Quy đinh về tạm ứng và thanh toán tạm ứng: Hướng dẫn chi tiết

Quy định về tạm ứng và thanh toán tạm ứng là nghiệp vụ kế toán quan trọng, đặc biệt với các doanh nghiệp và đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước (NSNN). Việc nắm vững và tuân thủ Thông tư 17/2024/TT-BTC giúp đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ của các khoản chi và tránh rủi ro pháp lý, thuế.

Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết, từng bước về quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng, giúp kế toán viên và chủ doanh nghiệp dễ dàng áp dụng trong thực tế.

Khái niệm và quy định pháp lý về tạm ứng và thanh toán tạm ứng

Định nghĩa tạm ứng và thanh toán tạm ứng trong doanh nghiệp và cơ quan Nhà nước

Tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư mà đơn vị cấp cho người lao động hoặc bộ phận để thực hiện nhiệm vụ được giao, sau đó phải quyết toán hoặc hoàn trả. Mục đích là để phục vụ các khoản chi cần thiết mà chưa có hóa đơn, chứng từ ngay. Tạm ứng khác với các khoản chi trực tiếp hay vay mượn thông thường, bởi nó đòi hỏi người nhận phải báo cáo thanh toán và hoàn trả phần dư.

Quy định pháp lý mới nhất về tạm ứng (Thông tư 17/2024/TT-BTC)

Thông tư 17/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng các khoản chi thường xuyên qua Kho bạc Nhà nước, có hiệu lực từ 01/05/2024. Đối với doanh nghiệp, các quy định chung về chứng từ, hạch toán vẫn tuân thủ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC. Điều kiện tạm ứng thường dựa trên hợp đồng, dự toán được duyệt và khả năng thanh toán của đơn vị.

Trách nhiệm pháp lý và các nguyên tắc áp dụng tạm ứng

Đơn vị sử dụng ngân sách và doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm soát chặt chẽ các khoản tạm ứng. Người nhận tạm ứng có nghĩa vụ sử dụng đúng mục đích, thanh toán tạm ứng kịp thời và hoàn trả số tiền còn thừa. Nguyên tắc quan trọng là “chi đúng, đủ, có hóa đơn hợp lệ” để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ Luật ngân sách nhà nước cũng như các chuẩn mực kế toán hiện hành.

Quy trình thực hiện tạm ứng và thanh toán tạm ứng trong doanh nghiệp

Các bước lập hồ sơ đề nghị tạm ứng và duyệt chi

+ Bước 1: Lập Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc mẫu tương đương). Người đề nghị ghi rõ lý do, số tiền, thời gian và chữ ký.

+ Bước 2: Trình duyệt. Giấy đề nghị được chuyển đến kế toán trưởng kiểm tra và giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt.

+ Bước 3: Chi tiền tạm ứng. Dựa trên phê duyệt, thủ quỹ lập Phiếu chi và xuất tiền. Kế toán tiến hành hạch toán tạm ứng vào sổ sách.

Quy trình thanh toán và hoàn ứng tạm ứng

+ Bước 1: Tập hợp chứng từ. Người nhận tạm ứng thu thập hóa đơn, chứng từ gốc hợp lệ (hóa đơn VAT, biên lai, phiếu thu…) liên quan đến khoản chi.

+ Bước 2: Lập Báo cáo thanh toán tạm ứng (Mẫu số 04-TT). Kê khai chi tiết các khoản đã chi, số tiền còn thừa hoặc thiếu.

+ Bước 3: Duyệt và hoàn ứng. Kế toán kiểm tra chứng từ, báo cáo. Nếu hợp lệ, lãnh đạo duyệt thanh toán. Số tiền tạm ứng còn thừa phải được nộp lại quỹ hoặc chuyển khoản.

Quản lý sổ sách kế toán và theo dõi tạm ứng

Kế toán phải mở sổ chi tiết tài khoản 141 (Tạm ứng) để theo dõi từng cá nhân, từng khoản tạm ứng. Sau khi thanh toán tạm ứng, cần đối chiếu với sổ sách, ghi nhận các khoản chi phí doanh nghiệp và xử lý số dư. Việc này giúp kiểm soát tạm ứng hiệu quả, đảm bảo số liệu báo cáo tài chính chính xác và tuân thủ các quy định về hạch toán kế toán.

