Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh / thay thế

Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh / thay thế

Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh / thay thế là thắc mắc phổ biến của nhiều kế toán viên và doanh nghiệp khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã xuất. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn có sai sót có thể thực hiện thông qua hai hình thức chính: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Hiểu rõ sự khác biệt và thời điểm áp dụng từng loại hóa đơn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh rủi ro về thuế.

Khái niệm và phân biệt hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Định nghĩa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế theo quy định pháp luật

Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử được lập để điều chỉnh một phần nội dung sai sót trên hóa đơn đã phát hành, thường ghi rõ số tiền chênh lệch cần tăng hoặc giảm so với hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” để xác định hóa đơn gốc bị điều chỉnh.

Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử mới được lập hoàn toàn để thay thế cho hóa đơn đã phát hành có sai sót. Hóa đơn thay thế ghi lại toàn bộ nội dung kinh tế phát sinh đúng với thực tế giao dịch và phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Phân biệt cơ bản giữa hai loại hóa đơn

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phần lớn trường hợp sai sót đều cho phép lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Tuy nhiên, có sự khác biệt quan trọng về cách ghi nhận và kê khai thuế giữa hai loại này.

Tiêu chí Hóa đơn điều chỉnh Hóa đơn thay thế
Nội dung ghi nhận Chỉ ghi số tiền chênh lệch tăng/giảm Ghi lại toàn bộ nội dung giao dịch
Hóa đơn gốc Vẫn có hiệu lực, cùng tồn tại với hóa đơn điều chỉnh Không còn giá trị pháp lý
Kê khai thuế Kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc Kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc
Điều chỉnh nhiều lần Hóa đơn điều chỉnh F2, F3 đều điều chỉnh cho F0 Hóa đơn thay thế F2 thay thế cho F1

Các tình huống thường gặp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Trong thực tế, các tình huống phổ biến cần xử lý hóa đơn sai sót bao gồm: sai mã số thuế của người mua, ghi sai số tiền hàng hóa hoặc tiền thuế, sai thuế suất áp dụng, hàng hóa không đúng quy cách chất lượng, hoặc sai thông tin tên địa chỉ người mua. Với các sai sót này, doanh nghiệp có thể lựa chọn linh hoạt giữa hai hình thức điều chỉnh và thay thế, tùy thuộc vào tình hình cụ thể và thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Khi nào phải lập hóa đơn điều chỉnh?

Các sai sót trên hóa đơn được điều chỉnh

Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điều chỉnh được áp dụng khi phát hiện các sai sót sau:

+ Sai mã số thuế của người mua

+ Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn (tiền hàng, tiền thuế)

+ Sai về thuế suất thuế GTGT

+ Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

+ Các trường hợp chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, trả lại hàng hóa dịch vụ

Đặc biệt lưu ý: Trường hợp sai sót chỉ về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót mà không phải lập lại hóa đơn.

Quy trình lập và gửi hóa đơn điều chỉnh đúng luật

Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP bao gồm các bước sau: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận hoặc người bán thông báo trên website (nếu có) về nội dung sai sót cần điều chỉnh. Sau đó, người bán lập hóa đơn điều chỉnh với dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn điều chỉnh đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua. Đối với hóa đơn điện tử không có mã, người bán ký số và gửi trực tiếp cho người mua, sau đó gửi dữ liệu về cơ quan thuế theo quy định. Cả người bán và người mua đều phải kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc bị điều chỉnh.

Ví dụ thực tế các trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh

Ví dụ 1: Công ty A xuất hóa đơn cho Công ty B với giá trị 100.000 đồng (chưa thuế). Sau đó phát hiện số tiền đúng phải là 300.000 đồng. Công ty A lập hóa đơn điều chỉnh F1 với số tiền điều chỉnh tăng là +200.000 đồng (ghi dấu dương). Nếu tiếp tục phát hiện số tiền đúng là 50.000 đồng, Công ty A lập hóa đơn điều chỉnh F2 với số tiền điều chỉnh giảm là -250.000 đồng (ghi dấu âm), vì đã điều chỉnh tăng lũy kế 300.000 đồng.

Ví dụ 2: Doanh nghiệp bán lẻ có chương trình chiết khấu 5% khi khách hàng mua đủ 10 triệu đồng trong tháng. Cuối tháng, sau khi xác định khách hàng đạt điều kiện, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm để ghi nhận khoản chiết khấu này cho các hóa đơn đã xuất trong tháng.

Khi nào phải lập hóa đơn thay thế?

