Giải đáp chi tiết: Tạm ứng hợp đồng dịch vụ có phải xuất hóa đơn không?

Tạm ứng hợp đồng dịch vụ có phải xuất hóa đơn không là câu hỏi phổ biến mà nhiều kế toán doanh nghiệp SME gặp phải, đặc biệt khi nhận tiền trước từ khách hàng để đảm bảo thực hiện hợp đồng tư vấn, tổ chức sự kiện hay xây lắp. Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã xuất hóa đơn GTGT ngay khi nhận tạm ứng và bị cơ quan thuế truy thu do vi phạm thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy định pháp lý, cách hạch toán theo VAS 14, quy trình kê khai thuế GTGT và quyết toán thuế cuối năm, kèm ví dụ thực tế giúp kế toán tránh sai sót tốn kém.

Tạm ứng hợp đồng dịch vụ là gì và căn cứ pháp lý xuất hóa đơn

Khái niệm tạm ứng theo hợp đồng dịch vụ

Tạm ứng hợp đồng dịch vụ là khoản tiền mà bên cung cấp dịch vụ nhận trước từ khách hàng để đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ hợp đồng, chưa phải là thanh toán chính thức cho dịch vụ đã hoàn thành.

Theo VAS 14 (Chuẩn mực kế toán Việt Nam về doanh thu và thu nhập khác), khoản tạm ứng này không được ghi nhận là doanh thu ngay vì dịch vụ chưa được cung cấp và rủi ro chưa chuyển giao sang khách hàng. Khác với đặt cọc hay thanh toán trước hàng hóa, tạm ứng dịch vụ chỉ áp dụng cho các hợp đồng cung cấp dịch vụ như tư vấn, tổ chức sự kiện, thiết kế, xây lắp.

Thời điểm lập hóa đơn GTGT theo quy định hiện hành

Theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền trong quá trình cung cấp dịch vụ, tùy theo thời điểm nào đến trước.

=> Điều này có nghĩa nếu doanh nghiệp chỉ nhận tạm ứng để đảm bảo hợp đồng mà chưa bắt đầu hoặc chưa hoàn thành dịch vụ thì không phải xuất hóa đơn GTGT ngay. Quy định này khác với Thông tư 39/2014/TT-BTC trước đây, nơi một số trường hợp tạm ứng bị hiểu nhầm là phải xuất hóa đơn ngay khi nhận tiền.

Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử đã làm rõ thêm: chỉ xuất hóa đơn khi có bằng chứng dịch vụ đang được cung cấp (ví dụ: giai đoạn 1 của hợp đồng tư vấn đã hoàn tất) hoặc khi thu tiền thanh toán chính thức, không phải tạm ứng đảm bảo.

Phân biệt Tạm ứng và Đặt cọc liên quan đến xuất hóa đơn

Tiêu chí	Tiền Tạm ứng
Bản chất	Phần thanh toán trước của dịch vụ
Yêu cầu xuất hóa đơn	Bắt buộc xuất hóa đơn khi nhận tiền
Mục đích	Là một phần của doanh thu
Tiêu chí	Tiền Đặt cọc
Bản chất	Đảm bảo thực hiện hợp đồng
Yêu cầu xuất hóa đơn	Không xuất hóa đơn khi nhận tiền, chỉ khi chuyển đổi thành thanh toán
Mục đích	Đảm bảo quyền lợi, tránh rủi ro

Thực tiễn xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ và quy trình liên quan

Khi doanh nghiệp nhận tiền tạm ứng cho hợp đồng dịch vụ, quy trình lập hóa đơn cần được thực hiện một cách cẩn trọng. Dù là hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy, các thông tin trên hóa đơn tạm ứng phải đầy đủ và chính xác theo quy định của pháp luật về thuế GTGT và hóa đơn chứng từ, đặc biệt là theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn tạm ứng

+ Thời điểm lập hóa đơn: Ngay tại thời điểm nhận tiền tạm ứng, không chậm trễ.
+ Nội dung trên hóa đơn:
– Ghi rõ “Tạm ứng tiền dịch vụ theo Hợp đồng số [Số Hợp đồng] ngày [Ngày ký HĐ]”.
– Mã số thuế, tên, địa chỉ của bên bán và bên mua phải chính xác.
– Giá trị tạm ứng, thuế suất GTGT áp dụng (nếu có), và tổng số tiền thanh toán.
– Trường hợp dịch vụ chưa xác định được giá trị cuối cùng, có thể ghi tạm ứng theo tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền cụ thể đã nhận.

Ví dụ minh họa: Một công ty phần mềm nhận tạm ứng 50 triệu đồng cho hợp đồng thiết kế website trị giá 100 triệu đồng (chưa VAT). Hóa đơn tạm ứng sẽ ghi “Tạm ứng tiền thiết kế website theo Hợp đồng số 01/2024/HD-DVC ngày 01/01/2024”, giá trị 50 triệu đồng, thuế suất 10%.

Khi hoàn thành dịch vụ, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn chính thức cho toàn bộ giá trị hợp đồng (100 triệu + VAT). Trên hóa đơn này, cần ghi rõ việc đã nhận tạm ứng và khấu trừ số tiền tạm ứng đã xuất hóa đơn trước đó. Điều này đảm bảo việc hạch toán và báo cáo tài chính chính xác, đồng thời tránh việc tính trùng thuế.

Tìm hiểu thêm: Tạm ứng lương hạch toán vào tài khoản nào?

