Mẫu công văn xin hoãn quyết toán thuế

Mẫu công văn xin hoãn quyết toán thuế giúp doanh nghiệp đề nghị cơ quan thuế lùi lịch làm việc khi chưa kịp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, sổ sách. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa nhận thông báo kiểm tra bất ngờ, trong khi đang thay kế toán trưởng, chuyển đổi phần mềm hoặc còn dang dở kiểm toán báo cáo tài chính theo VAS. Khi đó, một công văn xin hoãn được soạn đúng, nêu lý do hợp lý và gửi đúng thời điểm sẽ giúp doanh nghiệp có thêm thời gian rà soát số liệu, hạn chế sai sót dẫn đến truy thu và phạt, nhưng vẫn tuân thủ Luật Quản lý thuế, Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Mẫu công văn xin hoãn quyết toán thuế là gì và dùng khi nào?

Khái niệm và mục đích của công văn xin hoãn

Công văn xin hoãn quyết toán thuế là văn bản để doanh nghiệp đề nghị cơ quan thuế lùi thời gian kiểm tra, thanh tra hoặc quyết toán tại trụ sở. Công văn không nhằm né tránh nghĩa vụ thuế mà để có thêm thời gian chuẩn bị.

Mục tiêu là hoàn thiện sổ sách kế toán, đối chiếu báo cáo tài chính theo VAS 01, kiểm tra lại các khoản thuế, phí, chi phí bị loại trước khi cơ quan thuế vào làm việc, giảm rủi ro truy thu và xử phạt.

Căn cứ pháp lý liên quan đến xin hoãn kiểm tra, quyết toán

Việc xin hoãn dựa trên các quy định của Luật Quản lý thuế, Luật Thanh tra và các nghị định, thông tư hướng dẫn về thời hạn, gia hạn và hoãn kiểm tra. Doanh nghiệp được quyền đề nghị nhưng cơ quan thuế có quyền chấp thuận hoặc từ chối.

Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo lập và trình bày báo cáo tài chính trung thực, hợp lý theo VAS 01, xử lý sai sót đúng VAS 29, kể cả khi thời điểm kiểm tra bị lùi lại.

Các tình huống thực tế SME thường cần xin hoãn

SME thường xin hoãn khi đang kiểm toán báo cáo tài chính, vừa thay kế toán trưởng, chuyển đổi phần mềm kế toán hoặc bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, thiên tai, chưa đủ điều kiện đón đoàn kiểm tra thuế.

Trong thời gian này, kế toán có thể rà soát lại các bút toán thuế TNDN theo VAS 17, đối chiếu tờ khai, kiểm tra chi phí không được trừ và điều chỉnh kịp thời trên hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/133.

Ảnh hưởng của việc xin hoãn tới kế hoạch quyết toán và kế toán

Xin hoãn chỉ làm thay đổi thời điểm làm việc với cơ quan thuế, không thay đổi bản chất nghĩa vụ thuế hay phát sinh bút toán riêng trong sổ sách kế toán. Tuy nhiên, đây là “khoảng đệm” quan trọng để xử lý chênh lệch kế toán – thuế.

Nếu tận dụng tốt, doanh nghiệp có thể hoàn tất báo cáo tài chính, đối chiếu lại số liệu trên tờ khai thuế TNDN, GTGT, TNCN, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giải trình, giảm khả năng bị ấn định thuế hoặc truy thu lớn.

Cách soạn mẫu công văn xin hoãn quyết toán thuế chuẩn, thuyết phục

Cấu trúc bắt buộc của một mẫu công văn xin hoãn

Một công văn chuẩn thường gồm: quốc hiệu, tiêu ngữ; thông tin doanh nghiệp; cơ quan thuế nhận; căn cứ pháp lý; nội dung đề nghị; thời gian xin hoãn; cam kết; chữ ký và đóng dấu. Cấu trúc rõ ràng tạo thiện cảm chuyên nghiệp.

Nên ghi rõ kỳ thuế, nội dung kiểm tra, giai đoạn bị ảnh hưởng và trách nhiệm phối hợp đầy đủ sau khi hết thời gian hoãn để cơ quan thuế dễ xem xét.

Cách trình bày lý do xin hoãn hợp lý, đúng pháp lý

Lý do nên chia thành nhóm khách quan và nội bộ. Ví dụ: thiên tai, dịch bệnh; đang kiểm toán báo cáo tài chính; thay đổi nhân sự kế toán; đang sáp nhập, chia tách doanh nghiệp. Lý do cần trung thực, ngắn gọn, dễ hiểu.

Doanh nghiệp nên kèm tài liệu chứng minh như quyết định bổ nhiệm, hợp đồng kiểm toán, thông báo sự kiện bất khả kháng để tăng tính thuyết phục, phù hợp tinh thần pháp luật thuế.

Thời điểm gửi, nơi nhận và hình thức nộp công văn

Nên gửi công văn ngay sau khi nhận thông báo kiểm tra, quyết toán và trước ngày dự kiến làm việc một khoảng thời gian hợp lý, tránh sát ngày. Điều này thể hiện thiện chí hợp tác, giúp cơ quan thuế sắp xếp kế hoạch.

Công văn có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa, qua bưu điện hoặc kênh điện tử nếu được chấp nhận. Kế toán phải lưu bản sao có xác nhận gửi, để làm chứng cứ khi giải trình sau này.

