Quá hạn thanh toán theo hợp đồng có được khấu trừ thuế gtgt không?

Quá hạn thanh toán theo hợp đồng có được khấu trừ thuế GTGT không luôn là câu hỏi khiến nhiều doanh nghiệp lúng túng, đặc biệt khi cơ quan thuế tăng cường kiểm tra công nợ và điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Tình huống phổ biến là hóa đơn đã kê khai khấu trừ nhưng đến hạn hợp đồng vẫn chưa thanh toán qua ngân hàng, dẫn tới nguy cơ bị loại chi phí và truy thu. Bài viết này tổng hợp quy định hiện hành theo Thông tư 219/2013 và Thông tư 26/2015, kèm hướng dẫn kê khai điều chỉnh và kinh nghiệm xử lý thực tế.

Quy định pháp lý về khấu trừ GTGT

Điều kiện thanh toán hợp đồng

Theo Điều 15 Thông tư 219/2013, hóa đơn có tổng giá trị từ 20 triệu trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Khi quá hạn thanh toán theo hợp đồng mà chưa có chứng từ ngân hàng, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm khấu trừ ở kỳ phát sinh quá hạn. Trường hợp hóa đơn dưới 20 triệu vẫn được khấu trừ dù thanh toán tiền mặt. Quy định áp dụng cho phương pháp khấu trừ và cả hồ sơ hoàn thuế. Lưu ý: chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng thì vẫn được khấu trừ bình thường.

Thay đổi thực tiễn từ cơ quan thuế

Dù pháp luật không quy định thời hạn bắt buộc phải thanh toán, cơ quan thuế thường căn cứ hợp đồng để xác định “quá hạn”. Khi chưa có chứng từ ngân hàng, doanh nghiệp bị yêu cầu điều chỉnh giảm khấu trừ. Một số công văn của Cục Thuế cho phép bổ sung chứng từ thanh toán muộn để được khấu trừ lại. Việc hạch toán thực hiện theo Thông tư 200 hoặc Thông tư 133: khi chưa đủ điều kiện khấu trừ, chuyển thuế GTGT vào chi phí hoặc giá vốn.

Liên hệ VAS và quyết toán thuế

VAS 01 quy định chi phí phát sinh phải có chứng từ hợp lệ. Nếu không đủ điều kiện khấu trừ, thuế GTGT đầu vào trở thành chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu liên quan hoạt động SXKD. Việc không điều chỉnh kịp thời dễ dẫn đến sai lệch báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán năm. Hồ sơ hoàn thuế xuất khẩu cũng yêu cầu chứng từ thanh toán đúng hạn hợp đồng.

Quy trình xử lý và hạch toán thực tế

Kê khai điều chỉnh trên HTKK

Khi phát hiện quá hạn thanh toán, kế toán thực hiện: (1) mở tờ khai 01/GTGT bổ sung; (2) điều chỉnh giảm chỉ tiêu 38; (3) ghi âm phần thuế không đủ điều kiện; (4) lập giải trình mẫu 01-1/GTGT; (5) nộp lại qua cổng thuế điện tử. Ví dụ hóa đơn 10 triệu (VAT 1 triệu) quá hạn 30 ngày: doanh nghiệp điều chỉnh giảm 1 triệu và hạch toán Nợ 642/Có 133.

Bổ sung chứng từ thanh toán muộn

Khi doanh nghiệp thanh toán qua ngân hàng sau đó, kế toán được kê khai bổ sung tăng khấu trừ ở kỳ phát sinh chứng từ. Trường hợp hồ sơ xuất khẩu, nên lập phụ lục hợp đồng điều chỉnh thời hạn để tránh bị loại hoàn thuế. Trong SME, nhiều công nợ 30–60 ngày thường xử lý bằng cách bổ sung chứng từ ngân hàng trước quyết toán.

Ảnh hưởng quyết toán thuế GTGT/TNDN

Nếu thuế đầu vào bị loại khỏi khấu trừ, khoản này được ghi nhận vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN nếu phục vụ SXKD và có chứng từ hợp lệ. Doanh nghiệp cần đối chiếu hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020 và báo cáo tài chính để tránh chênh lệch. Hồ sơ hoàn thuế sẽ bị tạm dừng nếu thiếu chứng từ thanh toán.

Sai sót thường gặp và kinh nghiệm xử lý

Lỗi phổ biến trong doanh nghiệp SME

Nhiều doanh nghiệp kê khai khấu trừ ngay nhưng không theo dõi công nợ dẫn đến quá hạn hợp đồng. Một số quên điều chỉnh kỳ quá hạn, khiến cơ quan thuế loại toàn bộ VAT đầu vào khi thanh tra. Có trường hợp bị loại 200 triệu thuế GTGT vì thanh toán kéo dài 6 tháng.

Rủi ro phạt và thanh tra thuế

Theo Nghị định 125/2020, sai sót khấu trừ bị phạt 20% số thuế truy thu và tiền chậm nộp 0,03%/ngày. Hóa đơn không đủ điều kiện còn ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và chi phí được trừ. Các hồ sơ hoàn thuế cũng có thể bị tạm dừng hoặc thu hồi.

Kinh nghiệm tuân thủ hiệu quả

Doanh nghiệp nên theo dõi hạn thanh toán hàng tháng, bổ sung phụ lục hợp đồng khi cần gia hạn, lưu hồ sơ tối thiểu 10 năm theo Luật Quản lý thuế. Kế toán nên kiểm tra chứng từ ngân hàng trước khi lập tờ khai quyết toán năm để tránh bị truy thu.

FAQ

1. Hóa đơn 10 triệu quá hạn 30 ngày có được khấu trừ thuế?
Không. Phải điều chỉnh giảm tại kỳ quá hạn và chỉ được khấu trừ lại khi thanh toán qua ngân hàng.

2. Xuất khẩu chậm thanh toán có được hoàn thuế?
Không nếu thiếu chứng từ thanh toán theo hợp đồng. Nên điều chỉnh phụ lục gia hạn.

3. Phạt bao nhiêu khi kê sai khấu trừ?
Phạt 20% số thuế truy thu và lãi chậm nộp theo NĐ 125/2020.

4. Thanh toán muộn sau thanh tra có khấu trừ lại được không?
Được, nếu nộp bổ sung chứng từ ngân hàng và tờ khai điều chỉnh.

Tuân thủ đúng quy định khấu trừ thuế GTGT khi quá hạn thanh toán giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu, giảm chi phí và minh bạch công nợ. Kế toán nên thường xuyên rà soát hợp đồng, chứng từ ngân hàng, đối chiếu báo cáo tài chính và cập nhật quy định mới. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu luôn giúp doanh nghiệp an toàn khi quyết toán và tối ưu chi phí hợp lệ.

Bài viết cùng chủ đề