Lưu ý khi thực hiện và xử lý tạm ứng theo quy định mới

Mức tạm ứng và giới hạn theo loại hợp đồng và dự toán

Theo Thông tư 17/2024/TT-BTC, mức tạm ứng cho các hợp đồng, dự án NSNN thường không vượt quá 50% giá trị hợp đồng. Tuy nhiên, có những trường hợp đặc thù hoặc hợp đồng giá trị nhỏ (ví dụ dưới 50 triệu đồng) có thể có quy định linh hoạt hơn. Doanh nghiệp cần tham khảo rõ điều khoản hợp đồng và quy chế nội bộ.

Tiêu chí	Đơn vị sử dụng NSNN (TT 17/2024/TT-BTC)	Doanh nghiệp (TT 200/2014/TT-BTC)
Mức tạm ứng tối đa	Thường 50% giá trị hợp đồng	Theo quy chế tài chính nội bộ
Giới hạn chi nhỏ	Hợp đồng dưới 50 triệu đồng có thể linh hoạt hơn	Định mức chi phí nội bộ

Rủi ro, sai sót phổ biến và cách xử lý

Các sai sót thường gặp là chậm thanh toán, không hoàn ứng đúng hạn, hoặc sử dụng chứng từ không hợp lệ. Điều này có thể dẫn đến bị phạt hành chính, tăng rủi ro thuế và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Để khắc phục, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm soát tạm ứng rõ ràng, có thời hạn thanh toán cụ thể và thường xuyên đối chiếu công nợ tạm ứng. Việc quản lý hóa đơn, chứng từ hợp lệ là cực kỳ quan trọng.

Ứng dụng phần mềm quản lý và tự động hóa quy trình

Việc sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp tự động hóa quy trình tạm ứng, theo dõi công nợ, nhắc nhở thời hạn thanh toán và tạo báo cáo nhanh chóng. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn giảm thiểu sai sót do con người, tăng cường tính minh bạch và kiểm soát tốt hơn các khoản chi phí, đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp SME.

FAQ – Giải đáp nhanh về quy định tạm ứng và thanh toán tạm ứng

Tạm ứng là gì?
Tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư đơn vị cấp cho người nhận để thực hiện nhiệm vụ, công việc nhất định, sau đó người nhận phải báo cáo chi tiêu và thanh toán lại với đơn vị.

Mức tạm ứng tối đa cho doanh nghiệp và cơ quan nhà nước là bao nhiêu?
Đối với cơ quan nhà nước, thường không quá 50% giá trị hợp đồng (theo Thông tư 17/2024/TT-BTC). Đối với doanh nghiệp, mức tạm ứng do quy chế tài chính nội bộ quy định, dựa trên tính chất công việc và khả năng tài chính.

Hồ sơ thanh toán tạm ứng cần những gì?
Hồ sơ bao gồm Báo cáo thanh toán tạm ứng (Mẫu 04-TT), các hóa đơn, chứng từ gốc hợp lệ (hóa đơn VAT, biên lai, phiếu thu…) và các tài liệu chứng minh việc thực hiện công việc.

Xử lý thế nào khi không hoàn ứng hoặc vượt mức tạm ứng?
Nếu không hoàn ứng hoặc chậm hoàn ứng, đơn vị có thể khấu trừ vào lương hoặc các khoản thanh toán khác. Trường hợp chi vượt tạm ứng, đơn vị sẽ thanh toán phần chênh lệch khi có đủ chứng từ hợp lệ.

Nắm vững quy định về tạm ứng và thanh toán tạm ứng là yếu tố then chốt giúp kế toán viên và chủ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và minh bạch. Tuân thủ Thông tư 17/2024/TT-BTC và các chuẩn mực kế toán liên quan không chỉ đảm bảo chi tiêu hợp lệ mà còn tối ưu hóa việc sử dụng ngân sách.

Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát quy trình nội bộ, cập nhật văn bản pháp luật mới và ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả kế toán, kiểm soát chặt chẽ các khoản tạm ứng.

Bài viết cùng chủ đề