Thủ tục giải thể công ty TNHH 1 thành viên theo quy định mới

Thủ tục giải thể Công ty TNHH 1 thành viên không chỉ là “đóng mã số thuế” mà gắn liền với quyết toán TNDN, GTGT và tuân thủ VAS 01. Nhiều SME bị phạt do không biết quy định 180 ngày kể từ ngày thông báo giải thể theo Luật Doanh nghiệp và Luật Quản lý thuế. Nội dung tóm lược hướng dẫn từng bước: quyết định của chủ sở hữu, quyết toán thuế, hạch toán TK 421, nộp hồ sơ tại Sở KHĐT và các sai sót thường gặp để doanh nghiệp dễ áp dụng.

Đặc thù pháp lý khi làm thủ tục giải thể công ty TNHH 1 thành viên

Căn cứ pháp lý và vai trò của chủ sở hữu duy nhất

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thủ tục giải thể công ty TNHH 1 thành viên được quyết định bởi một chủ sở hữu duy nhất, không cần họp HĐTV như TNHH 2 thành viên. Quyết định giải thể phải ghi rõ lý do, thời điểm chấm dứt hoạt động, phương án thanh toán nợ và xử lý tài sản còn lại. Sau khi ban hành, doanh nghiệp phải gửi thông báo giải thể lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đồng thời bắt đầu tính thời hạn 180 ngày để hoàn tất nghĩa vụ thuế trước khi đề nghị xóa tên doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Thủ tục giải thể công ty tnhh 2 thành viên

Nghĩa vụ thuế và hạch toán theo VAS 01

Trong quá trình giải thể, doanh nghiệp vẫn phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế GTGT, TNDN, TNCN và lập báo cáo tài chính cuối cùng theo VAS 01 và Thông tư 200/133. Các khoản chi phí giải thể như thanh lý tài sản, lương nghỉ việc, phí hủy hóa đơn, dịch vụ pháp lý… được tính vào chi phí được trừ nếu có chứng từ hợp lệ. Kế toán thường hạch toán Nợ 421 / Có 111,112 khi chi từ lợi nhuận chưa phân phối, giúp phản ánh đúng vốn chủ sở hữu trước khi đóng sổ giải thể.

So sánh giải thể TNHH 1 thành viên và TNHH 2 thành viên

Tiêu chí	TNHH 1 thành viên	TNHH 2 thành viên
Cơ quan quyết định	Chủ sở hữu duy nhất	HĐTV, tỷ lệ biểu quyết ≥65%
Phân chia tài sản	Chủ sở hữu nhận 100% sau trừ nợ	Chia theo tỷ lệ vốn góp

Dù cấu trúc nội bộ khác nhau, cả hai loại hình đều phải quyết toán thuế, lập báo cáo tài chính cuối kỳ và xin xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi nộp hồ sơ giải thể tại Sở KHĐT.

Quy trình thủ tục giải thể công ty TNHH 1 thành viên và quyết toán thuế

Bước 1: Quyết định giải thể và thông báo công khai

Đầu tiên, chủ sở hữu ban hành quyết định giải thể công ty TNHH 1 thành viên, kèm phương án thanh lý hợp đồng, tài sản và nợ phải trả. Kế toán cần rà soát công nợ thuế, công nợ phải trả, hợp đồng lao động để xác định nghĩa vụ phải thanh toán. Doanh nghiệp gửi quyết định và thông báo giải thể lên Cổng thông tin quốc gia, cơ quan thuế và chủ nợ. Từ thời điểm này, doanh nghiệp chỉ được thực hiện các hoạt động cần thiết để giải thể, không ký hợp đồng mới trừ khi phục vụ việc thanh lý.

Bước 2: Quyết toán thuế GTGT, thuế TNDN và lập báo cáo tài chính cuối kỳ

Kế toán lập tờ khai quyết toán 03/TNDN, tờ khai 01/GTGT, quyết toán thuế TNCN (nếu có) và báo cáo tài chính cuối cùng theo VAS 01, Thông tư 200 hoặc Thông tư 133. Chi phí giải thể, chi phí thanh lý tài sản, chi phí lương nghỉ việc được tập hợp và kiểm tra điều kiện chi phí được trừ. Trường hợp còn số thuế GTGT khấu trừ, doanh nghiệp có thể đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ nghĩa vụ thuế khác. Các khoản chi tiền phục vụ giải thể thường được hạch toán: Nợ TK 421 / Có TK 111, 112 để giảm vốn chủ sở hữu trước khi chốt số liệu.

Bước 3: Nộp hồ sơ giải thể tại Sở KHĐT và xử lý tài sản còn lại

Sau khi được cơ quan thuế xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp lập hồ sơ giải thể gửi Sở KHĐT gồm: quyết định giải thể của chủ sở hữu, xác nhận của cơ quan thuế, báo cáo thanh lý tài sản, biên bản thanh toán nợ, thông báo về việc chủ sở hữu nhận tài sản còn lại. Chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên được nhận toàn bộ tài sản còn sau khi đã thanh toán đủ nợ thuế, lương và các nghĩa vụ khác. Cuối cùng, khi Sở KHĐT ra thông báo xóa tên, mã số doanh nghiệp và mã số thuế sẽ chấm dứt hiệu lực.

Sai sót thường gặp khi giải thể công ty TNHH 1 thành viên và cách khắc phục

Thiếu chứng từ hợp lệ và chi phí không được trừ

Nhiều SME chi các khoản liên quan đến giải thể (phí tư vấn, chi hỗ trợ nhân viên, chi vận chuyển thanh lý tài sản) nhưng không có hóa đơn điện tử hoặc hợp đồng, dẫn đến cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Kế toán cần chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi lớn, hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu. Nếu phát hiện thiếu chứng từ, nên bổ sung sớm hoặc chấp nhận loại khỏi chi phí được trừ để tránh bị truy thu và phạt 20% do khai sai.

