Xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ: Hướng dẫn chi tiết 2025

Xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ: Hướng dẫn chi tiết 2025

Xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ là vấn đề khiến nhiều kế toán doanh nghiệp SME Việt Nam băn khoăn về tính hợp lệ và cách xử lý đúng quy định. Thực tế cho thấy, hơn 35% doanh nghiệp dịch vụ từng gặp sai sót khi xuất hóa đơn tạm ứng không đúng thời điểm hoặc thiếu chứng từ kèm theo, dẫn đến bị cơ quan thuế loại chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Đặc biệt, với quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn tạm ứng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Bài viết này cung cấp hướng dẫn toàn diện về quy định pháp lý, cách hạch toán theo VAS và quy trình kê khai quyết toán thuế liên quan đến hóa đơn tạm ứng.

Khái niệm và căn cứ pháp lý về hóa đơn tạm ứng

Định nghĩa và phạm vi áp dụng

+ Xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ là việc nhà cung cấp dịch vụ lập hóa đơn điện tử cho khoản tiền tạm ứng mà khách hàng thanh toán trước khi dịch vụ hoàn thành.

+ Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn được xuất khi phát sinh một trong các thời điểm: chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua; dịch vụ hoàn thành; hoặc khi thu tiền trước bán hàng, cung cấp dịch vụ. Đối với tạm ứng, doanh nghiệp có quyền xuất hóa đơn ngay khi nhận tiền nếu có thỏa thuận trong hợp đồng, nhưng phải ghi rõ là “tạm ứng” hoặc “ứng trước” trên hóa đơn.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh

+ Việc xuất hóa đơn tạm ứng tuân theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử, quy định rõ thời điểm lập hóa đơn và nội dung bắt buộc phải có. Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn nguyên tắc hạch toán khoản tạm ứng vào tài khoản 131 hoặc 3387 tùy theo đối tượng.

+ Luật Thuế GTGT quy định việc kê khai thuế đầu ra khi xuất hóa đơn tạm ứng, dù dịch vụ chưa hoàn thành. Luật Quản lý thuế yêu cầu doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điều chỉnh nếu giá trị dịch vụ thực tế khác với giá trị tạm ứng ban đầu.

Tác động lên báo cáo tài chính

Khi xuất hóa đơn tạm ứng, doanh nghiệp phải kê khai thuế GTGT đầu ra ngay tại thời điểm nhận tiền, làm tăng nghĩa vụ thuế tạm thời trước khi dịch vụ hoàn thành. Trên bảng cân đối kế toán, khoản tạm ứng được ghi nhận vào nợ phải trả cho đến khi nghiệm thu dịch vụ và chuyển sang doanh thu.

=> Điều này ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng thanh khoản ngắn hạn của doanh nghiệp. Nếu xử lý sai, có thể dẫn đến báo cáo tài chính không phản ánh đúng thực tế hoạt động và gặp rắc rối khi quyết toán thuế TNDN cuối năm.

Tìm hiểu thêm: Tạm ứng hợp đồng dịch vụ có phải xuất hóa đơn không?

Hướng dẫn thực tế lập và xử lý hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ

Khi lập hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ, các thông tin trên hóa đơn điện tử cần tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trên hóa đơn phải ghi rõ “Tạm ứng tiền dịch vụ [Tên dịch vụ] theo Hợp đồng số [Số hợp đồng]” và số tiền đã tạm ứng. Mức thuế suất GTGT áp dụng theo loại hình dịch vụ đã thỏa thuận trong hợp đồng chính.

Quy trình lập hóa đơn tạm ứng:

+ Bước 1: Khi nhận được khoản tiền tạm ứng từ khách hàng (chuyển khoản hoặc tiền mặt).

+ Bước 2: Lập hóa đơn điện tử ghi rõ nội dung “Tạm ứng tiền dịch vụ…” với số tiền thực nhận và thuế GTGT tương ứng.

+ Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử đã ký số cho khách hàng thông qua hệ thống phần mềm hóa đơn.

Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn với Công ty B trị giá 100 triệu đồng (chưa GTGT). Công ty B tạm ứng 30 triệu đồng vào ngày 15/01/2025. Công ty A phải xuất hóa đơn GTGT cho 30 triệu đồng này vào ngày 15/01/2025, ghi rõ “Tạm ứng đợt 1 hợp đồng tư vấn số XYZ”.

Khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng, Công ty A sẽ lập hóa đơn chính thức cho tổng giá trị dịch vụ (100 triệu + GTGT). Trên hóa đơn chính thức, cần ghi rõ tổng giá trị hợp đồng và phần đã tạm ứng, sau đó tính số tiền còn lại phải thanh toán. Ví dụ, hóa đơn cuối cùng sẽ ghi “Tổng giá trị dịch vụ tư vấn: 100 triệu VND. Đã tạm ứng (theo HĐ số … ngày …): 30 triệu VND. Số tiền còn lại phải thanh toán: 70 triệu VND”. Về mặt hạch toán, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu phù hợp với chuẩn mực kế toán (Thông tư 200/2014/TT-BTC) và các khoản đã nhận tiền trước.

Trường hợp cần điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn tạm ứng, doanh nghiệp phải tuân thủ quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Việc lưu trữ chứng từ hóa đơn tạm ứng cũng cần được thực hiện chặt chẽ theo quy định pháp luật về kế toán và thuế.

Cách hạch toán và quyết toán thuế cho hóa đơn tạm ứng

Nguyên tắc hạch toán theo VAS

Tình huống Bút toán / Xử lý
Nhận tiền tạm ứng và xuất hóa đơn
  • Nợ TK 111, 112 (tiền nhận)
  • Có TK 3387 (doanh thu chưa thực hiện)
  • Có TK 3331 (thuế GTGT đầu ra)
Dịch vụ hoàn thành và nghiệm thu
  • Nợ TK 3387 (giảm doanh thu chưa thực hiện)
  • Có TK 511 (doanh thu)
Giá trị thực tế cao hơn tạm ứng Xuất hóa đơn bổ sung cho phần chênh lệch tăng.
Giá trị thực tế thấp hơn tạm ứng Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hoàn lại tiền cho khách hàng.
Nguyên tắc quan trọng Không ghi nhận doanh thu khi chưa cung cấp dịch vụ; khoản tạm ứng chỉ ghi nhận là nợ phải trả.

Quy trình kê khai thuế

Doanh nghiệp phải kê khai thuế GTGT đầu ra trong tờ khai thuế GTGT tháng hoặc quý có phát sinh việc xuất hóa đơn tạm ứng, dù dịch vụ chưa hoàn thành.

+ Hồ sơ cần có: hóa đơn điện tử tạm ứng, hợp đồng dịch vụ ghi rõ điều khoản tạm ứng, chứng từ thu tiền, và bảng kê chi tiết các khoản tạm ứng.

+ Thời hạn kê khai: Theo tháng là ngày 20 tháng sau hoặc theo quý là ngày cuối tháng đầu quý sau. Khi quyết toán thuế TNDN cuối năm, cần đối chiếu số dư TK 3387 để đảm bảo không ghi nhận nhầm doanh thu từ các khoản chưa hoàn thành dịch vụ.

Ví dụ minh họa thực tế

Công ty dịch vụ tư vấn A ký hợp đồng tư vấn chiến lược trị giá 110 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%). Tháng 1/2025, khách hàng tạm ứng 50% giá trị hợp đồng là 55 triệu đồng.

Bút toán ghi nhận: Nợ TK 111: 55 triệu / Có TK 3387: 50 triệu và TK 3331: 5 triệu. Công ty A phải kê khai thuế GTGT đầu ra 5 triệu đồng trong tờ khai tháng 1/2025. Tháng 3/2025, dịch vụ hoàn thành và nghiệm thu: Nợ TK 3387: 50 triệu / Có TK 511: 50 triệu. Khách hàng thanh toán 55 triệu còn lại, Công ty A xuất hóa đơn cho phần còn lại và ghi nhận tương tự.

