Kế toán hộ kinh doanh cần làm những gì

Kế toán hộ kinh doanh cần làm những gì

Kế toán hộ kinh doanh cần làm những gì là câu hỏi tiên quyết khi các chủ cơ sở chuyển đổi từ mô hình khoán sang phương pháp kê khai đầy đủ. Với sự thay đổi mạnh mẽ của Thông tư 88/2021/TT-BTC và xu hướng quản lý thuế số hóa dự kiến năm 2025, chủ hộ kinh doanh không thể chỉ “áng chừng” doanh thu mà phải thực hiện chuẩn chỉ 3 nhiệm vụ cốt lõi: lập chứng từ, ghi sổ sách và kê khai thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện giúp bạn minh bạch tài chính và tránh rủi ro bị ấn định thuế.

1. Khung pháp lý và 7 loại sổ sách kế toán bắt buộc (Thông tư 88/2021/TT-BTC)

Để trả lời chính xác câu hỏi kế toán hộ kinh doanh cần làm những gì, trước hết bạn cần xác định đối tượng áp dụng và công cụ ghi chép sổ sách theo quy định pháp luật.

Đối tượng phải thực hiện chế độ kế toán đầy đủ

+ Hộ kinh doanh quy mô lớn: Có doanh thu năm trên 10 tỷ đồng (lĩnh vực thương mại, dịch vụ) hoặc trên 3 tỷ đồng (lĩnh vực sản xuất, nông nghiệp).

+ Hộ kinh doanh lựa chọn phương pháp kê khai: Đây là nhóm đối tượng tự nguyện hoặc bắt buộc thực hiện chế độ sổ sách để xác định doanh thu thực tế.

+ Lưu ý: Hộ khoán chỉ cần lưu trữ hồ sơ chứng từ, không bắt buộc thực hiện chế độ sổ sách nghiêm ngặt như hộ kê khai.

Chi tiết 7 mẫu sổ kế toán theo Thông tư 88

Khác với doanh nghiệp phải tuân thủ hàng chục tài khoản nợ/có phức tạp (như Thông tư 133 hay 200), chế độ kế toán hộ kinh doanh tập trung vào việc ghi đơn (Single Entry) để theo dõi dòng tiền và hàng hóa. Dưới đây là 7 loại sổ bắt buộc:

+ Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1-HKD).

+ Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2-HKD).

+ Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (Mẫu S3-HKD).

+ Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế (Mẫu S4-HKD).

+ Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương (Mẫu S5-HKD).

+ Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu S6-HKD).

+ Sổ tiền gửi ngân hàng (Mẫu S7-HKD).

Tiêu chí Hộ kinh doanh (TT 88) Doanh nghiệp SME (TT 133)
Phương pháp ghi Ghi đơn (Theo dõi thu – chi – tồn) Ghi kép (Bút toán Nợ – Có)
Báo cáo tài chính Không bắt buộc lập BCTC Bắt buộc lập đầy đủ

Đọc thêm: Doanh thu hộ kinh doanh bao nhiêu thì phải đóng thuế

2. Quy trình thực hiện công việc kế toán hàng ngày và hàng tháng

Đây là phần quan trọng nhất giải đáp cho câu hỏi kế toán hộ kinh doanh cần làm những gì trong thực tế vận hành.

Quản lý hóa đơn, chứng từ (Đầu vào & Đầu ra)

+ Đầu ra: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn điện tử (thường là loại có mã của cơ quan thuế) ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ cho người mua, bất kể giá trị lớn hay nhỏ.

+ Đầu vào: Kế toán cần tập hợp đầy đủ hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, ủy nhiệm chi để chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

+ Lưu ý quan trọng: Mặc dù hộ kinh doanh nộp thuế tính trên tỷ lệ doanh thu (không khấu trừ chi phí), nhưng việc chứng minh đầu vào hợp pháp là bắt buộc. Nếu không có hóa đơn đầu vào, hàng hóa có thể bị coi là nhập lậu và bị ấn định thuế suất phạt.

Hướng dẫn ghi sổ (Ví dụ thực tế)

Nguyên tắc ghi sổ là trung thực, liên tục và theo trình tự thời gian (tương đồng với nguyên tắc cơ bản của chuẩn mực kế toán VAS 01).

– Ví dụ ghi Sổ S1-HKD (Doanh thu): Ngày 15/05/2025, hộ kinh doanh bán 100 áo sơ mi cho khách hàng A, giá 200.000đ/cái, đã thu bằng tiền mặt.

