Hướng dẫn hạch toán phải thu nội bộ vào tài khoản 136

Hạch toán phải thu nội bộ vào tài khoản 136 là kỹ năng quan trọng đối với kế toán viên, đặc biệt trong doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc. Việc quản lý công nợ nội bộ đúng chuẩn giúp báo cáo tài chính minh bạch và tuân thủ quy định của Thông tư 133 và Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Nếu bạn gặp khó khăn khi phân loại hoặc ghi nhận các khoản chi hộ, thu hộ giữa các bộ phận, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ khái niệm đến cách hạch toán các nghiệp vụ phức tạp. Mục tiêu là giúp bạn thực hiện đúng tài khoản 136 và vận hành hệ thống kế toán hiệu quả, chính xác.

1. Phải thu nội bộ là gì và vai trò của tài khoản 136 trong doanh nghiệp

Khái niệm phải thu nội bộ theo Thông tư 133 và 200

Phải thu nội bộ là các khoản nợ phát sinh giữa đơn vị cấp trên và các đơn vị trực thuộc, hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng một tổ chức. Các khoản này có thể bao gồm vốn kinh doanh đã giao, chênh lệch tỷ giá, chi hộ, thu hộ, hay các khoản thanh toán thay mặt. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC, đây là những giao dịch tài chính không liên quan đến bên ngoài, đòi hỏi sự theo dõi và hạch toán riêng biệt.

Vai trò quan trọng của tài khoản 136

Tài khoản 136 đóng vai trò then chốt trong việc theo dõi và quản lý công nợ nội bộ, đảm bảo dòng tiền và vốn kinh doanh được phân bổ hợp lý giữa các đơn vị. Việc ghi nhận chính xác giúp ban lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của toàn bộ doanh nghiệp, hỗ trợ ra quyết định quản lý và lập báo cáo tài chính tổng hợp một cách minh bạch, tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).

Phân biệt tài khoản 136 với các tài khoản khác

Khác với tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng) phản ánh công nợ với đối tác bên ngoài, hoặc tài khoản 138 (Phải thu khác) cho các khoản không thuộc hoạt động kinh doanh chính, tài khoản 136 đặc thù chỉ dùng cho các giao dịch nội bộ. Việc phân biệt rõ ràng giúp kế toán tránh nhầm lẫn, đảm bảo số liệu chính xác khi đối chiếu và lập báo cáo tài chính doanh nghiệp.

2. Cấu trúc và phân loại tài khoản 136 theo Thông tư 133

Giới thiệu các tài khoản cấp 2 của tài khoản 136

Theo Thông tư 133, tài khoản 136 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 để theo dõi từng loại phải thu nội bộ:

+ 1361 – Phải thu về vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc: Ghi nhận các khoản vốn đã cấp hoặc luân chuyển giữa các đơn vị.

+ 1363 – Phải thu về chi hộ, trả hộ giữa các đơn vị: Phản ánh các khoản mà một đơn vị chi trả thay cho đơn vị khác.

+ 1368 – Phải thu nội bộ khác: Dùng cho các khoản phải thu nội bộ không thuộc các loại trên, đảm bảo không bỏ sót nghiệp vụ.

Phân biệt và chức năng từng loại tài khoản cấp 2

Mỗi tài khoản cấp 2 có chức năng riêng, giúp kế toán phân loại chính xác bản chất từng khoản phải thu. Ví dụ, 1361 phản ánh dòng vốn, trong khi 1363 tập trung vào các dịch vụ chi hộ đơn thuần. Việc sử dụng đúng tài khoản cấp 2 là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, dễ dàng kiểm tra đối chiếu công nợ và lập báo cáo tài chính tổng hợp một cách chính xác, tránh sai sót khi kiểm toán các giao dịch nội bộ.

3. Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán phải thu nội bộ vào tài khoản 136

Các nghiệp vụ phổ biến và cách ghi nhận hạch toán

Các nghiệp vụ hạch toán phải thu nội bộ rất đa dạng.

+ Chi hộ, trả hộ: Khi đơn vị A chi tiền thay cho đơn vị B: Nợ TK 136 (1363 – Đơn vị B) / Có TK 111, 112 (số tiền chi hộ).

+ Giao vốn cho đơn vị trực thuộc: Khi công ty mẹ giao vốn cho chi nhánh: Nợ TK 1361 (Chi nhánh) / Có TK 111, 112.

+ Thanh toán bù trừ công nợ nội bộ: Xảy ra khi đơn vị A nợ B, và B nợ A. Ví dụ, B nợ A 50 triệu: Nợ TK 336 / Có TK 136 (số tiền bù trừ).

Những lỗi thường gặp và cách khắc phục

Các doanh nghiệp SME thường gặp lỗi khi hạch toán 136. Một lỗi phổ biến là nhầm lẫn giữa phải thu nội bộ (136) với phải thu khách hàng (131) hoặc phải thu khác (138). Điều này làm sai lệch báo cáo tài chính.

Để khắc phục, cần xác định rõ đối tượng nợ: nếu là đơn vị trong cùng hệ thống thì dùng 136. Một lỗi khác là không đối chiếu công nợ nội bộ định kỳ, dẫn đến chênh lệch số liệu. Giải pháp là lập biên bản đối chiếu công nợ thường xuyên và điều chỉnh kịp thời, đảm bảo mọi khoản chi phí doanh nghiệp đều được ghi nhận đúng.

4. FAQ về hạch toán tài khoản 136 phải thu nội bộ

Q1: Tài khoản 136 dùng để ghi nhận những khoản phải thu nào?

A1: Tài khoản 136 dùng để ghi nhận các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị trực thuộc, hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau, bao gồm vốn kinh doanh, chênh lệch giá, chi hộ, thu hộ và các công nợ nội bộ khác.

Q2: Làm thế nào để đối chiếu và xử lý công nợ nội bộ chính xác?

A2: Định kỳ, các đơn vị liên quan cần lập biên bản đối chiếu công nợ, xác nhận số dư và nguyên nhân chênh lệch (nếu có). Sau đó, thực hiện các bút toán điều chỉnh cần thiết để đảm bảo số liệu trùng khớp.

Q3: Khi nào cần mở tài khoản cấp 2 của tài khoản 136?

A3: Cần mở tài khoản cấp 2 khi doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc và các loại hình phải thu nội bộ đa dạng, phức tạp, nhằm quản lý chi tiết từng khoản mục và dễ dàng lập báo cáo tài chính.

Q4: Có những loại nghiệp vụ kế toán nào thường áp dụng tài khoản 136?

A4: Các nghiệp vụ phổ biến gồm chi hộ/trả hộ, giao vốn kinh doanh, thanh toán bù trừ các khoản nợ phải thu/phải trả nội bộ, ghi nhận doanh thu nội bộ, và chuyển giao tài sản giữa các đơn vị trực thuộc.

Nắm vững cách hạch toán tài khoản 136 – Phải thu nội bộ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Qua bài viết này, bạn đã được làm rõ khái niệm, kết cấu tài khoản và các nghiệp vụ hạch toán theo Thông tư 133 và Thông tư 200.

Doanh nghiệp cần đảm bảo quy trình kế toán nội bộ được thực hiện chặt chẽ, có chứng từ đầy đủ và đối chiếu thường xuyên để tránh sai sót. Nếu cần, hãy mạnh dạn rà soát lại quy trình hiện tại hoặc tìm đến chuyên gia để được tư vấn, từ đó nâng cao hiệu quả công tác kế toán và quản trị tài chính.

Bài viết cùng chủ đề