Hướng dẫn hạch toán: tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn

Trong kế toán doanh nghiệp, một trong những câu hỏi thường gặp nhất là: tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn? Việc hiểu rõ bản chất và cách hạch toán khoản tạm ứng theo các quy định hiện hành, đặc biệt là Thông tư 200/2014/TT-BTC, là vô cùng quan trọng đối với kế toán viên và chủ doanh nghiệp nhỏ (SME). Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững kiến thức, tránh các sai sót phổ biến, đảm bảo tính minh bạch và chính xác cho báo cáo tài chính.

Khái niệm và bản chất của khoản tạm ứng trong doanh nghiệp

Định nghĩa tạm ứng theo Thông tư 200/2014

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người lao động hoặc cá nhân khác để thực hiện một nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc công tác nhất định. Khoản tiền hoặc vật tư này sẽ được sử dụng cho mục đích cụ thể và phải được quyết toán sau khi công việc hoàn thành. Bản chất của tạm ứng là khoản ứng trước, chưa phải là chi phí phát sinh chính thức.

Tại sao tạm ứng được phân loại là tài sản, không phải nguồn vốn

Về bản chất, khoản tạm ứng là tài sản của doanh nghiệp. Đây là khoản doanh nghiệp đã xuất tiền hoặc vật tư nhưng vẫn giữ quyền sở hữu cho đến khi người nhận tạm ứng quyết toán đúng mục đích.

Khi phát sinh tạm ứng, doanh nghiệp ghi nhận một khoản nợ phải thu đối với người nhận tạm ứng. Điều này phản ánh quyền lợi kinh tế mà doanh nghiệp sẽ thu hồi hoặc được bù đắp trong tương lai.

Do đó, tạm ứng được xem là tài sản ngắn hạn, thể hiện giá trị doanh nghiệp đang chờ được hoàn ứng hoặc đối chiếu.

Ngược lại, nguồn vốn là các khoản tiền và tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp, hoặc các nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thanh toán cho bên ngoài. Vì tạm ứng không phải là khoản doanh nghiệp nợ ai, nó không được xếp vào nguồn vốn mà là tài sản chờ quyết toán.

Tìm hiểu thêm: Tiền tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn?

Những trường hợp tạm ứng phổ biến trong doanh nghiệp

Các trường hợp tạm ứng thường gặp trong SME bao gồm: tạm ứng chi phí công tác (đi lại, ăn ở), tạm ứng mua vật tư, hàng hóa nhỏ lẻ, tạm ứng chi phí tiếp khách, hội họp hoặc các khoản chi phí đột xuất khác phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Chứng từ tạm ứng thường là Giấy đề nghị tạm ứng và Phiếu chi.

Phương pháp hạch toán khoản tạm ứng trên tài khoản 141

Kết cấu và nội dung của tài khoản 141

Tài khoản 141 – Tạm ứng, theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, dùng để phản ánh các khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp đã tạm ứng cho người lao động, người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ được giao. Đây là tài khoản tài sản (loại 1) có kết cấu như sau:

+ **Bên Nợ:** Ghi nhận số tiền hoặc giá trị vật tư đã tạm ứng.

+ **Bên Có:** Ghi nhận số tiền tạm ứng đã được quyết toán hoặc hoàn lại.

+ **Số dư Nợ:** Phản ánh số tiền tạm ứng chưa được quyết toán hoặc chưa hoàn lại tại thời điểm báo cáo.

Các bút toán chính khi phát sinh tạm ứng và quyết toán tạm ứng

Khi phát sinh tạm ứng:

+ Nợ TK 141 (Số tiền tạm ứng)

+ Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)

Khi quyết toán tạm ứng:

+ Nợ các TK liên quan (TK 641, 642, 211, 152,…)

+ Có TK 141 (Số tiền tạm ứng đã chi đúng mục đích)

Nếu người nhận tạm ứng hoàn lại tiền thừa:

+ Nợ TK 111, 112

+ Có TK 141

Ví dụ minh họa hạch toán tạm ứng theo quy định

**Ví dụ:** Kế toán A của công ty B (SME) được tạm ứng 2.000.000 VNĐ tiền mặt để đi công tác.

1. **Khi tạm ứng:**

Nợ TK 141 (Kế toán A) : 2.000.000 VNĐ

Có TK 111 (Tiền mặt) : 2.000.000 VNĐ

2. **Khi quyết toán:** Sau chuyến công tác, Kế toán A nộp hóa đơn, chứng từ hợp lệ tổng cộng 1.800.000 VNĐ và hoàn lại tiền thừa 200.000 VNĐ.

Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) : 1.800.000 VNĐ

Nợ TK 111 (Tiền mặt – phần hoàn lại) : 200.000 VNĐ

Có TK 141 (Kế toán A) : 2.000.000 VNĐ

Rủi ro và sai sót thường gặp khi quản lý khoản tạm ứng

Những lỗi phổ biến trong hạch toán và quản lý tạm ứng

Các SME thường gặp phải một số sai sót khi quản lý tạm ứng, như:

– Không có quy trình tạm ứng, quyết toán rõ ràng.

– Người nhận tạm ứng không quyết toán đúng hạn, hoặc không đủ chứng từ hợp lệ.

– Sử dụng tiền tạm ứng sai mục đích được duyệt.

– Hạch toán sai tài khoản, ví dụ ghi thẳng vào chi phí mà không qua TK 141.

– Để số dư tạm ứng trên TK 141 tồn đọng kéo dài, gây khó khăn cho việc đối chiếu và thu hồi.

Cách xử lý và điều chỉnh sai sót

Để khắc phục, doanh nghiệp cần xây dựng quy chế tạm ứng – quyết toán minh bạch. Định kỳ, kế toán cần đối chiếu công nợ tạm ứng với từng cá nhân, yêu cầu quyết toán các khoản quá hạn. Đối với các sai sót hạch toán, cần thực hiện bút toán điều chỉnh. Ví dụ, nếu lỡ ghi thẳng vào chi phí, cần loại bỏ chi phí đó và ghi nhận vào TK 141, sau đó thực hiện quyết toán lại.

Ảnh hưởng của sai sót tạm ứng đến báo cáo tài chính và kiểm toán

Sai sót trong quản lý và hạch toán tạm ứng có thể làm sai lệch các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, đặc biệt là tài sản ngắn hạn và chi phí. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin kế toán mà còn có thể gây ra rủi ro về thuế (chi phí không hợp lý, không được trừ khi tính thuế TNDN) và bị kiểm toán viên đặt nghi vấn về tính trung thực của báo cáo. Do đó, việc quản lý tạm ứng chặt chẽ là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tuân thủ pháp luật và sức khỏe tài chính doanh nghiệp.

FAQ về tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn

**Q1: Tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn?**

**A1:** Tạm ứng là tài sản của doanh nghiệp, cụ thể là tài sản ngắn hạn. Nó phản ánh một khoản nợ phải thu từ người nhận tạm ứng cho đến khi được quyết toán.

**Q2: Làm thế nào phân biệt tạm ứng và khoản phải trả khác?**

**A2:** Tạm ứng là khoản tiền doanh nghiệp *đã chi ra* và chờ được quyết toán/hoàn lại. Khoản phải trả (TK 331, 334,…) là khoản tiền doanh nghiệp *phải chi ra* trong tương lai cho các đối tượng khác.

**Q3: Cách hạch toán tài khoản 141 như thế nào cho đúng?**

**A3:** Khi tạm ứng, ghi Nợ TK 141/Có TK 111, 112. Khi quyết toán, ghi Nợ các TK chi phí/Có TK 141. Nếu có hoàn lại, ghi Nợ TK 111, 112/Có TK 141.

**Q4: Nếu tạm ứng sai sót thì xử lý ra sao?**

**A4:** Cần điều chỉnh bút toán sai bằng cách ghi đảo hoặc ghi bổ sung. Quan trọng nhất là đối chiếu thường xuyên, yêu cầu quyết toán đúng hạn và xây dựng quy chế nội bộ rõ ràng để hạn chế sai sót.

Việc xác định tạm ứng là tài sản hay nguồn vốn và hạch toán chính xác khoản tạm ứng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC là nền tảng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong kế toán. Kế toán viên và chủ SME cần thiết lập quy trình quản lý chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra và đối chiếu các khoản tạm ứng để tránh rủi ro, sai sót. Hãy luôn cập nhật kiến thức và quy định để công tác kế toán luôn chính xác và hiệu quả.

Related Articles