Phải thu nội bộ là gì? Giải thích và cách hạch toán chuẩn

Phải thu nội bộ là gì? Đây là thắc mắc phổ biến của nhiều kế toán viên, đặc biệt là người mới vào nghề hoặc đang làm việc tại doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, đơn vị phụ thuộc. Phải thu nội bộ là các khoản công nợ phát sinh giữa công ty mẹ và các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân độc lập.

Khái niệm này có vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và kiểm soát dòng tiền nội bộ. Việc hiểu đúng và hạch toán chính xác theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về phải thu nội bộ và cách hạch toán tài khoản 136 một cách dễ hiểu, giúp bạn dễ dàng áp dụng vào thực tế kế toán.

1. Phải thu nội bộ là gì? Khái niệm và vai trò trong doanh nghiệp

Định nghĩa phải thu nội bộ theo Thông tư 200 và 133

Phải thu nội bộ là các khoản nợ phát sinh giữa đơn vị cấp trên (công ty mẹ) và các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân độc lập, hạch toán phụ thuộc hoặc giữa các đơn vị cấp dưới với nhau trong cùng một doanh nghiệp. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, các khoản này được theo dõi trên Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ. Đây là một tài khoản quan trọng giúp phản ánh đúng bản chất các giao dịch tài chính trong nội bộ tổ chức.

Nội dung các khoản phải thu nội bộ đưa vào tài khoản 136

Tài khoản 136 phản ánh nhiều loại giao dịch khác nhau. Các khoản phải thu nội bộ thường bao gồm:

+ Vốn, quỹ đã giao cho đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc.

+ Các khoản cấp dưới phải nộp lên cấp trên (ví dụ: lợi nhuận, chênh lệch thu chi).

+ Khoản thu hộ, chi hộ, hoặc trả hộ giữa các đơn vị nội bộ.

+ Các khoản vãng lai khác phát sinh trong quá trình hoạt động.

Vai trò tài khoản 136 trong quản lý tài chính và công nợ nội bộ

Tài khoản 136 đóng vai trò cốt yếu trong việc kiểm soát dòng vốn nội bộ, đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm giải trình giữa các đơn vị. Nó giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ các khoản cấp phát, thu hồi, tránh thất thoát và sai sót trong quản lý tài chính. Việc hạch toán đúng đắn tài khoản 136 còn là cơ sở để lập báo cáo tài chính tổng hợp chính xác, phản ánh đúng tình hình tài sản và nguồn vốn của toàn bộ doanh nghiệp.

2. Hạch toán tài khoản 136 trong phản ánh phải thu nội bộ

Kết cấu và phân loại tài khoản 136 cấp 2 theo Thông tư 200 và 133

Tài khoản 136 là tài khoản loại tài sản, có số dư bên Nợ, phản ánh số phải thu của các đơn vị nội bộ. Theo Thông tư 200 và 133, tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 để dễ dàng theo dõi:

– 1361 – Vốn kinh doanh đơn vị trực thuộc: Phản ánh vốn cấp cho đơn vị.

– 1362 – Phải thu nội bộ về chênh lệch tỷ giá: Ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái.

– 1363 – Phí đi vay vốn hóa: Áp dụng cho các đơn vị có hoạt động vay vốn.

– 1368 – Phải thu nội bộ khác: Dùng cho các khoản còn lại.

Nguyên tắc và cách thức hạch toán tài khoản 136

Nguyên tắc hạch toán tài khoản 136 yêu cầu phải đối chiếu thường xuyên với đơn vị nội bộ để đảm bảo khớp đúng số liệu. Bên Nợ tài khoản 136 ghi nhận số vốn cấp giao hoặc các khoản phải thu phát sinh từ đơn vị nội bộ. Bên Có ghi nhận số tiền đã thu hồi hoặc số vốn, quỹ đã điều chuyển giảm. Số dư Nợ cuối kỳ phản ánh tổng số tiền mà các đơn vị nội bộ còn phải nộp hoặc hoàn trả cho đơn vị cấp trên.

Ví dụ minh họa các nghiệp vụ hạch toán phổ biến với tài khoản 136

Giả sử công ty mẹ cấp 500 triệu đồng vốn kinh doanh cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc:

– Nợ TK 1361 (Vốn kinh doanh đơn vị trực thuộc): 500.000.000 VNĐ

– Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 500.000.000 VNĐ

Khi chi nhánh nộp lợi nhuận 50 triệu đồng về công ty mẹ:

– Nợ TK 112: 50.000.000 VNĐ

– Có TK 1368 (Phải thu nội bộ khác): 50.000.000 VNĐ

3. Quản lý công nợ nội bộ và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính

Đối chiếu và kiểm soát số dư tài khoản 136 – Phải thu nội bộ

Việc đối chiếu thường xuyên số dư tài khoản 136 giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới là bắt buộc để đảm bảo số liệu khớp đúng. Quá trình này giúp phát hiện sớm các sai lệch, thiếu sót trong ghi chép, từ đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời. Việc kiểm soát chặt chẽ cũng ngăn ngừa rủi ro về thất thoát tài sản và gian lận trong nội bộ doanh nghiệp. Đối chiếu định kỳ hàng tháng, quý là phương pháp hiệu quả.

