chia cổ tức sai, định giá cổ phiếu không chính xác, gây tranh chấp giữa các cổ đông và bị cơ quan thuế, kiểm toán soi kỹ.

1.3. Vì sao pháp luật siết chặt yêu cầu kế toán trưởng ở công ty cổ phần

Công ty cổ phần thường có nhiều cổ đông, huy động vốn rộng rãi, giao dịch cổ phần phức tạp, nên rủi ro gian lận tài chính và xung đột lợi ích cao hơn. Do đó, nhà làm luật yêu cầu phải có kế toán trưởng đủ tiêu chuẩn để nâng cao tính minh bạch và bảo vệ cổ đông, nhà đầu tư.

Vai trò này cũng gắn với yêu cầu kiểm toán báo cáo tài chính, chuẩn bị hội nhập chuẩn mực quốc tế như IFRS, giúp doanh nghiệp tiếp cận vốn và đối tác tốt hơn.

2. Công ty cổ phần bắt buộc phải có kế toán trưởng trong những trường hợp nào?

2.1. Căn cứ pháp lý về nghĩa vụ bổ nhiệm kế toán trưởng

Điều 53 Luật Kế toán và các quy định hướng dẫn nêu rõ: đơn vị kế toán phải bố trí kế toán trưởng, trừ một số trường hợp được phép chỉ bố trí phụ trách kế toán. Nghị định 174/2016 quy định cụ thể tiêu chuẩn kế toán trưởng, còn Nghị định 41/2018 quy định mức phạt nếu doanh nghiệp không tổ chức bộ máy kế toán, không bổ nhiệm kế toán trưởng theo quy định.

Với công ty cổ phần, nếu không thuộc diện doanh nghiệp siêu nhỏ, việc có kế toán trưởng gần như là nghĩa vụ bắt buộc.

2.2. Công ty cổ phần siêu nhỏ, nhỏ, vừa, lớn – phân loại nghĩa vụ

Quy mô công ty cổ phần	Yêu cầu về kế toán trưởng
Siêu nhỏ (theo Nghị định 80/2021)	Có thể chỉ bố trí người phụ trách kế toán, không bắt buộc chức danh kế toán trưởng.
Nhỏ, vừa, lớn	Thông thường phải bổ nhiệm kế toán trưởng, có thể là nhân sự nội bộ hoặc thuê dịch vụ kế toán đủ điều kiện.

Khi doanh nghiệp tăng quy mô và vượt ngưỡng siêu nhỏ, cần rà soát lại nghĩa vụ và bổ sung kế toán trưởng kịp thời.

Thông tin thêm: Thay đổi Đăng ký Kinh doanh

2.3. Thời hạn phụ trách kế toán và yêu cầu chuyển sang kế toán trưởng

Pháp luật cho phép doanh nghiệp được cử người phụ trách kế toán tối đa một năm tài chính trong thời gian chưa tìm được kế toán trưởng đủ điều kiện. Sau thời hạn này, công ty cổ phần phải bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc ký hợp đồng dịch vụ kế toán trưởng với đơn vị đủ điều kiện hành nghề.

Việc liên tục “xoay vòng” người phụ trách kế toán nhiều năm là không đúng tinh thần quy định và tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt.

2.4. Mức phạt nếu không bố trí kế toán trưởng đúng quy định

Nếu công ty cổ phần thuộc diện bắt buộc nhưng không tổ chức bộ máy kế toán, không bố trí kế toán trưởng hoặc bố trí người không đủ điều kiện, có thể bị phạt tiền tới vài chục triệu đồng tùy hành vi. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn đối mặt nguy cơ báo cáo tài chính bị nghi ngờ, khó vay vốn, bị soi kỹ hơn trong thanh tra thuế và kiểm toán.

3. Thực tế triển khai: sai sót thường gặp và kinh nghiệm tổ chức kế toán trưởng

3.1. Case study: công ty cổ phần sản xuất chậm bổ nhiệm kế toán trưởng

Giả sử một công ty cổ phần sản xuất tại Bình Dương, doanh thu khoảng 80 tỷ đồng mỗi năm, trong ba năm liền chỉ để một kế toán tổng hợp đứng tên phụ trách kế toán. Khi xin tăng hạn mức tín dụng, ngân hàng yêu cầu có kế toán trưởng đủ tiêu chuẩn và đánh giá lại toàn bộ báo cáo tài chính, khiến doanh nghiệp chậm giải ngân, bị kiểm toán điều chỉnh nhiều chỉ tiêu.

3.2. Các lỗi phổ biến khi bố trí kế toán trưởng và cách khắc phục

+ Bổ nhiệm người không đủ trình độ, kinh nghiệm, không có chứng chỉ theo quy định nhưng vẫn để ký báo cáo tài chính, hồ sơ vay vốn, hồ sơ thuế.

+ Để kế toán trưởng kiêm thủ quỹ, thủ kho, dễ phát sinh gian lận hoặc sai lệch số liệu tồn kho, chi phí doanh nghiệp.