Mẫu khung nội dung và gợi ý điều chỉnh theo từng doanh nghiệp

Nội dung khung nên gồm: thông tin doanh nghiệp, số và ngày thông báo kiểm tra, kỳ thuế, lý do, thời gian xin hoãn đến ngày cụ thể, cam kết cung cấp hồ sơ đầy đủ sau thời gian này.

Tùy loại hình, có thể thêm chi tiết: doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp đang giải thể, có nhiều chi nhánh. Mọi điều chỉnh phải bám sát thực tế, tránh sao chép máy móc.

 

Case study SME, sai sót thường gặp và kinh nghiệm khi xin hoãn quyết toán thuế

Case 1 – Doanh nghiệp thương mại xin hoãn để hoàn thiện sổ sách

Một công ty thương mại vừa thay kế toán trưởng, sổ sách chưa đối chiếu đủ với ngân hàng và nhà cung cấp nên xin hoãn lịch kiểm tra 30 ngày. Trong thời gian này, kế toán rà lại các khoản chi phí tiếp khách, quảng cáo, lãi vay.

Doanh nghiệp lập bảng chi phí không được trừ, điều chỉnh lại thuế TNDN theo VAS 17, hạch toán đúng theo Thông tư 200/133, hạn chế nguy cơ bị loại chi phí khi cơ quan thuế làm việc.

Case 2 – Doanh nghiệp sản xuất xin hoãn vì đang kiểm toán báo cáo tài chính

Một doanh nghiệp sản xuất lớn đang kiểm toán báo cáo tài chính, đơn vị kiểm toán phát hiện sai sót trọng yếu liên quan đến ghi nhận doanh thu và chi phí. Doanh nghiệp xin hoãn đoàn thuế để hoàn tất điều chỉnh theo VAS 29.

Nhờ phối hợp lịch giữa kiểm toán và cơ quan thuế, số liệu trên báo cáo tài chính sau điều chỉnh trùng khớp với tờ khai quyết toán thuế, giảm đáng kể tranh luận về chênh lệch khi thanh tra.

Sai sót thường gặp khi soạn và gửi công văn xin hoãn

Sai sót phổ biến gồm: nêu lý do chung chung, không có căn cứ; không ghi rõ thời gian đề nghị hoãn; gửi công văn sát ngày làm việc; không lưu chứng từ đã gửi hoặc thiếu chữ ký, con dấu hợp lệ.

Để khắc phục, kế toán cần rà soát nội dung, xin ý kiến lãnh đạo trước khi ký, gửi sớm và lưu đầy đủ trong hồ sơ. Việc lưu trữ này cũng hỗ trợ thuyết minh trong báo cáo tài chính theo VAS 01 khi cần.

Bảng checklist nội dung cần có trong mẫu công văn xin hoãn quyết toán thuế

Thông tin doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ)

Cơ quan thuế quản lý, số và ngày thông báo kiểm tra, quyết toán

Kỳ thuế, nội dung kiểm tra và thời gian xin hoãn cụ thể

Lý do xin hoãn, tài liệu kèm theo và cam kết phối hợp sau thời gian hoãn

FAQ – Mẫu công văn xin hoãn quyết toán thuế

1. Doanh nghiệp có quyền xin hoãn quyết toán thuế không? Doanh nghiệp không được mặc định hoãn, nhưng có quyền gửi công văn đề nghị khi có lý do chính đáng. Cơ quan thuế sẽ cân nhắc trên cơ sở Luật Quản lý thuế, kế hoạch thanh tra và mức độ hợp lý của lý do.

2. Mẫu công văn xin hoãn quyết toán thuế có bắt buộc theo một form chung? Hiện không có mẫu thống nhất bắt buộc, nhưng công văn phải đủ các nội dung cơ bản: thông tin doanh nghiệp, thông báo kiểm tra, lý do, thời gian xin hoãn, cam kết. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực của nội dung.

3. Xin hoãn quyết toán thuế có làm thay đổi bút toán kế toán không? Việc xin hoãn chỉ ảnh hưởng đến thời điểm làm việc với cơ quan thuế, không tự tạo ra bút toán mới. Tuy nhiên, thời gian hoãn giúp doanh nghiệp điều chỉnh sai sót theo VAS 29, hoàn thiện báo cáo tài chính và hồ sơ thuế, từ đó giảm nguy cơ truy thu.

4. Nếu công văn xin hoãn bị từ chối thì nên xử lý thế nào? Khi bị từ chối, doanh nghiệp vẫn phải chuẩn bị tiếp đón đoàn theo lịch đã thông báo. Kế toán nên ưu tiên hoàn thiện hồ sơ ở các khu vực rủi ro cao như chi phí bị loại, chuyển lỗ, ưu đãi thuế và trao đổi sớm với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể.

Tóm lại, mẫu công văn xin hoãn quyết toán thuế là công cụ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp có thêm thời gian chuẩn bị, nhưng không phải “lá chắn” che giấu sai phạm. Kế toán cần soạn công văn rõ ràng, trung thực, gửi đúng thời điểm và lưu trữ đầy đủ. Song song đó, hãy tận dụng khoảng thời gian được hoãn để rà soát sổ sách, hoàn thiện báo cáo tài chính theo VAS 01, xử lý sai sót theo VAS 29, chuẩn hóa số liệu thuế theo Thông tư 200/133. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ và tham khảo thêm các hướng dẫn chuyên sâu khác để giảm rủi ro khi cơ quan thuế xuống làm việc.

Bài viết cùng chủ đề

::contentReference[oaicite:0]{index=0}