Xử lý công nợ tồn đọng, các vấn đề pháp lý phát sinh

Công nợ nội bộ tồn đọng có thể gây ra nhiều vấn đề, từ ảnh hưởng đến dòng tiền đến việc làm sai lệch báo cáo tài chính. Doanh nghiệp cần có quy trình rõ ràng để đôn đốc thu hồi, có thể áp dụng các biện pháp như nhắc nhở, lập biên bản đối chiếu công nợ. Trường hợp khó thu hồi, cần đánh giá khả năng mất vốn để trích lập dự phòng theo quy định, hoặc xem xét xử lý theo quy chế tài chính nội bộ.

Ảnh hưởng của phải thu nội bộ tới quản lý vốn lưu động và báo cáo tài chính

Các khoản phải thu nội bộ ảnh hưởng trực tiếp đến vốn lưu động và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Số dư phải thu nội bộ lớn có thể “giam cầm” một lượng vốn, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của toàn hệ thống. Trên báo cáo tài chính, tài khoản 136 sẽ được trình bày ở phần tài sản, ảnh hưởng đến tổng tài sản và cơ cấu tài chính. Việc quản lý hiệu quả giúp tối ưu hóa vốn và cải thiện các chỉ số tài chính.

Lưu ý khi kiểm soát hiệu quả công nợ nội bộ trong doanh nghiệp

Để kiểm soát công nợ nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp nên tránh các sai lầm phổ biến như thiếu chứng từ gốc, không đối chiếu định kỳ, hoặc chậm trễ trong việc thu hồi. Giải pháp là xây dựng quy trình rõ ràng, yêu cầu đầy đủ chứng từ pháp lý cho mọi giao dịch nội bộ, thực hiện đối chiếu công nợ thường xuyên và có cơ chế xử lý dứt điểm các khoản nợ quá hạn.

4. FAQ về phải thu nội bộ và tài khoản 136

Q1: Phải thu nội bộ là gì và chứa những khoản nào?

Phải thu nội bộ là các khoản nợ phát sinh giữa công ty mẹ và các chi nhánh, đơn vị hạch toán phụ thuộc hoặc giữa các đơn vị nội bộ khác trong cùng một doanh nghiệp. Chúng bao gồm vốn kinh doanh cấp phát, các khoản phải nộp lên cấp trên, thu hộ, chi hộ và các khoản vãng lai.

Q2: Làm thế nào để phân biệt phải thu nội bộ với khoản phải thu bên ngoài?

Sự khác biệt nằm ở đối tượng: phải thu nội bộ phát sinh giữa các đơn vị trong cùng một tổ chức, không có tư cách pháp nhân độc lập; trong khi phải thu bên ngoài là các khoản nợ từ khách hàng, đối tác không liên quan trực tiếp đến cấu trúc nội bộ của doanh nghiệp.

Tiêu chí	Phải thu nội bộ (TK 136)	Phải thu bên ngoài (TK 131, 138)
Đối tượng	Đơn vị trực thuộc không có pháp nhân	Khách hàng, đối tác bên ngoài
Bản chất	Giao dịch nội bộ, cấp phát vốn	Giao dịch mua bán, dịch vụ

Q3: Tại sao phải đối chiếu và kiểm soát số dư tài khoản 136?

Đối chiếu giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch của số liệu kế toán giữa các đơn vị, ngăn ngừa sai sót, gian lận và tránh những rủi ro tài chính. Kiểm soát chặt chẽ còn giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả dòng vốn nội bộ.

Q4: Phương pháp hạch toán phải thu nội bộ theo chuẩn tốt nhất?

Phương pháp tốt nhất là tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp), ghi nhận kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ, đối chiếu định kỳ và có hệ thống chứng từ, sổ sách rõ ràng, minh bạch.

Hiểu rõ phải thu nội bộ và cách hạch toán tài khoản 136 là kiến thức nền tảng mà mọi kế toán viên cần nắm vững. Việc quản lý chính xác các khoản phải thu nội bộ không chỉ giúp đảm bảo tính trung thực của số liệu kế toán mà còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tối ưu tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát, đối chiếu công nợ giữa các đơn vị nội bộ và cập nhật các quy định kế toán mới nhất để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Hãy áp dụng đúng các nguyên tắc và hướng dẫn hạch toán tài khoản 136 để tăng cường năng lực quản trị tài chính nội bộ và vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Bài viết cùng chủ đề