Quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi công ty giải thể

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi công ty giải thể

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi công ty giải thể là nghĩa vụ bắt buộc và cần được thực hiện đúng hạn. Doanh nghiệp phải tổng hợp toàn bộ thu nhập đã chi cho người lao động, số thuế TNCN đã khấu trừ và lập tờ khai 05/KK-TNCN theo quy định. Việc chậm trễ hoặc sai sót dễ dẫn đến truy thu, phạt và ảnh hưởng quyền hoàn thuế của người lao động. Kế toán nên nắm chắc quy định và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để xử lý hồ sơ giải thể an toàn, minh bạch.

Quyết toán thuế TNCN khi công ty giải thể: Quy định pháp lý

Khái niệm và trách nhiệm của doanh nghiệp

Khi giải thể, doanh nghiệp phải quyết toán thuế TNCN đối với toàn bộ khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công, thưởng, trợ cấp chịu thuế đã chi trả cho người lao động đến thời điểm chấm dứt hoạt động. Công ty có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thay và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho từng cá nhân. Việc quyết toán có thể theo hình thức doanh nghiệp làm thay hoặc người lao động tự quyết toán sau đó.

Căn cứ pháp lý và thời hạn quyết toán

Căn cứ chính gồm Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật Quản lý thuế 2019 và hướng dẫn tại Thông tư 92/2015/TT-BTC về tờ khai 05/KK-TNCN. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi công ty giải thể thường được xác định theo số ngày kể từ ngày ra quyết định giải thể hoặc chấm dứt hoạt động. Kế toán cần kiểm tra thời điểm thực tế và văn bản hiện hành để tránh nộp chậm, phát sinh tiền phạt không cần thiết.

Điều kiện hoàn tất trước khi chấm dứt mã số thuế

Trước khi cơ quan thuế chấp nhận chấm dứt mã số thuế và Sở Kế hoạch và Đầu tư hoàn tất hồ sơ giải thể, doanh nghiệp phải không còn nợ thuế TNCN. Điều này bao gồm việc nộp đủ số thuế còn thiếu, xử lý các khoản nộp thừa, hoàn thành việc cấp chứng từ khấu trừ cho người lao động. Số liệu trên tờ khai 05/KK-TNCN cần khớp với báo cáo tài chính, sổ lương và tờ khai thuế hàng tháng hoặc quý.

Hướng dẫn lập tờ khai và kê khai TNCN giải thể

Chuẩn bị chứng từ và tính toán thuế phải nộp

Bước đầu, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ bảng lương, hợp đồng lao động, quyết định tăng lương, thưởng, bảng kê các khoản khấu trừ và chứng từ nộp thuế TNCN đã thực hiện trong năm. Từ đó, kế toán tính lại thu nhập chịu thuế của từng cá nhân theo biểu thuế lũy tiến, đối chiếu với số thuế đã khấu trừ. Việc rà soát kỹ giúp phát hiện sớm các trường hợp khấu trừ thiếu hoặc thừa để điều chỉnh trước khi lập tờ khai.

Lập và nộp tờ khai 05/KK-TNCN trên hệ thống điện tử

Sau khi chốt số liệu, kế toán lập tờ khai 05/KK-TNCN cho kỳ tính thuế cuối cùng, đồng thời lập phụ lục danh sách người lao động có thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, số còn phải nộp hoặc nộp thừa. Trên sổ kế toán, doanh nghiệp có thể theo dõi nghĩa vụ thuế TNCN chưa nộp ở tài khoản phải trả. Tờ khai được nộp qua cổng thuế điện tử, ký số và lưu thông báo chấp nhận của cơ quan thuế kèm hồ sơ giải thể.

Xử lý trường hợp hoàn, nộp thừa thuế TNCN

Trong thực tế, có nhiều trường hợp khấu trừ cao hơn số thuế phải nộp do biến động thu nhập, giảm trừ gia cảnh hoặc thời gian làm việc. Doanh nghiệp cần thể hiện rõ số thuế nộp thừa, số đề nghị bù trừ vào các khoản thuế khác hoặc hoàn lại cho người lao động. Để minh họa, có thể lập bảng so sánh số thuế đã khấu trừ và số phải nộp theo quyết toán cho từng nhóm nhân viên.

