mẫu công văn xin quyết toán thuế để giải thể

mẫu công văn xin quyết toán thuế để giải thể

Mẫu công văn xin quyết toán thuế để giải thể là văn bản quan trọng mà doanh nghiệp phải chuẩn bị khi chấm dứt hoạt động kinh doanh.

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 80/2021/TT-BTC, doanh nghiệp phải hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ quyết toán thuế trước khi cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận giải thể.

Soạn thảo công văn đúng mẫu và đúng quy định giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, đồng thời giảm rủi ro pháp lý và vi phạm hành chính trong quá trình đóng mã số thuế.

Khái niệm và quy định pháp lý về công văn xin quyết toán thuế để giải thể

Định nghĩa công văn xin quyết toán thuế trong bối cảnh giải thể doanh nghiệp

Công văn xin quyết toán thuế để giải thể là văn bản hành chính do doanh nghiệp gửi cơ quan thuế để thông báo và đề nghị thực hiện quyết toán các loại thuế trước khi chấm dứt hoạt động.

Văn bản này thể hiện nghĩa vụ cuối cùng của người nộp thuế trong việc thanh toán các khoản nợ thuế còn tồn đọng hoặc hoàn thuế nếu có.

Mục đích chính là hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ về thuế TNDN, thuế GTGT, thuế TNCN và các loại thuế khác trước khi cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận giải thể.

Căn cứ pháp luật quy định về quyết toán thuế và giải thể doanh nghiệp

Việc quyết toán thuế khi giải thể doanh nghiệp được điều chỉnh bởi Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn hồ sơ, trình tự nộp.

Các văn bản như Thông tư 200/2014/TT-BTC (thuế TNDN) và Thông tư 219/2013/TT-BTC (thuế GTGT) cũng là căn cứ quan trọng.

Doanh nghiệp phải nộp đầy đủ hồ sơ trong 45 ngày kể từ ngày phát sinh quyết định giải thể để hoàn tất thủ tục và tránh rủi ro pháp lý.

Phạm vi áp dụng và quyền – nghĩa vụ của doanh nghiệp khi giải thể

Quy định về quyết toán thuế để giải thể áp dụng với tất cả các loại hình doanh nghiệp, bao gồm công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân và hộ kinh doanh khi chấm dứt hoạt động.

Nghĩa vụ của doanh nghiệp bao gồm:

  • Nộp đầy đủ tờ khai quyết toán thuế TNDN, thuế GTGT, thuế TNCN và các loại thuế khác còn phát sinh.

  • Thanh toán hết nợ thuế và tiền chậm nộp (nếu có).

  • Nộp báo cáo tài chính kèm chứng từ hợp lệ.

Quyền lợi của doanh nghiệp là được hoàn thuế nếu nộp thừa và nhận giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế từ cơ quan thuế, làm cơ sở để tiếp tục thủ tục giải thể.

Cách soạn thảo mẫu công văn xin quyết toán thuế để giải thể đúng chuẩn

Các phần bắt buộc trong mẫu công văn

Mẫu công văn xin quyết toán thuế để giải thể cần có đầy đủ các yếu tố sau:

+ Phần đầu văn bản: Tên, địa chỉ, mã số thuế công ty và ngày tháng lập văn bản

+ Kính gửi: Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp

+ Nội dung chính: Thông báo lý do giải thể, nghị quyết hoặc quyết định giải thể, đề nghị quyết toán thuế

+ Cam kết: Hoàn tất nghĩa vụ thuế, nộp đầy đủ hồ sơ quyết toán

+ Danh mục hồ sơ đính kèm: Liệt kê các tài liệu nộp kèm công văn

+ Chữ ký và đóng dấu: Người đại diện pháp luật ký tên, đóng dấu công ty

Mẫu công văn xin quyết toán thuế chi tiết theo quy định mới nhất 2025

Dưới đây là mẫu công văn chuẩn cho doanh nghiệp tham khảo:

TÊN CÔNG TY
Mã số thuế: …
Địa chỉ: …
Điện thoại: …

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
______________________
…, ngày … tháng … năm 2025
CÔNG VĂN
V/v đề nghị quyết toán thuế để giải thể doanh nghiệp

Kính gửi: [Tên Cục Thuế/Chi cục Thuế]

