Tổng hợp các khoản chi được trừ và không được trừ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Ngày 19/12/2025 – Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 đã chính thức được ban hành, trong đó có nhiều quy định mới về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Dưới đây là tổng hợp chi tiết giúp doanh nghiệp nắm bắt đầy đủ các quy định này.

I. Ba điều kiện bắt buộc để chi phí được trừ thuế TNDN

Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi chỉ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng đồng thời ba điều kiện sau đây:

1. Điều kiện về tính thực tế và liên quan

Trích dẫn luật: “Khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp” – Điểm a khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Diễn giải: Đây là điều kiện cơ bản nhất. Khoản chi phải đáp ứng hai yếu tố:

+ Thực tế phát sinh: Chi phí phải thật sự đã xảy ra, không phải là chi phí ước tính hoặc dự kiến.

Ví dụ: Công ty đã thực sự trả tiền thuê văn phòng, mua nguyên vật liệu, trả lương nhân viên…

+ Liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Chi phí phải phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp.

Ví dụ: Chi phí mua máy móc sản xuất, chi phí marketing, chi phí đào tạo nhân viên… đều có liên quan. Ngược lại, chi phí cá nhân của chủ doanh nghiệp như mua xe ô tô để sử dụng riêng thì không được trừ.

2. Điều kiện về hóa đơn, chứng từ

Trích dẫn luật: “Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật” – Điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Diễn giải: Mọi khoản chi đều phải có chứng từ chứng minh hợp lệ:

+ Hóa đơn hợp pháp: Hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy đúng quy định, có đầy đủ thông tin bắt buộc (tên người bán, người mua, mã số thuế, nội dung giao dịch, số tiền…)

+ Chứng từ khác: Đối với một số khoản chi không có hóa đơn như tiền lương, có thể dùng bảng lương, hợp đồng lao động, biên lai chuyển khoản… Tất cả chứng từ phải đầy đủ, hợp pháp và lưu giữ theo quy định.

3. Điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt

Trích dẫn luật: “Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên” – Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Diễn giải: Đây là quy định quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch:

+ Ngưỡng áp dụng: Từ 5 triệu đồng trở lên/lần thanh toán

+ Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm: Chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng/ghi nợ, ví điện tử, séc, uỷ nhiệm chi…

+ Ví dụ thực tế: Công ty mua 10 triệu đồng văn phòng phẩm, nếu trả bằng tiền mặt thì khoản chi này sẽ KHÔNG được trừ khi tính thuế TNDN, dù có đầy đủ hóa đơn. Công ty phải thanh toán qua chuyển khoản mới được trừ.

Lưu ý: Chính phủ có thể quy định một số trường hợp đặc thù không phải thanh toán không dùng tiền mặt (được nêu tại điểm c khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025).

II. Các khoản chi KHÔNG được trừ khi tính thuế TNDN

Căn cứ Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025, có 23 nhóm khoản chi không được trừ. Dưới đây là các khoản chi quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Chi phí không đáp ứng đủ 3 điều kiện

Trích dẫn luật: “Các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định này” – Điểm 1 khoản 1 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Diễn giải: Bất kỳ khoản chi nào thiếu một trong ba điều kiện đã nêu ở phần I đều không được trừ. Đây là nguyên tắc chung và cơ bản nhất.

2. Các khoản tiền phạt vi phạm hành chính

Trích dẫn luật: “Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: Vi phạm luật giao thông, vi phạm quy định đăng ký kinh doanh, vi phạm quy định kế toán, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật” – Điểm 2 khoản 1 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Diễn giải: Tất cả các khoản phạt do vi phạm pháp luật đều không được tính vào chi phí được trừ, bao gồm:

+ Tiền phạt vi phạm giao thông của xe công ty

+ Tiền phạt chậm nộp báo cáo tài chính, báo cáo thuế

+ Tiền phạt và tiền chậm nộp thuế

+ Tiền phạt vi phạm các quy định về môi trường, lao động, đăng ký kinh doanh…

Lý do: Nhà nước không khuyến khích hành vi vi phạm pháp luật, do đó không cho phép doanh nghiệp được giảm thuế thông qua các khoản phạt này.