Những lưu ý quan trọng và sai sót phổ biến trong việc xuất hóa đơn tạm ứng

Lỗi phổ biến tại doanh nghiệp SME

+ Sai sót số một là xuất hóa đơn GTGT ngay khi nhận tạm ứng mặc dù dịch vụ chưa bắt đầu hoặc chưa hoàn thành. Điều này vi phạm Nghị định 123/2020 và dẫn đến ghi nhận doanh thu sớm, không đúng VAS 14.

=> Kết quả là doanh nghiệp phải nộp thuế GTGT đầu ra và thuế TNDN trước thời hạn, ảnh hưởng dòng tiền.

+ Lỗi thứ hai là thiếu biên bản tạm ứng hoặc biên bản nghiệm thu dịch vụ, khiến chi phí liên quan không được coi là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN theo Thông tư 96/2015/TT-BTC. Nhiều doanh nghiệp SME còn nhầm lẫn giữa tạm ứng với thanh toán trước, dẫn đến hạch toán sai tài khoản (dùng TK 131 thay vì TK 3387).

Mức phạt và case study thực tế

Hạng mục	Nội dung
Quy định xử phạt (NĐ 125/2020/NĐ-CP)	Phạt từ 4 – 8 triệu đồng đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm hoặc không đúng nội dung.
Trường hợp phát sinh thiếu thuế GTGT	Nếu vi phạm dẫn đến thiếu thuế GTGT phải nộp, doanh nghiệp bị truy thu thuế và tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế.
Case thực tế (Hà Nội)	Công ty tổ chức sự kiện nhận tạm ứng 200 triệu cho hợp đồng tổ chức hội nghị, đã xuất hóa đơn GTGT ngay và kê khai thuế đầu ra. Sau 3 tháng, sự kiện bị hủy do khách hàng đơn phương chấm dứt hợp đồng, nhưng doanh nghiệp đã nộp thuế GTGT 20 triệu và không được hoàn.
Kết quả khi thanh tra	Công ty bị phạt 6 triệu đồng và phải điều chỉnh báo cáo tài chính cho cả năm.

Kinh nghiệm tuân thủ khi thanh tra thuế

Khi cơ quan thuế thanh tra về khoản tạm ứng, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ: hợp đồng dịch vụ có điều khoản tạm ứng rõ ràng, phiếu thu có đầy đủ thông tin, biên bản nghiệm thu/bàn giao dịch vụ (nếu đã hoàn thành), và hóa đơn GTGT xuất đúng thời điểm. Nếu phát hiện đã xuất hóa đơn sai, nên chủ động lập hóa đơn điều chỉnh/hủy và giải trình bằng văn bản gửi cơ quan thuế.

Lưu ý rằng: Theo VAS, nguyên tắc ghi nhận doanh thu dựa vào thực chất giao dịch (substance over form), khác với IFRS 15 có quy định chi tiết hơn về nghĩa vụ thực hiện và chuyển giao kiểm soát, nhưng cả hai đều thống nhất tạm ứng chưa hoàn thành dịch vụ không phải doanh thu.

FAQ – Giải đáp thắc mắc về tạm ứng hợp đồng dịch vụ và hóa đơn

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp giúp làm rõ hơn về quy định xuất hóa đơn cho các khoản tạm ứng:

Tạm ứng hợp đồng dịch vụ có phải xuất hóa đơn ngay không?
Không, theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu khoản tiền chỉ là tạm ứng để đảm bảo hợp đồng và dịch vụ chưa được cung cấp hoặc chưa hoàn thành thì không phải xuất hóa đơn GTGT ngay. Chỉ xuất hóa đơn khi thu tiền trong quá trình cung cấp dịch vụ hoặc khi dịch vụ đã hoàn thành.

Hạch toán tạm ứng dịch vụ ghi nợ tài khoản nào?
Nợ TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), Có TK 3387 (Tạm ứng phải trả khách hàng). Khi hoàn thành dịch vụ, chuyển từ TK 3387 sang TK 511 (Doanh thu) và TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra) theo VAS 14.

Quyết toán thuế GTGT khoản tạm ứng cuối năm xử lý như thế nào?
Nếu dịch vụ chưa hoàn thành và chưa xuất hóa đơn thì không kê khai thuế GTGT đầu ra trong kỳ quyết toán. Kế toán cần đối chiếu toàn bộ hợp đồng cuối năm: hợp đồng nào đã hoàn thành thì xuất hóa đơn và kê khai thuế, còn lại để sang năm sau.

Xuất sai hóa đơn tạm ứng bị phạt bao nhiêu?
Phạt từ 4 đến 8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về vi phạm hóa đơn chứng từ. Nếu dẫn đến thiếu thuế phải nộp, còn bị truy thu thuế cộng tiền phạt chậm nộp 0,03%/ngày. Cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hủy và thông báo cơ quan thuế trong 30 ngày.

Chi phí tạm ứng có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Chỉ được trừ khi dịch vụ đã hoàn thành, có hóa đơn GTGT hợp lệ và các chứng từ liên quan (hợp đồng, biên bản nghiệm thu) theo Thông tư 96/2015/TT-BTC. Khoản tạm ứng đang chờ hoàn thành dịch vụ chưa được ghi nhận là chi phí được trừ.

👉 Liên hệ với Kế toán ANTA ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí dịch vụ kế toán trọn gói – nhanh gọn, đúng quy định, hỗ trợ tận tâm từ A – Z.

Bài viết cùng chủ đề