+ Cột A (Ngày tháng): 15/05/2025.

+ Cột B (Số hiệu chứng từ): Số hóa đơn điện tử đã xuất.

+ Cột 1 (Doanh thu): 20.000.000đ.

– Ví dụ ghi Sổ S2-HKD (Nhập xuất tồn): Theo dõi chặt chẽ số lượng nhập vào và xuất ra để quản lý kho, tránh thất thoát tài sản (mục đích tương tự VAS 10 về Hàng tồn kho).

Kê khai và nộp thuế (Thông tư 40/2021/TT-BTC)

+ Lập tờ khai: Sử dụng mẫu tờ khai 01/CNKD trên hệ thống thuế điện tử (Etax).

+ Thời hạn: Chậm nhất là ngày 20 của tháng sau (đối với kê khai tháng) hoặc ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo (đối với kê khai quý).

+ Cách tính thuế: Số thuế phải nộp = Doanh thu tính thuế x Tỷ lệ % (GTGT + TNCN). Ví dụ: Lĩnh vực phân phối, cung cấp hàng hóa nộp 1% GTGT và 0.5% TNCN.

3. Case Study: Sai sót thường gặp và Rủi ro khi chuyển đổi số

Thực tế cho thấy, nhiều hộ kinh doanh bị phạt nặng không phải vì trốn doanh thu mà vì thiếu hiểu biết về quy định lưu trữ sổ sách.

Case Study: Hộ kinh doanh A bị ấn định thuế do thiếu sổ sách

Tình huống: Hộ kinh doanh A đăng ký nộp thuế theo phương pháp kê khai. Hộ A xuất hóa đơn đầu ra rất đầy đủ nhưng không ghi chép Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa (S2-HKD) và vứt bỏ các hóa đơn mua vào vì nghĩ “thuế tính trên đầu ra nên đầu vào không quan trọng”.

Hậu quả: Khi cơ quan thuế kiểm tra, Hộ A không chứng minh được nguồn gốc số hàng đã bán. Cơ quan thuế ấn định lại doanh thu tính thuế cao hơn thực tế và phạt hành chính về hành vi không chấp hành chế độ kế toán theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Bài học: Phải duy trì sự khớp đúng “ba chân” giữa: Hóa đơn đầu vào -> Sổ sách kế toán (S2) -> Tờ khai thuế -> Hóa đơn đầu ra.

Lưu ý về Nghị định 70/2025/NĐ-CP (Cập nhật mới)

Xu hướng quản lý thuế từ năm 2025-2026 sẽ tập trung vào tính minh bạch của dữ liệu, đặc biệt là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Kế toán hộ kinh doanh cần chủ động cập nhật phần mềm kế toán có tính năng tích hợp hóa đơn điện tử để giảm thao tác thủ công, đảm bảo số liệu trên tờ khai khớp đúng với dữ liệu trên hệ thống của Tổng cục Thuế.

4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu 1: Hộ kinh doanh có cần thuê kế toán trưởng không?

Trả lời: Không. Luật Kế toán và Thông tư 88 không bắt buộc hộ kinh doanh phải bổ nhiệm kế toán trưởng. Chủ hộ có thể tự làm hoặc thuê dịch vụ kế toán/kế toán viên ghi chép sổ sách giúp.

Câu 2: Hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào có bị phạt không?

Trả lời: Có thể bị phạt và ấn định thuế. Dù thuế tính trên doanh thu, nhưng bạn phải chứng minh hàng hóa có nguồn gốc hợp pháp. Hàng hóa không hóa đơn có thể bị coi là hàng nhập lậu hoặc trôi nổi.

Câu 3: Có bắt buộc phải in sổ sách kế toán ra giấy không?

Trả lời: Bạn có thể thực hiện trên phần mềm máy tính. Tuy nhiên, cuối kỳ (tháng/quý/năm) nên in ra, ký tên chủ hộ và lưu trữ cẩn thận để phục vụ công tác thanh kiểm tra của cơ quan thuế khi cần thiết.

Câu 4: Hộ kinh doanh nộp thuế kê khai có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

Trả lời: Không. Hộ kinh doanh tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (Tỷ lệ % trên doanh thu), nên không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào như doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.

Hiểu rõ kế toán hộ kinh doanh cần làm những gì không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng để quản trị dòng tiền hiệu quả. Hãy bắt đầu rà soát lại hệ thống sổ sách ngay hôm nay để đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn an toàn và bền vững.

Bài viết cùng chủ đề