Cách lập tờ khai quyết toán thuế TNDN

Cách lập tờ khai quyết toán thuế TNDN

Cách lập tờ khai quyết toán thuế TNDN là việc khiến nhiều kế toán SME “vấp” nhất vào cuối năm: số liệu báo cáo tài chính khớp nhưng lên 03/TNDN lại sai vì điều chỉnh chi phí không được trừ, thiếu phụ lục hoặc nhập nhầm thuế tạm nộp. Từ 2025, bạn càng cần dùng đúng mẫu biểu theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và các văn bản sửa đổi (Thông tư 94/2025/TT-BTC), nộp đúng hạn theo Luật Quản lý thuế. Bài viết này hướng dẫn theo kiểu checklist: căn cứ – chuẩn bị số liệu – điền chỉ tiêu chính – lập phụ lục – tránh lỗi bị phạt, kèm ví dụ số liệu thực tế dễ áp dụng.

1. Quy định pháp lý và thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN

Tờ khai quyết toán thuế TNDN năm sử dụng mẫu 03/TNDN trong hệ thống biểu mẫu hướng dẫn Luật Quản lý thuế tại Thông tư 80/2021/TT-BTC; lưu ý năm 2025 có Thông tư 94/2025/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư 80/2021 nên kế toán cần dùng HTKK/iHTKK phiên bản mới nhất để tránh lệch mẫu. 

Về thời hạn, hồ sơ khai quyết toán năm (trong đó có 03/TNDN và hồ sơ kèm theo) nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch/năm tài chính (thực tế thường hiểu là “90 ngày”). Nếu doanh nghiệp giải thể, chấm dứt hoạt động, thời hạn khai quyết toán rút ngắn theo quy định chuyên biệt. 

Hồ sơ thường đi kèm: báo cáo tài chính theo VAS/Thông tư 200 hoặc 133, và các phụ lục quyết toán (03-1A, 03-2A, 03-3/TNDN…) tùy tình huống phát sinh. 

2. Chuẩn bị dữ liệu từ sổ sách kế toán: lấy số nào đưa vào 03/TNDN?

Nguyên tắc: 03/TNDN phải “đi ra” từ sổ sách và báo cáo tài chính (BCTC) theo VAS 01, Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC. Bạn không nên lấy số “ước tính” vì sẽ lệch khi thanh tra đối chiếu chứng từ, hóa đơn điện tử. 

Checklist chuẩn bị (làm xong mới mở HTKK):

  • Chốt BCTC năm: doanh thu, giá vốn, chi phí quản lý, chi phí khác; đối chiếu sổ cái và bảng tổng hợp.
  • Lập danh sách chi phí không được trừ: thiếu hóa đơn/chứng từ hợp lệ, chi vượt định mức (nếu có), chi không phục vụ SXKD.
  • Chốt thuế TNDN đã tạm nộp trong năm (biên lai nộp NSNN) để nhập đúng các chỉ tiêu “đã nộp”. 
Nhóm chỉ tiêu Nguồn số liệu khuyến nghị
Doanh thu, chi phí kế toán BCTC + sổ cái theo Thông tư 200/133
Điều chỉnh tăng/giảm thu nhập chịu thuế Bảng tổng hợp chi phí không được trừ + chứng từ giải trình

3. Hướng dẫn lập tờ khai 03/TNDN trên HTKK/iHTKK (kèm ví dụ + lỗi hay bị phạt)

Bước 1–5: điền chỉ tiêu chính và tính số thuế phải nộp

Bước 1: Chọn đúng kỳ tính thuế (năm 2025), thông tin người nộp thuế. Bước 2: Nhập doanh thu, chi phí theo số kế toán (đã chốt). Bước 3: Điều chỉnh tăng/giảm để ra thu nhập chịu thuế (điểm mấu chốt của quyết toán). Bước 4: Tính thuế TNDN theo thuế suất áp dụng. Bước 5: Nhập số thuế TNDN đã tạm nộp để xác định còn phải nộp/được bù trừ. 

Ví dụ dễ kiểm tra: Doanh thu 1.000.000.000; chi phí hợp lệ 900.000.000; chi phí không có hóa đơn 50.000.000. Khi quyết toán, bạn phải loại 50.000.000 (điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế). Thu nhập chịu thuế = 1.000.000.000 – 900.000.000 + 50.000.000 = 150.000.000. Thuế TNDN (thuế suất phổ thông) = 30.000.000. Số đã tạm nộp 25.000.000 → còn nộp 5.000.000.

Lập phụ lục và tránh lỗi bị xử phạt

Phụ lục thường gặp: 03-1A/TNDN (doanh thu), 03-2A/TNDN (chi phí), 03-3/TNDN (chuyển lỗ). Khi doanh nghiệp lỗ, vẫn kê khai 03/TNDN và điền phụ lục chuyển lỗ để theo dõi tối đa 5 năm theo luật thuế TNDN. 

Lỗi SME hay bị phạt nhất: (1) khai sai làm thiếu thuế do đưa chi phí không đủ chứng từ vào “chi phí được trừ”; (2) nhập sai số thuế đã tạm nộp; (3) nộp muộn hồ sơ quyết toán. Khi khai sai dẫn thiếu thuế, mức phạt có thể là 20% số thuế thiếu và tính tiền chậm nộp theo ngày. 

Mẹo “chống thanh tra”: lưu trữ chứng từ kế toán, sổ kế toán và BCTC năm tối thiểu 10 năm (đối với tài liệu dùng trực tiếp ghi sổ và lập BCTC) để sẵn sàng giải trình. 

4. FAQ – Hỏi nhanh đáp gọn về quyết toán thuế TNDN

1) Thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN là khi nào?
Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch/năm tài chính (thực tế thường là “90 ngày”). 

2) Doanh nghiệp lỗ có phải lập 03/TNDN không?
Có. Bạn vẫn nộp 03/TNDN và lập phụ lục chuyển lỗ (03-3/TNDN) để theo dõi bù trừ cho các năm sau theo quy định.

3) Chi phí thiếu hóa đơn xử lý thế nào trên tờ khai?
Không đưa vào chi phí được trừ; lập bảng điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế và lưu chứng từ giải trình để tránh bị ấn định/loại chi phí khi kiểm tra.

4) Sai tờ khai 03/TNDN đã nộp thì làm sao?
Nộp hồ sơ khai bổ sung theo quy trình khai bổ sung của Thông tư 80/2021 (mẫu KHBS và giải trình), đồng thời tính lại tiền chậm nộp (nếu phát sinh). 

Tóm lại, Cách lập tờ khai quyết toán thuế TNDN hiệu quả là làm đúng “chuỗi”: chốt BCTC theo VAS/Thông tư 200–133 → phân loại chi phí được trừ/không được trừ theo chứng từ hợp lệ → lên 03/TNDN và phụ lục trên HTKK/iHTKK bản mới nhất → tự kiểm tra chéo với thuế đã tạm nộp trước khi ký số. Làm đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp giảm rủi ro bị loại chi phí, tránh phạt khai sai/nộp muộn và chủ động dòng tiền thuế cuối năm. Khuyến nghị: rà soát quy trình thuế – kế toán định kỳ, cập nhật văn bản mới và xem thêm các hướng dẫn liên quan để tối ưu tuân thủ.

Bài viết cùng chủ đề