Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào lập hóa đơn thay thế

Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào lập hóa đơn thay thế

Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào lập hóa đơn thay thế là câu hỏi phổ biến mà nhiều kế toán doanh nghiệp đang bối rối, đặc biệt sau khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực. Việc phân biệt đúng hai loại hóa đơn này giúp doanh nghiệp xử lý sai sót hóa đơn điện tử đúng quy định, tránh bị xử phạt hoặc mất quyền khấu trừ thuế GTGT. Bài viết dưới đây hướng dẫn cụ thể từng trường hợp, thủ tục và cách kê khai kế toán theo quy định mới nhất.

1. Khái niệm và phân biệt “hóa đơn điều chỉnh” và “hóa đơn thay thế”

1.1. Định nghĩa hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh được lập khi hóa đơn gốc có sai sót nhưng vẫn còn giá trị pháp lý, ví dụ sai số tiền, sai thuế suất hoặc ghi thiếu hàng hóa. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…”. Sau khi lập, doanh nghiệp kê khai bổ sung theo hướng tăng hoặc giảm doanh thu, thuế GTGT tương ứng.

1.2. Định nghĩa hóa đơn thay thế

Hóa đơn thay thế được sử dụng khi hóa đơn gốc có sai nghiêm trọng hoặc không thể điều chỉnh, như sai mã số thuế người mua, sai tên hàng hoặc hóa đơn bị mất, rách. Hóa đơn mới phải ghi “Thay thế cho hóa đơn số… ngày…”. Sau khi lập, hóa đơn cũ được đánh dấu “đã thay thế” trong hệ thống hóa đơn điện tử.

1.3. So sánh nhanh: hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Tiêu chí Hóa đơn điều chỉnh Hóa đơn thay thế
Mức độ sai sót Sai số liệu, thuế suất, số lượng Sai nghiêm trọng, không thể điều chỉnh
Cách ghi chú “Điều chỉnh cho hóa đơn…” “Thay thế cho hóa đơn…”
Ảnh hưởng kê khai Kê khai bổ sung theo chênh lệch Kê khai lại toàn bộ hóa đơn mới

Tìm hiểu thêm: Xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định

2. Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào lập hóa đơn thay thế – hướng dẫn chi tiết

2.1. Các trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh

Doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh khi:

+ Sai thuế suất GTGT, đơn giá, số lượng hàng hóa.

+ Hàng hóa trả lại, giảm giá sau khi đã lập hóa đơn.

Thủ tục gồm: lập hóa đơn điều chỉnh, ký số, gửi cho người mua và cơ quan thuế. Kế toán cần lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh giữa hai bên và kê khai trên tờ khai GTGT kỳ phát sinh.

2.2. Các trường hợp lập hóa đơn thay thế

Lập hóa đơn thay thế trong các trường hợp:

– Sai mã số thuế, sai tên hàng, sai tên người mua khiến hóa đơn không hợp lệ.

– Hóa đơn bị mất, rách, biến dạng hoặc không thể điều chỉnh được bằng biên bản.

Doanh nghiệp lập hóa đơn mới ghi “Thay thế cho hóa đơn số…”, sau đó gửi thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế để cập nhật trạng thái.

2.3. Cập nhật mới theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Từ 01/06/2025, doanh nghiệp không được hủy hóa đơn sai mà phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Mọi trường hợp sai sót đều cần lập biên bản giữa người bán – người mua, lưu cùng hóa đơn. Mẫu thông báo sai sót gửi cơ quan thuế theo quy định mới được chuẩn hóa trên cổng HĐĐT.

2.4. Kê khai thuế và lưu trữ hóa đơn

Hóa đơn điều chỉnh được kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh. Nếu là hóa đơn thay thế, doanh nghiệp kê khai như hóa đơn mới và hủy giá trị hóa đơn cũ. Cả hai loại phải lưu kèm biên bản, bản gốc, bản thay thế/điều chỉnh và chứng từ thanh toán để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.

3. Xử lý kế toán & tình huống thực tiễn cho doanh nghiệp nhỏ

3.1. Hạch toán kế toán khi có hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Khi điều chỉnh tăng doanh thu, kế toán ghi Nợ 131/Có 511, 3331. Khi điều chỉnh giảm doanh thu: ghi Nợ 511, 3331/Có 131. Đối với hóa đơn thay thế, kế toán hạch toán lại toàn bộ giao dịch theo hóa đơn mới, đồng thời cập nhật sổ chi tiết công nợ.

3.2. Case study thực tế doanh nghiệp SME

Một doanh nghiệp thương mại tại Hà Nội phát hành hóa đơn sai mã số thuế người mua. Theo quy định mới, kế toán lập hóa đơn thay thế, ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn số…”, gửi lại cho khách và thông báo cơ quan thuế. Việc xử lý nhanh giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu và đảm bảo quyền khấu trừ thuế đầu vào của người mua.

3.3. Những lỗi kế toán phổ biến và cách khắc phục

Các lỗi thường gặp gồm: không lập biên bản thỏa thuận, lập sai loại hóa đơn, kê khai chậm kỳ, hoặc không gửi thông báo 04/SS-HĐĐT. Doanh nghiệp nên áp dụng checklist kiểm soát trước khi phát hành hóa đơn: kiểm tra mã số thuế, thông tin người mua, số tiền và thuế suất.

3.4. Lưu ý tuân thủ & rủi ro nếu không xử lý đúng

Nếu không điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ 4–8 triệu đồng, bị truy thu hoặc mất quyền khấu trừ thuế GTGT. Kế toán cần cập nhật thường xuyên quy định và lưu trữ đầy đủ hồ sơ hóa đơn điện tử theo chuẩn của Tổng cục Thuế.

4. FAQ – Các câu hỏi thường gặp

Q1: Hóa đơn sai tên người mua nhưng đúng mã số thuế có cần lập điều chỉnh không?
A: Không cần lập hóa đơn mới, chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Q2: Hóa đơn bị thay thế kê khai vào kỳ nào?
A: Nếu cùng kỳ với hóa đơn gốc thì kê khai theo hóa đơn mới; nếu khác kỳ, kê khai bổ sung kỳ lập hóa đơn thay thế.

Q3: Có giới hạn số lần lập hóa đơn điều chỉnh không?
A: Không giới hạn, nhưng cần điều chỉnh đúng kỳ và lập biên bản xác nhận với người mua.

Q4: Không xử lý sai sót hóa đơn có bị phạt không?
A: Có. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, bị loại trừ hóa đơn khỏi kê khai thuế hoặc bị mất quyền khấu trừ đầu vào.

Kết luận

Phân biệt rõ khi nào lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào lập hóa đơn thay thế là kỹ năng quan trọng giúp kế toán doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế và tránh rủi ro tài chính. Mỗi sai sót hóa đơn đều cần xử lý đúng trình tự, có biên bản và lưu hồ sơ đầy đủ. Hãy rà soát quy trình nội bộ, cập nhật hướng dẫn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC để đảm bảo hóa đơn điện tử của doanh nghiệp luôn hợp lệ và minh bạch.

Bài viết cùng chủ đề