Mẫu công văn xin lùi thời gian kiểm tra thuế mới nhất 2025

Công văn xin lùi thời gian kiểm tra thuế mới nhất 2025

Mẫu công văn xin lùi thời gian kiểm tra thuế là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp đề nghị cơ quan thuế gia hạn khi gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ quyết toán. Trong năm 2025, việc nắm rõ quy trình soạn thảo công văn đúng theo Thông tư 80/2021/TT-BTC sẽ giúp kế toán viên và chủ doanh nghiệp xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp, tránh rủi ro pháp lý và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình lập công văn xin lùi kiểm tra thuế theo đúng Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế, giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng được chấp thuận và tránh rủi ro pháp lý.

Khái niệm và quy định pháp lý về xin lùi thời gian kiểm tra thuế

Định nghĩa công văn xin hoãn kiểm tra thuế và phạm vi áp dụng

+ Khái niệm: Công văn xin lùi thời gian kiểm tra thuế là văn bản chính thức do doanh nghiệp gửi cơ quan thuế để đề nghị điều chỉnh lịch kiểm tra thuế đã được thông báo trước.

+ Mục đích chính: Là tạo thời gian cho doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ, bổ sung chứng từ hợp lệ, hoặc giải quyết các vấn đề khách quan ảnh hưởng đến quá trình kiểm tra như thiên tai, hỏa hoạn, sự cố hệ thống kế toán.

+ Vai trò: Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong quản lý thuế, thể hiện tinh thần hợp tác giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế, đồng thời giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt do chưa sẵn sàng cung cấp tài liệu.

+ Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho tất cả người nộp thuế khi nhận quyết định kiểm tra nhưng gặp tình huống bất khả kháng hoặc lý do chính đáng, không thể tiếp nhận đoàn kiểm tra đúng kế hoạch.

Căn cứ pháp luật: Thông tư 80/2021, Luật Quản lý Thuế, các nghị định liên quan

+ Việc xin lùi thời gian kiểm tra thuế căn cứ vào Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính. Theo quy định, cơ quan thuế phải thông báo trước ít nhất 5 ngày làm việc về kế hoạch kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quyền đề nghị điều chỉnh thời gian nếu có lý do chính đáng.

+ Thông tư 166/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi bổ sung hướng dẫn cụ thể về quy trình kiểm tra thuế, trong đó quy định về điều kiện và thủ tục xin lùi kiểm tra. Doanh nghiệp cần tham khảo thêm các công văn hướng dẫn của Tổng cục Thuế cập nhật năm 2025 về xử lý các tình huống đặc biệt

Điều kiện và trường hợp được phép xin hoãn kiểm tra thuế

Hạng mục Nội dung
Thời hạn nộp công văn xin lùi Doanh nghiệp nên nộp công văn xin lùi ít nhất 02 ngày làm việc trước thời điểm kiểm tra dự kiến theo thông báo của cơ quan thuế.
Thời gian lùi phổ biến Thời gian lùi thường từ 07 – 15 ngày, tùy tính chất và mức độ phức tạp của hồ sơ.
Điều kiện để được xem xét
  • Có lý do chính đáng kèm bằng chứng minh họa.
  • Doanh nghiệp chưa có tiền lệ vi phạm nghiêm trọng về thuế.
  • Có cam kết cung cấp đầy đủ hồ sơ trong thời gian được gia hạn.
Quyền từ chối của cơ quan thuế Cơ quan thuế có quyền từ chối nếu đánh giá lý do không hợp lý hoặc nghi ngờ doanh nghiệp cố ý trì hoãn.

