Cách ghi hóa đơn tạm ứng đợt 1 chi tiết mà kế toán chắc chắn phải biết

Cách ghi hóa đơn tạm ứng đợt 1 đúng chuẩn theo quy định mới nhất là yêu cầu quan trọng đối với kế toán viên và chủ doanh nghiệp, đặc biệt khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi nhiều quy định về hóa đơn, chứng từ.

Sai sót trong lập hóa đơn tạm ứng có thể gây rủi ro thuế, ảnh hưởng đến dòng tiền và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Bài viết này hướng dẫn chi tiết, từng bước về thời điểm lập, cách ghi nội dung và những lưu ý quan trọng, giúp hóa đơn tạm ứng đợt 1 tuân thủ đầy đủ pháp luật.

Khái quát về hóa đơn tạm ứng đợt 1 trong hợp đồng kinh tế

Khái niệm hóa đơn tạm ứng theo luật thuế và các quy định liên quan

Hóa đơn tạm ứng là loại hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) được lập khi bên bán nhận được một khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng từ bên mua trước khi hàng hóa được giao hoặc dịch vụ hoàn thành. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc lập hóa đơn tạm ứng là bắt buộc để ghi nhận doanh thu và tính thuế GTGT tại thời điểm thu tiền, không phụ thuộc vào việc hoàn thành dịch vụ hay bàn giao hàng hóa. Điều này đảm bảo nguyên tắc kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ đúng thời điểm.

Tham khảo thêm: Xuất hóa đơn tạm ứng hợp đồng dịch vụ: Hướng dẫn chi tiết 2025

Đặc điểm và vai trò của hóa đơn tạm ứng đợt 1 trong giao dịch kinh tế

Hóa đơn tạm ứng đợt 1 thường xuất hiện trong các hợp đồng có giá trị lớn hoặc thời gian thực hiện kéo dài như xây dựng, lắp đặt, dịch vụ tư vấn. Vai trò chính của nó là xác nhận khoản thanh toán ban đầu, đảm bảo cam kết thực hiện hợp đồng từ cả hai phía. Đối với doanh nghiệp, hóa đơn tạm ứng đợt 1 giúp quản lý dòng tiền, ghi nhận doanh thu theo tiến độ và là cơ sở để hạch toán kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

So sánh hóa đơn tạm ứng với các loại hóa đơn khác

Hóa đơn tạm ứng khác với hóa đơn thanh toán toàn bộ hoặc hóa đơn kết thúc hợp đồng ở chỗ nó được lập tại thời điểm thu tiền tạm ứng, không phải khi hoàn thành việc cung cấp.

Tiêu chí	Hóa đơn tạm ứng	Hóa đơn thanh toán cuối cùng
Thời điểm lập	Khi nhận tiền tạm ứng	Khi hoàn thành dịch vụ/bàn giao hàng hóa
Nội dung	“Tạm ứng đợt 1 theo Hợp đồng số…”	Chi tiết hàng hóa/dịch vụ đã hoàn thành

Hướng dẫn chi tiết cách ghi nội dung hóa đơn tạm ứng đợt 1

Thời điểm lập hóa đơn tạm ứng theo Nghị định 70/2025 và thực tiễn

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn đối với các dịch vụ xây dựng, lắp đặt, hoặc các hợp đồng thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ là thời điểm thu tiền tạm ứng hoặc theo tiến độ thanh toán của hợp đồng. Điều này có nghĩa là ngay khi doanh nghiệp nhận được khoản tạm ứng đợt 1, kể cả khi dịch vụ chưa bắt đầu hoặc hàng hóa chưa được giao, hóa đơn điện tử phải được lập và xuất.

Các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn tạm ứng đợt 1

Khi ghi hóa đơn tạm ứng đợt 1, các thông tin cơ bản của bên bán, bên mua (tên, địa chỉ, mã số thuế) cần được điền đầy đủ. Quan trọng nhất, tại phần “Tên hàng hóa, dịch vụ” và “Đơn vị tính”, cần ghi rõ ràng nội dung là “Tạm ứng đợt 1 theo Hợp đồng số [ghi số hợp đồng]”, “Tạm ứng tiền thi công công trình [tên công trình]” hoặc “Tạm ứng chi phí tư vấn theo Hợp đồng số…”. Mục “Số lượng” và “Đơn giá” có thể để trống hoặc ghi “1”, “Tổng tiền” tùy theo phần mềm. Giá trị trên hóa đơn là số tiền tạm ứng đã nhận.