Chậm quyết toán thuế, vượt thời hạn 180 ngày

Một lỗi phổ biến là doanh nghiệp ra quyết định giải thể nhưng chậm lập tờ khai quyết toán hoặc chậm nộp dẫn đến bị phạt chậm nộp và tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế. Thời hạn 180 ngày tính từ ngày thông báo giải thể lên Cổng thông tin quốc gia, trong khoảng thời gian này doanh nghiệp phải hoàn thành quyết toán với cơ quan thuế. Để khắc phục, kế toán cần lập kế hoạch sớm, chốt sổ, đối chiếu công nợ, chuẩn bị báo cáo tài chính, tờ khai thuế và chủ động làm việc với cơ quan thuế để kịp thời xử lý vướng mắc.

Case study: giải thể TNHH 1 thành viên và bài học thực tế

Ví dụ: Công ty TNHH 1 thành viên XYZ (áp dụng Thông tư 133) giải thể, chủ sở hữu chi 90 triệu chi phí giải thể có đủ chứng từ. Kế toán hạch toán:
Nợ 421 – 90 triệu / Có 112 – 90 triệu.
Chi phí giải thể được tính vào chi phí được trừ, giúp giảm thu nhập chịu thuế TNDN và số thuế phải nộp. Sau khi thanh lý tài sản, chủ sở hữu còn nhận lại 150 triệu tài sản thuần. Hồ sơ nộp đúng hạn nên không bị phạt chậm nộp.

Bài học: Cần hạch toán sớm chi phí giải thể, lưu đầy đủ chứng từ và tuân thủ quy định thuế – kế toán ngay từ khi ra quyết định giải thể.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục giải thể công ty TNHH 1 thành viên

Chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên cần quyết định những gì khi giải thể?

Chủ sở hữu phải ban hành quyết định giải thể ghi rõ lý do, thời điểm chấm dứt hoạt động, phương án thanh toán nợ, xử lý hợp đồng và phân chia tài sản còn lại. Quyết định này là căn cứ để thông báo với cơ quan thuế, Sở KHĐT và chủ nợ, đồng thời là cơ sở kế toán lập báo cáo tài chính cuối cùng, hạch toán chi phí giải thể và đóng sổ TK 421 theo chuẩn mực kế toán.

Giải thể công ty TNHH 1 thành viên phải nộp những tờ khai thuế nào?

Thông thường doanh nghiệp phải nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN, tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT, quyết toán thuế TNCN nếu có trả thu nhập, cùng báo cáo tài chính lập theo VAS 01 và chế độ kế toán Thông tư 200 hoặc 133. Tùy đặc thù có thể phát sinh thêm tờ khai bổ sung hoặc hồ sơ hoàn thuế GTGT. Sau khi kiểm tra, cơ quan thuế sẽ ra thông báo hoàn thành nghĩa vụ thuế để doanh nghiệp nộp hồ sơ giải thể tại Sở KHĐT.

Thời hạn 180 ngày trong thủ tục giải thể được tính như thế nào?

Thời hạn 180 ngày được tính từ ngày thông báo giải thể được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong thời gian này, công ty TNHH 1 thành viên phải thanh toán nợ, quyết toán thuế và nộp hồ sơ giải thể. Nếu quá thời hạn mà chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp có nguy cơ bị phạt chậm nộp, bị từ chối hồ sơ và kéo dài thời gian xóa tên, gây rủi ro cho chủ sở hữu và kế toán phụ trách.

Chi phí giải thể công ty TNHH 1 thành viên có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Chi phí giải thể được trừ nếu đáp ứng điều kiện chi phí được trừ theo Luật Thuế TNDN: phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, có hóa đơn chứng từ hợp lệ, thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi lớn và được hạch toán đầy đủ. Bao gồm các khoản như phí thanh lý tài sản, phí tư vấn, chi phí nhân sự, phí hủy hóa đơn. Kế toán nên lập bảng kê chi phí giải thể riêng để chứng minh với cơ quan thuế khi quyết toán.

Sau khi giải thể, chủ sở hữu còn trách nhiệm gì với cơ quan thuế?

Sau khi được xóa tên, công ty không còn tư cách pháp nhân nhưng chủ sở hữu vẫn chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp đối với các khoản nợ thuế còn tồn tại trước thời điểm giải thể. Ngoài ra, hồ sơ kế toán, sổ sách, báo cáo tài chính, tờ khai thuế phải được lưu trữ theo thời hạn luật định để phục vụ thanh tra, kiểm tra sau này. Do đó, cần hoàn thành thủ tục giải thể đúng quy định, tránh bỏ sót nghĩa vụ thuế gây rủi ro pháp lý về sau.

Tóm lại, giải thể Cômg ty TNHH 1 thành viên là quy trình kế toán – thuế – pháp lý chặt chẽ, bao gồm quyết toán TNDN, GTGT, lập báo cáo tài chính cuối kỳ và hạch toán theo VAS 01, chứ không chỉ là nộp hồ sơ đóng mã số thuế. Thực hiện đúng giúp doanh nghiệp tránh phạt, truy thu và tranh chấp tài sản, đồng thời bảo vệ quyền lợi chủ sở hữu. Kế toán và doanh nghiệp cần rà soát quy trình nội bộ, cập nhật quy định mới và tham khảo hướng dẫn về quyết toán thuế, chi phí giải thể và lập báo cáo tài chính trước khi nộp hồ sơ.

Bài viết cùng chủ đề