Trường hợp Số thuế đã khấu trừ Số thuế phải nộp theo quyết toán
Nộp thiếu Thấp hơn số phải nộp Doanh nghiệp nộp bổ sung
Nộp thừa Cao hơn số phải nộp Xem xét hoàn hoặc bù trừ

Sai sót thường gặp và kinh nghiệm thực tế

Lỗi phổ biến trong quyết toán TNCN khi giải thể

Lỗi thường gặp là doanh nghiệp chỉ kê khai theo số thuế đã khấu trừ trên tờ khai tháng hoặc quý mà không tính lại thu nhập chịu thuế theo cả năm, dẫn đến thiếu hoặc thừa thuế. Một số đơn vị quên kê khai khoản thưởng cuối cùng, trợ cấp thôi việc không đúng quy định hoặc sai thông tin giảm trừ gia cảnh. Cũng có trường hợp không kịp cấp chứng từ khấu trừ cho người lao động trước khi giải thể.

Rủi ro bị phạt và thanh tra thuế TNCN

Nếu nộp chậm tờ khai hoặc chậm nộp số thuế còn thiếu, doanh nghiệp có thể bị tính tiền chậm nộp và phạt vi phạm hành chính. Trong trường hợp kê khai sai, thiếu, cố tình giảm thuế phải nộp, cơ quan thuế có quyền truy thu, phạt theo tỷ lệ phần trăm số thuế thiếu. Dù công ty đã giải thể, người đại diện theo pháp luật và chủ doanh nghiệp vẫn có thể bị yêu cầu phối hợp, giải trình và chịu trách nhiệm về số thuế TNCN chưa xử lý xong.

Kinh nghiệm xử lý từ thực tế doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro, nên lập kế hoạch quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi công ty giải thể song song với quyết toán thuế TNDN và lập báo cáo tài chính cuối cùng.

+ Rà soát toàn bộ hợp đồng, bảng lương, quyết định thưởng, phụ cấp trong năm giải thể.

+ Đối chiếu số thuế đã nộp trên hệ thống điện tử với sổ kế toán và bảng lương.

+ Trao đổi trước với cơ quan thuế nếu có khoản chi, khoản thu nhập phức tạp, xin hướng dẫn bằng văn bản để làm căn cứ khi quyết toán và lưu trữ hồ sơ lâu dài.

FAQ về quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi công ty giải thể

1. Công ty giải thể có bắt buộc phải quyết toán thuế TNCN không?

Có. Doanh nghiệp chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công phải quyết toán thuế TNCN cho kỳ cuối cùng dù trong năm đã tạm khấu trừ đầy đủ. Việc quyết toán giúp xác định chính xác số thuế phải nộp, số nộp thừa, là căn cứ để cơ quan thuế xác nhận doanh nghiệp không còn nghĩa vụ thuế trước khi chấm dứt mã số thuế.

2. Thời hạn nộp tờ khai quyết toán TNCN khi giải thể là bao lâu?

Thời hạn nộp tờ khai quyết toán thường tính từ ngày quyết định giải thể hoặc chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp. Kế toán cần theo dõi kỹ thời điểm này và nộp tờ khai 05/KK-TNCN trong thời gian luật định. Nộp càng sớm càng tốt để có thời gian chỉnh sửa nếu cơ quan thuế yêu cầu và hạn chế phát sinh tiền chậm nộp.

3. Người lao động có được hoàn thuế TNCN sau khi công ty giải thể không?

Nếu qua quyết toán, người lao động nộp thừa thuế TNCN, họ vẫn có quyền đề nghị hoàn thuế theo quy định. Điều kiện là phải có chứng từ khấu trừ thuế do công ty cấp và tự thực hiện hồ sơ quyết toán với cơ quan thuế nếu doanh nghiệp không quyết toán thay. Vì vậy, trước khi giải thể, công ty nên cấp đầy đủ chứng từ cho từng cá nhân.

4. Chứng từ liên quan đến thuế TNCN phải lưu giữ trong bao lâu?

Chứng từ liên quan đến quyết toán thuế TNCN như bảng lương, chứng từ khấu trừ, tờ khai 05/KK-TNCN, thông báo của cơ quan thuế cần được lưu trữ tối thiểu mười năm theo quy định về kế toán. Dù doanh nghiệp đã giải thể, hồ sơ vẫn phải được bảo quản để phục vụ thanh tra, kiểm tra khi cơ quan nhà nước có yêu cầu trong thời hiệu.

Thực hiện đúng quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi giải thể giúp doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ pháp lý và bảo vệ quyền lợi người lao động. Khi kế toán chuẩn bị chứng từ đầy đủ, nắm rõ quy định và phối hợp tốt với cơ quan thuế, doanh nghiệp sẽ hạn chế rủi ro truy thu, phạt chậm nộp và tránh tranh chấp sau giải thể. Rà soát quy trình nội bộ và cập nhật quy định mới là chìa khóa để giải thể minh bạch và an toàn.

Đọc thêm: Người nộp thuế là gì trong thuế

Bài viết cùng chủ đề