Sai sót phổ biến và rủi ro khi xuất hóa đơn tạm ứng

Lỗi thường gặp tại doanh nghiệp SME

+ Lỗi một: Ghi nhận doanh thu ngay khi nhận tiền tạm ứng, làm sai lệch báo cáo tài chính và tăng thuế TNDN không đúng. Nhiều doanh nghiệp xuất hóa đơn tạm ứng nhưng không ghi rõ “tạm ứng” trên hóa đơn, gây nhầm lẫn cho cả khách hàng và cơ quan thuế.

+ Lỗi hai: Là không xuất hóa đơn điều chỉnh khi giá trị thực tế khác với tạm ứng, dẫn đến doanh thu và thuế GTGT không khớp với thực tế.

Case điển hình: Một công ty dịch vụ logistics tại Đồng Nai bị phạt 15 triệu đồng năm 2024 vì xuất hóa đơn tạm ứng cho 10 hợp đồng nhưng ghi nhận toàn bộ vào doanh thu tháng nhận tiền, không chờ hoàn thành dịch vụ.

Rủi ro bị kiểm tra thuế

+ Cơ quan thuế thường kiểm tra chặt việc ghi nhận doanh thu từ tạm ứng để phát hiện hành vi ghi nhận sớm doanh thu nhằm chuyển lợi nhuận sang năm sau tránh thuế. Mức phạt từ 10-20 triệu đồng cho hành vi xuất hóa đơn không đúng quy định, và có thể bị truy thu thuế TNDN nếu ghi nhận sai doanh thu.

+ Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán và bảng đối chiếu công nợ với khách hàng. Khi giải trình với cơ quan thuế, phải chứng minh rõ thời điểm hoàn thành dịch vụ và nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo VAS.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ

Khi nào được xuất hóa đơn tạm ứng cho hợp đồng dịch vụ?

Doanh nghiệp được xuất hóa đơn tạm ứng khi nhận tiền ứng trước từ khách hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng, trước khi dịch vụ hoàn thành. Phải ghi rõ “tạm ứng” trên hóa đơn và kê khai thuế GTGT đầu ra ngay trong kỳ nhận tiền theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Hạch toán tạm ứng theo VAS như thế nào?

Khi nhận tiền tạm ứng: Nợ TK 111, 112 / Có TK 3387 (doanh thu chưa thực hiện) và TK 3331 (thuế GTGT). Khi dịch vụ hoàn thành: Nợ TK 3387 / Có TK 511 (doanh thu). Không ghi nhận doanh thu ngay khi nhận tiền tạm ứng.

Mức phạt khi sai sót về hóa đơn tạm ứng là bao nhiêu?

Phạt từ 10-20 triệu đồng cho hành vi xuất hóa đơn không đúng quy định. Nếu ghi nhận sai doanh thu dẫn đến kê khai thiếu thuế TNDN, có thể bị truy thu thuế cộng phạt chậm nộp 0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi quyết toán thuế liên quan đến tạm ứng?

Hồ sơ gồm: hợp đồng dịch vụ, hóa đơn điện tử tạm ứng có ghi chú rõ ràng, chứng từ thu tiền, biên bản nghiệm thu dịch vụ, bảng kê chi tiết TK 3387, và tờ khai quyết toán thuế TNDN có đối chiếu doanh thu thực tế phát sinh.

Kết luận

Xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ là quyền hợp pháp của doanh nghiệp nhưng phải tuân thủ chặt chẽ quy định về thời điểm, nội dung và cách hạch toán theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Việc ghi nhận đúng vào tài khoản 3387 thay vì doanh thu giúp báo cáo tài chính phản ánh chính xác thực tế hoạt động và tránh rủi ro truy thu thuế khi quyết toán thuế TNDN.

Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ chứng từ, theo dõi chặt chẽ tiến độ dịch vụ và kịp thời xuất hóa đơn điều chỉnh khi cần thiết. Để đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp nên rà soát lại quy trình xuất hóa đơn hiện tại, cập nhật kiến thức về hóa đơn điện tử và tham khảo thêm hướng dẫn về kê khai thuế GTGT và chi phí được trừ theo Luật Thuế TNDN.

Bài viết cùng chủ đề