Ví dụ mẫu hóa đơn tạm ứng đợt 1 đúng chuẩn quy định mới

Giả sử Công ty A nhận tạm ứng 100.000.000 VNĐ từ Công ty B cho hợp đồng xây dựng số 01/HĐXD. Trên hóa đơn GTGT điện tử, bạn sẽ ghi:

+ Mục “Tên hàng hóa, dịch vụ”: Tạm ứng đợt 1 Hợp đồng xây dựng số 01/HĐXD ngày DD/MM/YYYY

+ Mục “Đơn vị tính”: Lần

+ Mục “Số lượng”: 1

+ Mục “Đơn giá”: 100.000.000

+ Mục “Thành tiền”: 100.000.000

+ Các mục thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán sẽ tính theo quy định.

Cách xử lý hóa đơn có danh mục dài hoặc bảng kê kèm theo

Trong trường hợp nội dung tạm ứng quá dài hoặc cần chi tiết nhiều hạng mục, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điện tử ghi chung “Tạm ứng đợt 1 theo Hợp đồng số [số hợp đồng]” và ghi chú “Kèm theo bảng kê chi tiết số [số bảng kê]”. Bảng kê này cần có đầy đủ thông tin về các hạng mục tạm ứng, có chữ ký của người bán và người mua, và được lưu giữ cùng với hóa đơn.

Lưu ý, rủi ro pháp lý và cách tránh sai sót khi xuất hóa đơn tạm ứng

Nhận biết và phòng tránh các sai sót thường gặp

Các sai sót phổ biến khi xuất hóa đơn tạm ứng bao gồm: chậm lập hóa đơn, ghi sai nội dung “tên hàng hóa, dịch vụ” (ví dụ ghi chi tiết công việc thay vì “tạm ứng”), hoặc sai thời điểm lập hóa đơn. Để phòng tránh, kế toán cần nắm vững quy định về thời điểm xuất hóa đơn, đặc biệt là theo Nghị định 70/2025. Hóa đơn phải được lập ngay khi nhận được tiền tạm ứng, không chờ đến khi công việc hoàn thành.

Hậu quả pháp lý khi xuất hóa đơn sai hoặc chậm

Xuất hóa đơn sai hoặc chậm có thể dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, theo quy định của Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Điều này không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và quá trình kê khai thuế GTGT, đặc biệt khi cơ quan thuế tiến hành kiểm toán. Hậu quả có thể là phạt tiền, truy thu thuế và các chi phí liên quan.

Giải pháp tối ưu, ứng dụng hóa đơn điện tử trong quản lý tạm ứng

Để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót, các doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Các phần mềm này thường tích hợp sẵn các mẫu hóa đơn chuẩn, giúp kế toán dễ dàng điền thông tin và đảm bảo tính hợp lệ. Hóa đơn điện tử cũng giúp lưu trữ, tìm kiếm và quản lý hóa đơn tạm ứng hiệu quả hơn, đồng thời tự động cập nhật các quy định mới nhất từ Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.

FAQ về hóa đơn tạm ứng đợt 1

Q1: Khi nào cần lập hóa đơn tạm ứng đợt 1?

Khi nhận được khoản tiền tạm ứng đầu tiên từ bên mua, dù hàng hóa/dịch vụ chưa được bàn giao hay hoàn thành, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Q2: Ghi nội dung gì trên hóa đơn tạm ứng đợt 1?

Ghi rõ “Tạm ứng đợt 1 theo Hợp đồng số [số hợp đồng]” tại mục tên hàng hóa, dịch vụ. Tránh ghi chi tiết các hạng mục công việc.

Q3: Hóa đơn tạm ứng có phải xuất khi chưa bàn giao hàng không?

Có. Thời điểm xuất hóa đơn tạm ứng căn cứ vào thời điểm thu tiền, không phải thời điểm bàn giao hàng hóa hay hoàn thành dịch vụ.

Q4: Làm sao xử lý khi hóa đơn tạm ứng bị sai, cần điều chỉnh?

Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn hiện hành, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế và bên mua.

Việc nắm vững cách ghi hóa đơn tạm ứng đợt 1 và các quy định liên quan là vô cùng quan trọng để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro và tối ưu hóa công tác kế toán. Đặc biệt, với những sửa đổi mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc cập nhật kiến thức thường xuyên là không thể thiếu. Hãy luôn kiểm tra các quy trình nội bộ, đảm bảo hóa đơn được lập chính xác, kịp thời và tận dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm hóa đơn điện tử để quản lý hiệu quả hơn.

Bài viết cùng chủ đề