Trường hợp nên ưu tiên lập hóa đơn thay thế

Mặc dù Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho phép lựa chọn giữa điều chỉnh và thay thế trong hầu hết trường hợp, nhưng doanh nghiệp nên ưu tiên lập hóa đơn thay thế trong các tình huống sau: Hóa đơn có nhiều nội dung sai sót cần sửa cùng lúc, sai sót phát hiện trong cùng kỳ kê khai thuế với hóa đơn gốc và cả hai bên chưa kê khai thuế, hoặc để tránh phức tạp khi phải điều chỉnh nhiều lần.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi áp dụng hóa đơn điều chỉnh do ghi không đúng cách (như lập lại toàn bộ nội dung thay vì chỉ ghi chênh lệch, không ghi dấu âm khi điều chỉnh giảm). Điều này dẫn đến dữ liệu hóa đơn không khớp với hồ sơ khai thuế. Do đó, để đảm bảo chính xác và dễ quản lý, nhiều doanh nghiệp chọn hình thức lập hóa đơn thay thế.

Thủ tục lập hóa đơn thay thế và nội dung bắt buộc

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trước khi lập hóa đơn thay thế, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, hoặc người bán phải thông báo cho người mua qua website của đơn vị. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới với đầy đủ thông tin chính xác và phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Hóa đơn thay thế phải ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm tên người bán người mua, mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất và tiền thuế. Sau khi ký số, người bán gửi hóa đơn thay thế cho cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã) hoặc gửi trực tiếp cho người mua (đối với hóa đơn không mã).

Quy trình xử lý hóa đơn gốc khi lập hóa đơn thay thế

Khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn gốc không còn giá trị pháp lý và không được sử dụng để kê khai thuế. Người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (trừ trường hợp hóa đơn không có mã chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế). Cả người bán và người mua đều phải kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc bị thay thế.

Đặc biệt lưu ý: Nếu đã lập hóa đơn thay thế lần đầu (F1 thay thế F0), sau đó lại phát hiện sai sót, thì hóa đơn thay thế lần hai (F2) sẽ thay thế cho F1 chứ không phải F0. Nguyên tắc này khác với hóa đơn điều chỉnh, trong đó các lần điều chỉnh sau đều điều chỉnh cho hóa đơn gốc F0.

FAQ về lập hóa đơn điều chỉnh và thay thế

Câu hỏi 1: Lỗi nhỏ trên hóa đơn có phải lập hóa đơn thay thế không?

Không nhất thiết. Nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn. Đối với các sai sót về số tiền, thuế suất, mã số thuế, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tùy tình huống.

Câu hỏi 2: Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế khác nhau thế nào?

Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi số tiền chênh lệch cần tăng hoặc giảm so với hóa đơn gốc, còn hóa đơn thay thế ghi lại toàn bộ nội dung giao dịch đúng. Khi lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn gốc vẫn có giá trị và cùng tồn tại với hóa đơn điều chỉnh. Ngược lại, khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn gốc không còn giá trị pháp lý.

Câu hỏi 3: Thời hạn lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế là bao lâu?

Không có quy định cụ thể về thời hạn phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên thực hiện ngay khi phát hiện sai sót để đảm bảo kê khai thuế chính xác. Thời hạn kê khai bổ sung là 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót, nhưng trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra kiểm tra.

Câu hỏi 4: Có phải thông báo với cơ quan thuế khi lập hóa đơn thay thế không?

Có, người bán phải thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót và chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế. Việc thông báo này giúp cơ quan thuế kiểm soát và theo dõi việc xử lý hóa đơn sai sót.

Câu hỏi 5: Làm thế nào khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn nhiều lần?

Theo Công văn 1647/TCT-CS, nếu đã chọn hình thức điều chỉnh lần đầu thì các lần sau phải tiếp tục điều chỉnh (F2, F3 đều điều chỉnh cho F0). Nếu đã chọn hình thức thay thế lần đầu thì các lần sau phải tiếp tục thay thế (F2 thay thế cho F1, F3 thay thế cho F2). Không được thay đổi hình thức xử lý giữa các lần.

Việc nắm rõ khi nào lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế giúp doanh nghiệp xử lý sai sót đúng quy định, tránh rủi ro về thuế và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình xuất hóa đơn, đào tạo nhân viên kế toán về các quy định mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/06/2025. Khi gặp khó khăn, nên tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế hoặc liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Bài viết cùng chủ đề