3. Chi phí đã được bù đắp từ nguồn khác

Trích dẫn luật: “Các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác; khoản chi đã được chi từ Quỹ phát triển khoa học và công nghệ của doanh nghiệp, Quỹ phát triển khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số của doanh nghiệp” – Điểm 3 khoản 1 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Diễn giải: Nếu chi phí đã được tài trợ, hỗ trợ hoặc bù đắp từ nguồn khác (ngân sách nhà nước, quỹ của công ty, tài trợ…) thì không được tính lại vào chi phí được trừ.

Ví dụ: Công ty nhận được 100 triệu đồng hỗ trợ từ ngân sách để đào tạo nhân viên. Khoản 100 triệu này không được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN vì đã được ngân sách bù đắp.

4. Phần chi vượt mức quy định

Trích dẫn luật: “Phần chi vượt mức quy định đối với các khoản chi…” – Điểm 4 khoản 1 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Diễn giải: Một số khoản chi có mức trần do pháp luật quy định. Phần vượt quá mức trần này không được trừ. Các khoản này bao gồm:

+ Chi tiếp tân, hội nghị, khánh tiết

+ Chi phúc lợi cho người lao động

+ Chi công đoàn

+ Chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại…

Lưu ý: Doanh nghiệp cần nắm rõ mức trần cho từng loại chi phí để tránh vượt quá quy định.

5. Trích lập dự phòng không đúng quy định

Trích dẫn luật: “Trích lập và sử dụng các khoản dự phòng không theo đúng quy định của pháp luật về trích lập dự phòng: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng tổn thất các khoản đầu tư tài chính, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp và dự phòng rủi ro nghề nghiệp của doanh nghiệp thẩm định giá, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kiểm toán độc lập” – Điểm 5 khoản 1 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Diễn giải: Các khoản dự phòng chỉ được trừ khi trích lập đúng theo quy định về:

+ Điều kiện được trích lập

+ Tỷ lệ trích lập

+ Phương pháp tính toán

+ Thời gian trích lập và xử lý

Nếu trích lập không đúng quy định, toàn bộ khoản dự phòng đó sẽ không được trừ.

6. Chi phí không đúng quy định chuyên ngành

Trích dẫn luật: “Khoản chi không đáp ứng điều kiện chi, nội dung chi theo quy định của pháp luật chuyên ngành, bao gồm: Khoản chi cho làm thêm giờ vượt mức thời gian quy định của pháp luật về lao động; khoản chi quảng cáo trong trường hợp quảng cáo các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bị cấm quảng cáo hoặc quảng cáo các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng doanh nghiệp không thực hiện đăng ký quảng cáo theo quy định của pháp luật; khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh không đúng hoặc vượt mức chi theo quy định của pháp luật chuyên ngành” – Điểm 23 khoản 1 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Diễn giải: Các khoản chi vi phạm quy định chuyên ngành đều không được trừ, cụ thể:

+ Chi làm thêm giờ vượt mức: Pháp luật lao động quy định số giờ làm thêm tối đa. Nếu doanh nghiệp cho nhân viên làm thêm vượt quá mức này, phần chi vượt quá không được trừ.

+ Chi quảng cáo không hợp pháp: Quảng cáo sản phẩm bị cấm (thuốc lá, rượu cho trẻ em…) hoặc quảng cáo sản phẩm phải đăng ký nhưng chưa đăng ký với cơ quan có thẩm quyền thì chi phí quảng cáo không được trừ.

+ Chi phí khác vi phạm pháp luật chuyên ngành: Ví dụ chi phí vận tải vượt tải, chi phí xây dựng không phép…

III. Những điểm mới quan trọng về chi phí được trừ theo Luật Thuế TNDN 2025

1. Bổ sung các khoản chi được trừ mới

Quy định: Luật Thuế TNDN 2025 tại điểm b khoản 1 Điều 9 đã bổ sung thêm một số khoản chi được trừ so với trước đây.

Ý nghĩa: Mở rộng phạm vi chi phí được trừ, giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng thuế và khuyến khích đầu tư vào các lĩnh vực mới như chuyển đổi số, công nghệ, đổi mới sáng tạo.