+ Không có biên bản bàn giao khi thay kế toán trưởng, dẫn đến thất lạc hồ sơ, khó giải trình với cơ quan thuế và kiểm toán.

– Giải pháp là xây dựng checklist tiêu chuẩn kế toán trưởng, phân tách rõ nhiệm vụ, lập quy trình bàn giao, lưu trữ hồ sơ theo chế độ kế toán hiện hành.

3.3. Thuê dịch vụ kế toán làm kế toán trưởng hay xây bộ máy nội bộ?

Với doanh nghiệp nhỏ, thuê tổ chức dịch vụ kế toán đủ điều kiện đứng tên kế toán trưởng giúp tiết kiệm chi phí, tận dụng kinh nghiệm thực tế và cập nhật luật thường xuyên. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn cần người nội bộ phụ trách chứng từ, theo dõi công nợ, kho hàng để dữ liệu kịp thời.

Với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200, có kiểm toán hàng năm, nên xây phòng kế toán 3 đến 5 người, có kế toán trưởng nội bộ am hiểu hoạt động, phối hợp chặt với kiểm toán và nhà đầu tư.

3.4. Checklist giúp công ty cổ phần tuân thủ quy định về kế toán trưởng

+ Xác định quy mô theo Nghị định 80/2021 để biết doanh nghiệp mình có thuộc diện siêu nhỏ hay không.

+ Kiểm tra nghĩa vụ bổ nhiệm kế toán trưởng, thời hạn phụ trách kế toán còn bao lâu.

+ Lựa chọn mô hình thuê ngoài hay nhân sự nội bộ, rà soát điều kiện ứng viên theo Luật Kế toán và Nghị định 174/2016.

+ Soạn quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ, cập nhật thông tin với Sở Kế hoạch và Đầu tư, ngân hàng và cơ quan thuế.

4. FAQ về việc công ty cổ phần bắt buộc phải có kế toán trưởng

Câu 1: Công ty cổ phần mới thành lập có phải bổ nhiệm kế toán trưởng ngay không?

Khi mới thành lập, công ty cổ phần phải bố trí người chịu trách nhiệm về công tác kế toán. Nếu chưa tìm được kế toán trưởng đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể cử người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán, nhưng chỉ trong thời gian tối đa một năm tài chính, sau đó bắt buộc phải có kế toán trưởng.

Câu 2: Công ty cổ phần siêu nhỏ có bắt buộc phải có kế toán trưởng không?

Nếu công ty cổ phần đáp ứng tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ theo Nghị định 80/2021, doanh nghiệp có thể chỉ bố trí người phụ trách kế toán, không bắt buộc có kế toán trưởng. Tuy nhiên, người phụ trách kế toán vẫn phải có trình độ phù hợp và chịu trách nhiệm về số liệu kế toán trước pháp luật.

Câu 3: Một cá nhân có thể làm kế toán trưởng cho hai công ty cổ phần không?

Pháp luật cho phép người hành nghề kế toán đủ điều kiện có thể ký hợp đồng làm kế toán trưởng cho nhiều đơn vị, miễn là không vi phạm các trường hợp bị cấm như có quan hệ gia đình với người quản lý hoặc kiêm nhiệm thủ quỹ, thủ kho. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ khối lượng công việc và rủi ro xung đột lợi ích trước khi quyết định.

Câu 4: Không bổ nhiệm kế toán trưởng đúng hạn, công ty cổ phần bị phạt bao nhiêu?

Nếu thuộc diện bắt buộc nhưng không bổ nhiệm kế toán trưởng, không tổ chức bộ máy kế toán hoặc bố trí người không đủ điều kiện, công ty cổ phần có thể bị phạt tiền theo Nghị định 41/2018 với mức phạt dành cho tổ chức cao hơn cá nhân. Quan trọng hơn, doanh nghiệp còn bị giảm uy tín với ngân hàng, nhà đầu tư, kiểm toán và cơ quan thuế.

Tóm lại, công ty cổ phần bắt buộc phải có kế toán trưởng trong hầu hết trường hợp, trừ khi doanh nghiệp được xếp loại siêu nhỏ và đáp ứng đủ điều kiện áp dụng ngoại lệ. Việc bổ nhiệm đúng người, đúng thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, mà còn nâng cao chất lượng báo cáo tài chính, hỗ trợ quản trị, huy động vốn và làm việc với kiểm toán, ngân hàng. Chủ doanh nghiệp và kế toán nên rà soát lại quy mô, cơ cấu bộ máy kế toán, quy trình hạch toán theo Thông tư 200 hoặc Thông tư 133, đồng thời tham khảo thêm các hướng dẫn chuyên sâu để hoàn thiện hệ thống kế toán một cách bền vững.

Tham khảo thêm: Doanh nghiệp có bắt buộc phải có kế toán trưởng hay không? Trường hợp bắt buộc mà không có kế toán trưởng sẽ bị phạt thế nào?

 

Bài viết cùng chủ đề

::contentReference[oaicite:0]{index=0}