Tham khảo thêm: Mẫu công văn giải trình thuế mà kế toán cần biết

Cách soạn thảo mẫu công văn xin lùi thời gian kiểm tra thuế mới nhất

Các phần bắt buộc trong mẫu công văn

Mẫu công văn xin hoãn kiểm tra thuế cần đầy đủ các phần sau:

+ Tiêu đề: Ghi rõ “Công văn đề nghị hoãn thời gian kiểm tra thuế”

+ Kính gửi: Tên cơ quan thuế đã ban hành quyết định kiểm tra

+ Thông tin doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính

+ Căn cứ pháp lý: Trích dẫn quyết định kiểm tra đã nhận

+ Lý do xin hoãn: Trình bày cụ thể, rõ ràng tình huống thực tế

+ Thời gian đề nghị hoãn: Nêu rõ thời điểm mong muốn

+ Cam kết: Hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng quy định

+ Chữ ký và đóng dấu: Người đại diện pháp luật ký tên, đóng dấu công ty

Mẫu công văn chi tiết theo chuẩn mới nhất

Dưới đây là cấu trúc mẫu công văn xin hoãn kiểm tra thuế năm 2025:

TÊN CÔNG TY
Mã số thuế: …
Địa chỉ: …
Số: …/CV-DNCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
______________________
…, ngày … tháng … năm 2025
CÔNG VĂN
V/v đề nghị hoãn thời gian kiểm tra thuếKính gửi: [Tên Cục Thuế/Chi cục Thuế]Căn cứ Quyết định kiểm tra thuế số … ngày …/…/ 2025 của [Cơ quan thuế];
Căn cứ tình hình thực tế của Công ty;Công ty … trân trọng báo cáo và đề nghị như sau:Công ty đã nhận Quyết định kiểm tra thuế số … ngày …/…/ 2025 về việc kiểm tra thuế tại trụ sở Công ty. Do [nêu rõ lý do: ví dụ Giám đốc công ty đang điều trị bệnh tại bệnh viện, Kế toán trưởng đột ngột nghỉ việc, công ty đang di dời trụ sở…], Công ty không thể chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tiếp đón đoàn kiểm tra theo đúng thời gian trong Quyết định.

Công ty kính đề nghị [Cơ quan thuế] xem xét và cho phép hoãn thời gian kiểm tra thuế đến ngày …/…/ 2025. Công ty cam kết sẽ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ kế toán và phối hợp tốt với đoàn kiểm tra theo đúng quy định pháp luật.

Trân trọng cảm ơn!

Nơi nhận:
– Cơ quan thuế (như trên);
– Lưu VP.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Hướng dẫn gửi công văn và theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế

Sau khi soạn thảo công văn, doanh nghiệp cần gửi ngay sau khi nhận quyết định kiểm tra, nhưng trước thời điểm cơ quan thuế công bố tại trụ sở. Thời hạn gửi tốt nhất là trong 2-3 ngày kể từ khi nhận quyết định.

Hình thức gửi có thể trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua bưu điện với xác nhận chuyển phát.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận văn bản, cơ quan thuế sẽ thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đề nghị hoãn. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao để chuẩn bị phương án tiếp theo kịp thời.

Kinh nghiệm, lưu ý và rủi ro khi xin hoãn kiểm tra thuế

Kinh nghiệm trình bày lý do hợp lý, thuyết phục cơ quan thuế

Để công văn xin hoãn được chấp thuận, doanh nghiệp cần trình bày lý do cụ thể, có căn cứ và đính kèm chứng từ minh chứng, như giấy xác nhận bệnh viện, biên bản họp cổ đông về di dời trụ sở, hoặc văn bản thông báo thiên tai từ chính quyền địa phương.

Lý do phải khách quan, tránh các lý do chủ quan như quên, bận hoặc chưa chuẩn bị kịp.

Thời gian xin hoãn nên hợp lý, thường từ 10-30 ngày, không nên quá dài.

Văn bản cần chuyên nghiệp, lịch sự và thể hiện tinh thần hợp tác với cơ quan thuế.

Những rủi ro pháp lý khi xin hoãn không được chấp nhận

Khi cơ quan thuế không chấp thuận đề nghị hoãn, doanh nghiệp vẫn phải tiếp nhận đoàn kiểm tra đúng thời gian ghi trong quyết định ban đầu.

Nếu không phối hợp, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 153/2025/NĐ-CP, với mức phạt từ 2 triệu đến 25 triệu đồng.

Việc cản trở hoạt động kiểm tra còn có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như bị thanh tra đột xuất, mất uy tín với cơ quan quản lý, hoặc bị đánh giá là doanh nghiệp có rủi ro cao trong hệ thống quản lý thuế.

