Cách định khoản thuế GTGT không được khấu trừ

Cách định khoản thuế GTGT không được khấu trừ

Cách định khoản thuế GTGT không được khấu trừ là một trong những kỹ năng quan trọng mà kế toán viên, đặc biệt tại doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), cần nắm vững để tránh sai sót trong quyết toán thuế. Theo Luật Thuế GTGT 2025 (48/2024/QH15), việc xác định đúng các khoản thuế đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí hợp lệ, giảm rủi ro bị truy thu hoặc loại trừ khi kiểm toán. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách định khoản, ví dụ thực tế và các lưu ý pháp lý mới nhất.

Bản chất và các trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT

Khái niệm thuế GTGT không được khấu trừ

Thuế GTGT không được khấu trừ là phần thuế đầu vào phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ nhưng không đáp ứng điều kiện khấu trừ theo quy định. Khoản thuế này phải tính vào chi phí hoặc giá trị tài sản thay vì được trừ vào thuế GTGT đầu ra. Ví dụ: doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt hóa đơn trên 20 triệu đồng sẽ bị loại khỏi khấu trừ.

Các trường hợp phổ biến không được khấu trừ

Một số tình huống phổ biến gồm:

+ Hóa đơn không hợp lệ, thiếu chữ ký số hoặc thông tin người bán.

+ Thanh toán tiền mặt vượt 20 triệu đồng mà không qua ngân hàng.

+ Mua hàng hóa, tài sản phục vụ mục đích không chịu thuế (như biếu tặng, tiêu dùng nội bộ).

+ Chi phí không phục vụ sản xuất kinh doanh chịu thuế.

Ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, quyết toán thuế

Nếu ghi sai bút toán, phần thuế không được khấu trừ có thể bị loại khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, làm tăng lợi nhuận chịu thuế và ảnh hưởng kết quả kinh doanh. Do đó, việc tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC là bắt buộc để đảm bảo minh bạch báo cáo tài chính.

Hướng dẫn định khoản thuế GTGT không được khấu trừ & ví dụ thực tế

Quy tắc chọn tài khoản và phương pháp định khoản

Theo Thông tư 200, kế toán hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ vào chi phí hoặc giá trị hàng hóa, tài sản. Một số tài khoản thường sử dụng:

Loại nghiệp vụ Tài khoản định khoản
Mua hàng hóa phục vụ SXKD Nợ 156 / Có 111,112,331
Thuế GTGT không khấu trừ Nợ 642 hoặc 211 / Có 1331

Minh họa bút toán qua ví dụ thực tế

Công ty A mua máy tính trị giá 33 triệu đồng (VAT 3 triệu), thanh toán tiền mặt. Do không chuyển khoản, thuế GTGT 3 triệu không được khấu trừ.

→ Bút toán: Nợ 211: 30.000.000; Nợ 642: 3.000.000; Có 111: 33.000.000.

So sánh xử lý theo Thông tư 200 và 133

Tiêu chí Thông tư 200 Thông tư 133
Phạm vi áp dụng Doanh nghiệp lớn SME, đơn vị nhỏ
Tài khoản thuế GTGT 1331, 3331 133, 333
Cách ghi nhận chi phí Ghi vào 642 hoặc giá trị TS Gộp chung vào chi phí

Lưu ý khi điều chỉnh, xử lý sai sót

Khi phát hiện sai sót, kế toán cần lập bút toán điều chỉnh giảm thuế khấu trừ, tăng chi phí hợp lý, đồng thời khai bổ sung tờ khai thuế. Việc lưu đầy đủ chứng từ và xác nhận thanh toán ngân hàng là căn cứ quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra.

Lưu ý pháp lý, tuân thủ và quy định mới 2025

Cập nhật quy định và tiêu chuẩn kế toán mới

Luật GTGT 2025 bổ sung điều kiện khấu trừ liên quan đến hóa đơn điện tử, yêu cầu lưu trữ dữ liệu hóa đơn đúng định dạng chuẩn. Các doanh nghiệp cần đảm bảo chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng minh hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh.

Sai lầm thường gặp và rủi ro khi kiểm tra thuế

Doanh nghiệp nhỏ thường mắc lỗi: ghi nhận sai tài khoản (ghi vào 133 thay vì 642), thiếu chứng từ thanh toán, hoặc dùng hóa đơn mua hộ. Hậu quả là bị loại chi phí, truy thu thuế và phạt hành chính. Cần rà soát kỹ sổ chi tiết tài khoản 133, 3331 và báo cáo tài chính năm.

Kinh nghiệm thực tế từ kế toán doanh nghiệp

Ví dụ: Công ty TNHH B mua ô tô phục vụ lãnh đạo, thanh toán tiền mặt. Thuế GTGT đầu vào bị loại, phải ghi Nợ 642 / Có 1331. Sau kiểm toán, chi phí này không được tính hợp lệ khi xác định thuế TNDN. Bài học: mọi khoản chi cần có chứng từ hợp lệ và thanh toán qua ngân hàng.

FAQ về định khoản thuế GTGT không được khấu trừ

Khi nào thuế GTGT không khấu trừ được tính vào chi phí hợp lý?

Khi doanh nghiệp có hóa đơn hợp lệ, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, nhưng hàng hóa phục vụ mục đích chịu thuế – khoản thuế không khấu trừ được tính vào chi phí hợp lý.

SME thường gặp lỗi gì khi xử lý thuế GTGT không được khấu trừ?

Thường là ghi nhầm tài khoản, không tách riêng phần thuế không khấu trừ, hoặc thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Nếu bị loại chi phí thuế GTGT không hợp lệ thì sửa thế nào?

Lập bút toán điều chỉnh, bổ sung chứng từ và khai bổ sung tờ khai thuế GTGT, TNDN trong kỳ phát sinh. Nếu được cơ quan thuế chấp thuận, có thể hoàn chi phí.

Có thể khấu trừ lại phần thuế đã loại không?

Chỉ được điều chỉnh khấu trừ lại khi chứng minh được điều kiện hợp lệ, có chứng từ bổ sung đúng quy định và trong thời hạn cơ quan thuế cho phép.

Việc hiểu rõ cách định khoản thuế GTGT không được khấu trừ không chỉ giúp kế toán tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tối ưu chi phí doanh nghiệp. Hãy thường xuyên cập nhật Thông tư, rà soát chứng từ, và điều chỉnh sổ sách đúng hạn để tránh rủi ro trong các kỳ kiểm toán và quyết toán thuế.

Bài viết cùng chủ đề