Tạm dừng quyết toán thuế quy định thế nào?

Tạm dừng quyết toán thuế là vấn đề nhiều SME và hộ kinh doanh quan tâm khi tạm ngừng hoạt động nhưng không phát sinh doanh thu, chi phí. Theo Luật Quản lý thuế 2019, nếu thông báo tạm ngừng đúng hạn, doanh nghiệp có thể được miễn nộp quyết toán TNDN, TNCN và báo cáo tài chính VAS 01 cho kỳ không hoạt động. Hiểu rõ quy định giúp kế toán giảm khối lượng kê khai, tránh phạt chậm nộp và chủ động chuẩn bị hồ sơ với cơ quan thuế.

Quy định tạm dừng quyết toán thuế khi tạm ngừng kinh doanh

Điều kiện không phải quyết toán khi tạm ngừng

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 126/2020, doanh nghiệp được tạm dừng quyết toán thuế khi đã gửi thông báo tạm ngừng kinh doanh cho cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh trước thời điểm tạm ngừng và trong thời gian này không phát sinh doanh thu, chi phí, lao động. Khi đáp ứng điều kiện trên, kỳ tạm ngừng có thể không phải nộp tờ khai thuế GTGT, tờ khai 03/TNDN, quyết toán thuế TNCN, cũng như báo cáo tài chính năm theo chuẩn mực VAS 01, miễn là số liệu thực sự bằng 0.

Tham khảo thêm: Xin hoãn quyết toán thuế được bao lâu

Phân biệt tạm ngừng kinh doanh và giải thể

Tiêu chí	Tạm ngừng kinh doanh	Giải thể doanh nghiệp
Nghĩa vụ quyết toán	Có thể không quyết toán nếu không phát sinh	Bắt buộc quyết toán đầy đủ trước khi chấm dứt
Thời hạn xử lý	Theo thời gian tạm ngừng đăng ký	Thường trong 180 ngày kể từ hồ sơ giải thể

Với doanh nghiệp nhỏ áp dụng Thông tư 133, việc tạm ngừng thường đơn giản hơn nhiều so với quy trình giải thể phải quyết toán toàn bộ thuế TNDN, thuế TNCN và chốt báo cáo tài chính.

Thời hạn và giới hạn tạm ngừng

Thông thường, mỗi lần tạm ngừng được đăng ký tối đa 12 tháng và có thể xin gia hạn khi có lý do bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn. Trong thời gian tạm ngừng, nếu không phát sinh nghĩa vụ thuế thì kỳ này được “bỏ qua” khi lập kế hoạch quyết toán thuế TNDN, thuế TNCN, chỉ lưu hồ sơ nội bộ. Nếu có giao dịch phát sinh, doanh nghiệp phải kê khai bổ sung và vẫn thực hiện quyết toán thuế cho giai đoạn có hoạt động.

Thủ tục và hồ sơ khi tạm dừng quyết toán thuế

Hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh

Để được tạm dừng quyết toán thuế, doanh nghiệp cần thông báo tạm ngừng kinh doanh đúng quy định. Thông thường hồ sơ gồm quyết định, biên bản họp của chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên, thông báo tạm ngừng gửi cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, có thể lập theo mẫu 08/ĐK-TCT hoặc biểu mẫu tương đương trên cổng đăng ký doanh nghiệp, nộp trước thời điểm tạm ngừng ít nhất vài ngày. Kế toán nên lưu thêm phụ lục liệt kê tình trạng hóa đơn, hợp đồng, người lao động để dễ giải trình sau này.

Quy trình thực hiện trên hệ thống thuế điện tử

Nhiều cơ quan thuế hiện cho phép doanh nghiệp gửi thông báo tạm ngừng qua cổng thuế điện tử. Kế toán đăng nhập tài khoản, chọn chức năng đăng ký thay đổi thông tin, đính kèm quyết định tạm ngừng và ghi rõ thời gian dự kiến. Sau khi được chấp thuận, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái tạm ngừng, khi đó doanh nghiệp không còn nhận yêu cầu nộp tờ khai định kỳ cho thời gian tạm dừng, trừ trường hợp còn kỳ kê khai tồn đọng trước đó.

Quản lý sổ sách, gia hạn trong thời gian tạm ngừng

Dù không phải quyết toán thuế cho kỳ tạm ngừng, kế toán vẫn cần lưu trữ sổ sách, chứng từ, báo cáo tài chính theo chuẩn mực VAS 01, Thông tư 200 hoặc 133 cho các năm trước. Nếu thời gian tạm ngừng kéo dài và có lý do bất khả kháng, doanh nghiệp có thể xin gia hạn thêm tối đa vài tháng, kèm theo tài liệu chứng minh. Khi quay lại hoạt động, phải thông báo tiếp tục kinh doanh và kê khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN bình thường từ kỳ phát sinh trở lại.