Cách phối hợp với cơ quan thuế trong quá trình kiểm tra, tránh sai sót

Để quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ sổ sách kế toán, chứng từ hợp lệ, hóa đơn điện tử và báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán.

Kế toán viên nên rà soát trước các khoản mục dễ sai sót, như chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, tờ khai thuế GTGT có chênh lệch, hoặc quyết toán thuế TNCN chưa đúng quy định.

Trong quá trình kiểm tra, doanh nghiệp cần phối hợp tích cực, trả lời đầy đủ câu hỏi, cung cấp giải trình bằng văn bản khi được yêu cầu, và ký biên bản kiểm tra cẩn thận sau khi đọc kỹ nội dung.

FAQ về mẫu công văn xin lùi thời gian kiểm tra thuế

Khi nào doanh nghiệp có thể xin hoãn kiểm tra thuế?

Doanh nghiệp có thể xin hoãn ngay sau khi nhận quyết định kiểm tra thuế nhưng phải trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định tại trụ sở, thường trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày ban hành quyết định. Điều kiện là phải có lý do chính đáng hoặc bất khả kháng như thiên tai, tai nạn, bệnh tật của người đại diện hoặc kế toán trưởng, hoặc các sự kiện đột xuất khác ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng chuẩn bị hồ sơ của doanh nghiệp.

Trong công văn xin hoãn cần những nội dung gì?

Công văn xin hoãn kiểm tra thuế cần gồm thông tin doanh nghiệp đầy đủ, trích dẫn số và ngày quyết định kiểm tra đã nhận, lý do xin hoãn cụ thể và có căn cứ, thời gian đề nghị hoãn rõ ràng, cam kết phối hợp và hoàn thành nghĩa vụ thuế. Ngoài ra nên đính kèm các chứng từ minh chứng cho lý do xin hoãn như giấy chứng nhận bệnh viện, biên bản sự cố, văn bản thông báo từ cơ quan chức năng để tăng tính thuyết phục.

Làm sao để công văn xin hoãn được cơ quan thuế chấp thuận?

Để được chấp thuận, công văn cần trình bày lý do khách quan, có chứng từ minh chứng kèm theo, thời gian xin hoãn hợp lý không quá dài, thái độ viết văn bản chuyên nghiệp và lịch sự. Doanh nghiệp nên gửi công văn sớm, không chờ đến phút chót. Nếu có thể, nên liên hệ trước với cán bộ thuế phụ trách để báo cáo tình hình và xin hướng dẫn thủ tục. Lịch sử tuân thủ thuế tốt của doanh nghiệp cũng là yếu tố giúp tăng khả năng được chấp thuận.

Nếu không được chấp nhận xin hoãn, doanh nghiệp nên làm gì?

Khi không được chấp thuận xin hoãn, doanh nghiệp cần tập trung chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu của đoàn kiểm tra.

Kế toán viên nên rà soát toàn bộ chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính và tờ khai thuế, đảm bảo chính xác và đầy đủ. Hồ sơ nên được sắp xếp khoa học, dễ tra cứu để hỗ trợ đoàn kiểm tra.

Chuẩn bị giải trình bằng văn bản cho các vấn đề phức tạp hoặc đặc thù, đồng thời phối hợp tích cực, giữ thái độ cởi mở với cơ quan thuế để quá trình kiểm tra diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.

Việc nắm vững quy trình soạn thảo mẫu công văn xin lùi thời gian kiểm tra thuế theo Thông tư 80/2021/TT-BTC giúp doanh nghiệp xử lý tình huống khó khăn một cách hợp pháp và chuyên nghiệp.

Kế toán viên cần thường xuyên cập nhật quy định mới về quản lý, kiểm tra và quyết toán thuế để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Doanh nghiệp nên duy trì sổ sách kế toán minh bạch, chứng từ hợp lệ và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn để xây dựng uy tín với cơ quan thuế.

Khi cần hỗ trợ, hãy tham khảo thêm các hướng dẫn chuyên sâu về quyết toán thuế TNDN, kê khai thuế GTGT và xử lý sai sót trong quyết toán để nâng cao năng lực nghiệp vụ.

Bài viết cùng chủ đề