Căn cứ Luật Doanh nghiệp năm 2020;
Căn cứ Luật Quản lý thuế năm 2019;
Căn cứ Nghị quyết/Quyết định giải thể số … ngày …/…/ 2025 của [Hội đồng thành viên/Đại hội cổ đông];
Căn cứ tình hình thực tế hoạt động của Công ty;

Công ty … trân trọng báo cáo và đề nghị như sau:

Công ty … quyết định chấm dứt hoạt động kinh doanh và tiến hành thủ tục giải thể theo đúng quy định pháp luật. Để hoàn tất nghĩa vụ với cơ quan thuế, Công ty kính đề nghị [Cơ quan thuế] hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ quyết toán thuế bao gồm:

1. Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
2. Quyết toán thuế giá trị gia tăng
3. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân
4. Các loại thuế khác (nếu có)

Công ty cam kết nộp đầy đủ hồ sơ quyết toán thuế, báo cáo tài chính, chứng từ kế toán và thanh toán hết các khoản nợ thuế còn tồn đọng (nếu có) theo đúng quy định.

Kính đề nghị [Cơ quan thuế] xem xét, hướng dẫn và cấp giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế để Công ty hoàn tất thủ tục giải thể.

Trân trọng cảm ơn!

Nơi nhận:
– Cơ quan thuế (như trên);
– Phòng Đăng ký kinh doanh;
– Lưu VP.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Hướng dẫn hồ sơ kèm theo và trình tự nộp công văn

Hồ sơ quyết toán thuế để giải thể bao gồm:

  • Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN.

  • Tờ khai thuế GTGT kỳ cuối (nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ).

  • Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/KK-TNCN.

  • Báo cáo tài chính năm hoặc báo cáo tài chính tại thời điểm giải thể, đã được kiểm toán (nếu thuộc diện bắt buộc) hoặc kế toán trưởng ký xác nhận.

  • Bảng kê tài sản thanh lý, hồ sơ chứng minh việc thanh lý.

  • Nghị quyết/Quyết định giải thể của doanh nghiệp.

  • Các tài liệu liên quan khác: sổ sách kế toán, biên bản đối chiếu thuế, hợp đồng, chứng từ phát sinh kỳ cuối.

Tham khảo thêm: Mẫu công văn xin lùi thời gian kiểm tra thuế mới nhất 2025

Những lưu ý, rủi ro và kinh nghiệm xử lý khi quyết toán thuế giải thể

Các sai sót phổ biến khi soạn công văn và cách khắc phục

Các sai sót thường gặp khi soạn công văn xin quyết toán thuế để giải thể bao gồm:

  • Thiếu thông tin bắt buộc như mã số thuế, ngày nghị quyết giải thể hoặc chữ ký người đại diện pháp luật.

  • Không nêu rõ lý do giải thể hoặc quên đính kèm danh mục hồ sơ.

Cách khắc phục:

  • Đối chiếu kỹ mẫu công văn chuẩn và kiểm tra đầy đủ thông tin trước khi nộp.

  • Sử dụng checklist để rà soát từng mục trong hồ sơ.

  • Lưu bản photo hoặc scan tất cả tài liệu đã nộp để tiện theo dõi.

  • Nếu phát hiện thiếu sót sau khi nộp, lập văn bản bổ sung ngay để tránh chậm trễ trong quá trình xử lý.

Rủi ro pháp lý và mức xử phạt khi không quyết toán thuế đúng quy định

Khi doanh nghiệp không thực hiện quyết toán thuế hoặc quyết toán quá hạn, sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 5 triệu đến 25 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.

Nếu doanh nghiệp khai thiếu thuế hoặc gian lận, mức phạt có thể lên đến 3 lần số thuế trốn, đồng thời phải nộp tiền chậm nộp tính theo số ngày chậm với lãi suất cao.

Hậu quả nghiêm trọng hơn, người đại diện pháp luật có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu số thuế trốn lớn.

Do đó, việc tuân thủ đúng quy trình quyết toán thuế là vô cùng quan trọng để tránh rủi ro pháp lý và bảo đảm quyền lợi của doanh nghiệp.

Kinh nghiệm phối hợp với cơ quan thuế và chuẩn bị chứng từ, hồ sơ minh bạch

Kinh nghiệm thực tế cho thấy doanh nghiệp nên liên hệ trước với cán bộ thuế phụ trách để được hướng dẫn chi tiết về hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình xử lý.

