Hạch toán tài khoản 136 theo thông tư 133: Hướng dẫn chi tiết

Việc hạch toán tài khoản 136 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC giữ vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs). Thông tư 133 đã đơn giản hóa nhiều quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi nhận và quản lý các khoản phải thu nội bộ. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật, kế toán viên cần nắm vững nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán tài khoản này.

Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước hạch toán, kèm ví dụ minh họa cụ thể, giúp bạn dễ dàng áp dụng vào thực tế và xử lý đúng các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 136.

1. Tài khoản 136 là gì? Khái niệm và kết cấu theo Thông tư 133

1.1. Định nghĩa tài khoản 136 – Phải thu nội bộ theo Thông tư 133

Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ, được quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC, dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu giữa đơn vị cấp trên với các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân (các chi nhánh, phòng ban, phân xưởng) hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng một công ty, doanh nghiệp. Đây là tài khoản quan trọng giúp quản lý dòng vốn nội bộ, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát tốt các giao dịch tài chính giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

1.2. Kết cấu tài khoản và các khoản phải thu nội bộ phản ánh trên tài khoản 136

Tài khoản 136 có kết cấu như sau:

+ Bên Nợ: Ghi nhận số vốn kinh doanh đã giao cho các đơn vị trực thuộc, các khoản đã chi hộ, trả hộ, tiền đã cấp cho đơn vị cấp dưới để thực hiện các dự án, công trình, hoặc các khoản phải thu nội bộ khác.

+ Bên Có: Ghi nhận số vốn kinh doanh của đơn vị trực thuộc đã được cấp trên thu hồi, các khoản đơn vị cấp dưới đã trả lại hoặc thanh toán cho đơn vị cấp trên, hoặc các khoản phải thu nội bộ khác đã được xử lý.

+ Số dư bên Nợ: Phản ánh số tiền còn phải thu từ các đơn vị nội bộ tại thời điểm cuối kỳ.

2. Phân loại tài khoản 136 cấp 2 và nội dung chi tiết

2.1. Giới thiệu các tài khoản cấp 2: 1361, 1362, 1363, 1368

Để chi tiết hóa các khoản phải thu nội bộ, Thông tư 133 chia tài khoản 136 thành các tài khoản cấp 2 như sau:

+ Tài khoản 1361 – Vốn kinh doanh đơn vị trực thuộc: Phản ánh số vốn kinh doanh mà đơn vị cấp trên đã giao cho các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân.

+ Tài khoản 1362 – Phải thu nội bộ về chênh lệch tỷ giá: Dùng để ghi nhận các khoản phải thu nội bộ phát sinh từ chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ giữa các đơn vị.

+ Tài khoản 1363 – Phải thu nội bộ phí đi vay được vốn hóa: Phản ánh các khoản phải thu nội bộ liên quan đến phí đi vay đã được vốn hóa vào giá trị tài sản.

+ Tài khoản 1368 – Phải thu nội bộ khác: Bao gồm tất cả các khoản phải thu nội bộ còn lại không thuộc ba loại trên, như các khoản chi hộ, thu hộ, thanh toán hộ giữa các đơn vị trực thuộc.

2.2. Nội dung và phạm vi ứng dụng từng loại tài khoản cấp 2

Việc phân loại chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi từng loại công nợ nội bộ. Ví dụ, 1361 giúp quản lý vốn đầu tư nội bộ, trong khi 1368 là “tổng hợp” cho các giao dịch vặt vãnh hơn. Đối với SMEs, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ chi hộ, thu hộ giữa trụ sở chính và chi nhánh, do đó, việc hạch toán đúng tài khoản cấp 2 sẽ đảm bảo tính chính xác cho báo cáo tài chính hợp nhất (nếu có) và quản lý công nợ hiệu quả hơn.