2. Quy định rõ trường hợp đặc thù về thanh toán không dùng tiền mặt

Quy định: Điểm c khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 nêu rõ Chính phủ sẽ quy định các trường hợp đặc thù không phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Ý nghĩa: Tạo sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ: mua hàng ở vùng sâu vùng xa chưa có dịch vụ ngân hàng, thanh toán tiền tip, tiền boa…

3. Sửa đổi quy định về lãi tiền vay

Quy định: Điểm i khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 sửa đổi quy định về việc không tính vào chi phí được trừ phần chi trả lãi tiền vay vượt mức theo Bộ luật Dân sự 2015.

Diễn giải: Khi doanh nghiệp vay tiền từ cá nhân hoặc tổ chức không phải là ngân hàng/tổ chức tín dụng, lãi suất vay phải tuân thủ quy định của Bộ luật Dân sự. Phần lãi vượt mức quy định này không được tính vào chi phí được trừ.

Ví dụ: Bộ luật Dân sự quy định lãi suất vay tối đa là 20%/năm. Nếu công ty vay 1 tỷ đồng của cá nhân với lãi suất 25%/năm, thì chỉ có phần lãi tương ứng với 20%/năm (200 triệu đồng) được trừ, phần lãi vượt quá (50 triệu đồng) không được trừ.

4. Làm rõ quy định về thuế GTGT đầu vào

Quy định: Điểm 1 khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 quy định rõ về thuế GTGT không được tính vào chi phí được trừ.

Diễn giải chi tiết:

+ Nguyên tắc chung: Thuế GTGT đầu vào theo phương pháp khấu trừ không được tính vào chi phí được trừ (vì đã được khấu trừ với thuế GTGT đầu ra)

+ Trường hợp ngoại lệ: Phần thuế GTGT đầu vào liên quan trực tiếp đến sản xuất kinh doanh nhưng chưa khấu trừ hết và không thuộc trường hợp hoàn thuế thì được tính vào chi phí được trừ.

+ Quy tắc quan trọng: Số thuế GTGT đầu vào đã được tính vào chi phí được trừ thì KHÔNG được khấu trừ với thuế GTGT đầu ra (tránh trùng lặp lợi ích).

Ví dụ minh họa: Công ty mua máy móc giá 110 triệu (trong đó có 10 triệu thuế GTGT). Nếu công ty khấu trừ được 10 triệu thuế GTGT đầu vào này, thì chỉ có 100 triệu được tính vào giá trị tài sản cố định để tính khấu hao (chi phí được trừ). Ngược lại, nếu không khấu trừ được (ví dụ chưa đủ điều kiện), thì cả 110 triệu được tính vào giá trị tài sản để khấu hao.

IV. Những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp

1. Về chứng từ thanh toán:

+ Doanh nghiệp cần ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên để đảm bảo chi phí được trừ thuế.

+ Lưu giữ đầy đủ chứng từ chuyển khoản, sao kê ngân hàng để chứng minh việc thanh toán.

2. Về hóa đơn chứng từ:

+ Kiểm tra kỹ tính hợp pháp, đầy đủ của hóa đơn trước khi thanh toán.

+ Đối với các khoản chi không có hóa đơn (lương, bảo hiểm…), cần có chứng từ thay thế hợp lệ.

3. Về các khoản chi có định mức

+ Nắm rõ mức trần cho từng loại chi phí để lập kế hoạch chi tiêu hợp lý.

+ Tránh chi vượt mức dẫn đến không được trừ thuế và lãng phí nguồn lực.

4. Về tuân thủ pháp luật chuyên ngành

+ Đảm bảo các khoản chi đều tuân thủ đúng quy định pháp luật lao động, quảng cáo, môi trường… để chi phí được trừ thuế.

+ Tránh các hành vi vi phạm dẫn đến phát sinh tiền phạt và chi phí không được trừ.

V. Kết luận

Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã hướng dẫn chi tiết và rõ ràng về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Việc nắm vững các quy định này giúp doanh nghiệp:

+ Lập kế hoạch tài chính và chi tiêu hợp lý

+ Tối ưu hóa chi phí hợp pháp để giảm thuế TNDN phải nộp

+ Tránh rủi ro bị xử phạt do vi phạm quy định về thuế

+ Đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật thuế

Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các văn bản hướng dẫn chi tiết từ Bộ Tài chính và cơ quan thuế địa phương để thực hiện đúng quy định.

Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026.