Sắp xếp chứng từ kế toán theo trình tự thời gian và phân loại rõ ràng sẽ giúp cơ quan thuế kiểm tra nhanh chóng. Đảm bảo tất cả hóa đơn điện tử đã được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống và có chứng từ thanh toán kèm theo.

Kế toán viên cần chuẩn bị giải trình bằng văn bản cho các khoản chi phí đặc biệt hoặc giao dịch bất thường. Nếu có nợ thuế khó thanh toán, nên lập kế hoạch trả nợ rõ ràng và thương lượng với cơ quan thuế về lộ trình trả nợ hợp lý.

FAQ về mẫu công văn xin quyết toán thuế để giải thể doanh nghiệp

Khi nào cần lập công văn xin quyết toán thuế để giải thể?

Doanh nghiệp cần lập công văn xin quyết toán thuế ngay sau khi có nghị quyết hoặc quyết định giải thể từ hội đồng thành viên hoặc đại hội cổ đông. Theo quy định, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là trong vòng 45 ngày kể từ ngày phát sinh sự kiện giải thể. Việc lập công văn sớm giúp doanh nghiệp có đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, xử lý các vấn đề phát sinh và tránh bị xử phạt do nộp hồ sơ quá hạn.

Công văn xin quyết toán thuế cần những nội dung gì?

Công văn cần ghi rõ tên, mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp, lý do giải thể cụ thể, trích dẫn nghị quyết hoặc quyết định giải thể, đề nghị cơ quan thuế hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ quyết toán các loại thuế, cam kết hoàn thành nghĩa vụ thuế đầy đủ. Công văn phải có chữ ký người đại diện pháp luật và đóng dấu công ty. Ngoài ra cần liệt kê danh mục hồ sơ đính kèm để cơ quan thuế dễ kiểm tra và xử lý hồ sơ nhanh chóng.

Thủ tục nộp công văn và hồ sơ kèm theo như thế nào?

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế hoặc qua hệ thống khai thuế điện tử. Khi nộp trực tiếp, cần chuẩn bị hồ sơ thành 2 bộ: 1 bộ nộp cho cơ quan thuế và 1 bộ lưu tại doanh nghiệp có dấu tiếp nhận. Nếu nộp qua hệ thống điện tử, cần đảm bảo tất cả tài liệu đã được scan rõ nét và ký số hợp lệ. Sau khi nộp, doanh nghiệp cần theo dõi tiến độ xử lý và sẵn sàng bổ sung tài liệu nếu cơ quan thuế yêu cầu.

Doanh nghiệp phải làm gì nếu bị yêu cầu bổ sung hồ sơ khi quyết toán thuế?

Khi nhận thông báo bổ sung hồ sơ từ cơ quan thuế, doanh nghiệp cần đọc kỹ nội dung yêu cầu, xác định rõ tài liệu còn thiếu hoặc cần giải trình. Chuẩn bị và nộp bổ sung hồ sơ trong thời hạn cơ quan thuế quy định, thường là 5-10 ngày làm việc. Nếu không hiểu rõ yêu cầu, nên liên hệ trực tiếp với cán bộ thuế phụ trách để được hướng dẫn cụ thể. Việc phối hợp tích cực và nhanh chóng sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và sớm nhận được giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Việc soạn thảo công văn xin quyết toán thuế để giải thể đúng quy định là bước quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ pháp lý minh bạch và tránh rủi ro xử phạt. Kế toán viên cần nắm rõ quy trình quyết toán thuế TNDN, GTGT, TNCN, đồng thời chuẩn bị đầy đủ chứng từ hợp lệ và báo cáo tài chính theo đúng chuẩn mực.

Doanh nghiệp phải tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ trong 45 ngày và phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế để rút ngắn thời gian xử lý. Trước khi nộp, cần rà soát kỹ toàn bộ hồ sơ, cập nhật kịp thời các quy định mới từ Luật Quản lý thuế và thông tư hướng dẫn. Doanh nghiệp cũng nên tham khảo các hướng dẫn chuyên sâu về quyết toán thuế TNDN cuối năm và xử lý sai sót khi quyết toán để nâng cao năng lực nghiệp vụ và đảm bảo quá trình giải thể diễn ra thuận lợi.

Bài viết cùng chủ đề