3. Hướng dẫn chi tiết hạch toán tài khoản 136 theo Thông tư 133

3.1. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận hạch toán

Nguyên tắc cơ bản là mọi giao dịch nội bộ phải có chứng từ đầy đủ và hợp lệ. Kế toán cần ghi nhận kịp thời, chính xác các khoản giao vốn, chi hộ, trả hộ, hoặc thu hồi vốn. Các khoản giao dịch này phải được đối chiếu thường xuyên để tránh sai sót và đảm bảo số liệu trên sổ sách khớp với thực tế.

3.2. Ví dụ minh họa các bút toán kế toán với tài khoản 136 và các tài khoản cấp 2

Ví dụ: Công ty A cấp vốn bằng tiền mặt 50.000.000 VNĐ cho Chi nhánh B.

+ Tại Công ty A (đơn vị cấp trên):

Nợ TK 1361: 50.000.000 VNĐ

Có TK 111 (hoặc 112): 50.000.000 VNĐ

Lưu ý cho SMEs: Một lỗi phổ biến là việc không phân biệt rõ ràng giữa khoản cấp vốn (1361) và các khoản chi hộ thông thường (1368), dẫn đến sai lệch trong quản lý vốn nội bộ. Cách khắc phục là luôn dựa vào bản chất giao dịch và chứng từ gốc để xác định đúng tài khoản cấp 2.

3.3. Quản lý công nợ nội bộ, đối chiếu số dư và xử lý chênh lệch

Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình đối chiếu công nợ nội bộ định kỳ (hàng tháng, quý) giữa các đơn vị. Mọi chênh lệch phát sinh phải được xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời thông qua bút toán điều chỉnh hoặc biên bản xác nhận. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán và báo cáo tài chính.

4. FAQ về hạch toán tài khoản 136 theo Thông tư 133

Q1: Tài khoản 136 phản ánh những khoản phải thu nội bộ nào?

A1: Tài khoản 136 phản ánh các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân, hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. Bao gồm vốn kinh doanh đã giao, các khoản chi hộ, trả hộ, thanh toán hộ, chênh lệch tỷ giá, phí đi vay được vốn hóa và các khoản phải thu nội bộ khác.

Q2: Phân biệt các tài khoản cấp 2 của tài khoản 136 ra sao?

A2: Các tài khoản cấp 2 được phân biệt dựa trên bản chất giao dịch: 1361 cho vốn kinh doanh, 1362 cho chênh lệch tỷ giá, 1363 cho phí đi vay được vốn hóa, và 1368 là “tài khoản tổng hợp” cho các khoản phải thu nội bộ khác không thuộc các loại trên. Việc phân biệt chính xác giúp theo dõi chi tiết và quản lý hiệu quả.

Q3: Doanh nghiệp khi nào cần mở tài khoản 136 và các tài khoản cấp 2?

A3: Doanh nghiệp cần mở tài khoản 136 và các tài khoản cấp 2 khi có các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân (chi nhánh hạch toán phụ thuộc) và phát sinh các giao dịch tài chính nội bộ giữa các đơn vị này với trụ sở chính hoặc giữa chúng với nhau.

Q4: Làm thế nào để kiểm soát và quản lý số dư tài khoản 136 hiệu quả?

A4: Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp nên: thiết lập quy trình chứng từ rõ ràng cho mọi giao dịch nội bộ; thường xuyên đối chiếu công nợ giữa các đơn vị; sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa việc theo dõi; và định kỳ đánh giá, xử lý các khoản phải thu tồn đọng.

Việc nắm vững cách hạch toán tài khoản 136 theo Thông tư 133 là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa duy trì hệ thống kế toán chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Khi kế toán viên hiểu rõ bản chất, kết cấu tài khoản, phân loại đúng các tài khoản cấp 2 và thực hiện chuẩn các bút toán nghiệp vụ, công tác quản lý công nợ nội bộ sẽ trở nên hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chú trọng đối chiếu số dư định kỳ, quản lý chặt chẽ các khoản phải thu nội bộ và thường xuyên rà soát quy trình làm việc. Việc liên tục cập nhật kiến thức và tham khảo các hướng dẫn chuyên sâu sẽ giúp nâng cao nghiệp vụ và hạn chế sai sót trong thực tế.

Bài viết cùng chủ đề