Rủi ro, sai sót thường gặp và kinh nghiệm xử lý

Sai sót phổ biến khi tạm ngừng kinh doanh

Sai sót thường gặp là doanh nghiệp nghĩ “tạm ngừng là nghỉ hẳn”, không gửi thông báo, vẫn phát sinh doanh thu nhỏ nhưng không kê khai thuế GTGT, không khấu trừ thuế TNCN cho lao động thời vụ. Khi cơ quan thuế kiểm tra, toàn bộ doanh thu, chi phí giai đoạn này có thể bị truy thu thuế TNDN, phạt kê khai thiếu, tiền chậm nộp. Ngoài ra, nhiều đơn vị quên nộp quyết toán thuế ngay kỳ đầu tiên hoạt động trở lại, dẫn đến phạt chậm nộp hồ sơ.

Ví dụ thực tế và cách khắc phục

Một công ty thương mại nhỏ tạm ngừng nửa năm nhưng vẫn bán nốt hàng tồn kho, xuất một số hóa đơn điện tử. Do không kê khai thuế, sau đó công ty bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình, truy thu thuế GTGT, thuế TNDN và phạt 20 phần trăm số thuế thiếu. Bài học rút ra là: nếu trong thời gian tạm ngừng có phát sinh giao dịch, kế toán cần kịp thời điều chỉnh thông báo tạm ngừng, kê khai bổ sung và thực hiện quyết toán thuế cho giai đoạn có hoạt động, tránh để dồn nhiều năm mới xử lý.

Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ làm việc với cơ quan thuế

Khi cơ quan thuế kiểm tra thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn quyết định tạm ngừng, thông báo đã nộp, biên nhận của hệ thống điện tử, bảng kê doanh thu, chi phí bằng 0 và sao kê ngân hàng chứng minh không có giao dịch kinh doanh. Việc lưu trữ đầy đủ biên bản họp, tài liệu nội bộ giúp tăng độ tin cậy. Nếu phát sinh sai sót, nên chủ động kê khai bổ sung và nộp tiền chậm nộp sớm, hạn chế bị xử phạt nặng hơn.

Giải đáp một số câu hỏi thường gặp

Tạm ngừng kinh doanh có phải quyết toán thuế không?

Nếu đã thông báo tạm ngừng hợp lệ và không phát sinh doanh thu, chi phí, tiền lương thì kỳ tạm ngừng thường không phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN, thuế TNCN, báo cáo tài chính. Tuy nhiên, các kỳ trước thời điểm tạm ngừng vẫn phải quyết toán đầy đủ.

Thông báo tạm ngừng và tiếp tục kinh doanh nộp khi nào?

Doanh nghiệp cần nộp thông báo tạm ngừng trước thời điểm dự kiến tạm ngừng, tránh trường hợp đã phát sinh hóa đơn rồi mới xin. Khi muốn hoạt động trở lại, phải gửi thông báo tiếp tục kinh doanh và kê khai thuế từ kỳ phát sinh đầu tiên, đảm bảo không bỏ sót doanh thu.

Không thông báo tạm ngừng thì bị xử phạt thế nào?

Trường hợp tự ý ngừng hoạt động mà không thông báo, doanh nghiệp vẫn được coi là đang kinh doanh và phải kê khai thuế theo quy định. Nếu không nộp hồ sơ, cơ quan thuế có thể ấn định thuế, phạt chậm nộp hồ sơ, truy thu thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN và xử lý vi phạm về hóa đơn, chứng từ.

Chi phí trong thời gian tạm ngừng có được trừ không?

Nếu doanh nghiệp vẫn phát sinh một số chi phí cố định như tiền thuê kho, phí duy trì dịch vụ nhưng không đăng ký tạm ngừng trọn vẹn, các khoản này có thể được xem xét là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN nếu có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán cần phân tích rõ tính hợp lý khi hạch toán.

Tóm lại, nắm rõ quy định về tạm dừng quyết toán thuế giúp doanh nghiệp lựa chọn hợp lý giữa tạm ngừng và giải thể, giảm nghĩa vụ kê khai và tránh rủi ro phạt do chậm hoặc thiếu hồ sơ. Kế toán cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tạm ngừng, theo dõi thời hạn và lưu trữ chứng từ đúng chuẩn để sẵn sàng giải trình. Doanh nghiệp cũng nên định kỳ rà soát quy trình nội bộ, cập nhật quy định mới và tham khảo hướng dẫn về quyết toán thuế và báo cáo tài chính để đảm bảo tuân thủ.

Bài viết cùng chủ đề